Organizirani um stvara organizirane rezultate u svim nastojanjima u kojima sudjeluju. Dobro organizirano poslovanje znači da organizirani um vodi show, a to je vrsta posla koji postiže ciljeve.
Lako je organizirati svoj fizički prostor, ali u smislu financijskog uspjeha važno je ono što je iznutra. Osobito vaše datoteke i mape vašeg računala. Bez organiziranog računala, besprijekoran ured nije vrijedan brda graha.
$config[code] not foundKoje datoteke i mape na organiziranom računalu izgledaju
Organizirano računalo sadrži datoteke i mape koje su imenovane i uređene tako da korisnici mogu lako pronaći ono što traže. Većina ljudi ima tu namjeru prilikom spremanja datoteka i stvaranja mapa, ali ne traje dugo.
Prebrzo se stolna računala zatrpaju, prelijevaju mape za preuzimanje, a neobrisane instalacijske datoteke troše veliki dio tvrdih diskova. Kada se postojeće ne mogu pronaći, stvaraju se nove mape, a datoteke se nazivaju sve što je u tom trenutku zgodno. To ne radi kada morate donijeti određene datoteke na sastanak ili kada imate tim zaposlenika koji trebaju pristupati datotekama na vašem poslužitelju. Imenovanjem datoteka prva stvar koja vam padne na pamet, stvarate dezorganizaciju.
Organiziranje računalnih datoteka počinje s narudžbom
Organizacija datoteka započinje konvencijom imenovanja. Konvencija imenovanja je unaprijed definirani predložak ili struktura za imenovanje datoteka. Na primjer, ako redovito stvarate dokumente programa Microsoft Word, možete ih spremiti s nazivom datoteke koja počinje datumom stvaranja. Ako vaši dokumenti sadrže informacije prikupljene iz različitih događaja, datoteke možete spremiti kao “ datum + naziv događaja + opis dokumenta To omogućuje grupiranje datoteka po datumu i drugom događaju unutar mape.
S konvencijom imenovanja, kada pogledate popis naziva datoteka, odmah ćete ih prepoznati i moći ćete pronaći ono što vam je potrebno. Korištenje konvencije imenovanja čini razliku u svijetu, kao što možete vidjeti u ovim primjerima koje je objavio RevEngine Marketing.
Bilo koja konvencija o imenovanju koju upotrebljavate trebala bi se temeljiti na načinu na koji ćete kasnije tražiti datoteke i mape. Među opisima nekoliko korisnih alata za organizaciju, Setapp čini važnu točku: dobar naziv datoteke omogućuje vam da znate što datoteka sadrži bez otvaranja. Ako je prekasno i imate hrpu datoteka nagomilanih s različitim imenima, sve što vam je potrebno je nekoliko minuta da smislite konvenciju o imenovanju i aplikaciju za preimenovanje za obavljanje posla.
Prije nego počnete preimenovati datoteke i mape, osmislite jasnu konvenciju imenovanja. Konvencija o imenovanju treba sadržavati važne informacije u nazivu datoteke kao što su:
- Datum izrade datoteke, Za marketinške datoteke to dobro funkcionira. Na primjer, recimo da kreirate biltene e-pošte u Word dokumentima prije nego što ih pošaljete i izradite višestruke revizije. Želite spremiti svaki novi nacrt s datumom izrade. Na taj način, ako se odlučite vratiti na nacrt koji ste jučer izradili, možete.
- Datum koji predstavlja sadržaj datoteke, Na primjer, ako prikupljate podatke o povijesnim događajima koji će se unijeti u vremensku traku, možda želite upotrijebiti datum povijesnog događaja u nazivu datoteke. Kada pregledate te datoteke u mapi, one će biti alfanumerički organizirane prema datumu, što olakšava izdvajanje sadržaja kronološkim redoslijedom.
- Lokacija na kojoj je vaš sadržaj izveden, Ako prikupljate informacije tijekom sudjelovanja u mrežnim događajima, dodavanjem lokacije u nazivu datoteke kasnije ćete moći pristupiti pravim informacijama. Možda ćete imati iznenadnu spoznaju i potrebu da pristupite datoteci koja sadrži informacije iz prošlogodišnjeg Digital Hollywooda, ali ako u naziv datoteke ne stavite "Digital Hollywood" ili "DH", morat ćete otvoriti dokumente da biste ga pronašli.
- Specifične alternative dana, Umjesto upotrebe punog datuma, kao što je „08-12-2015“, možda ćete htjeti uputiti na četvrtine u nazivu datoteke. Na primjer, “2015.-Q3” predstavljala bi treće tromjesečje 2015. Ako trebate referencirati informacije iz trećeg tromjesečja bilo koje godine, nazive vaših datoteka treba organizirati po kvartalima. Inače ćete morati matematiku prevesti određene datume u četvrtine prije nego što znate da imate pravu datoteku.
Trebate intuitivne konvencije imenovanja
Datoteke spremljene bez konvencija imenovanja teško je pronaći. Ako se vi ili bilo tko u vašoj tvrtki bori s pronalaženjem datoteka, nije kasno za izradu i implementaciju konvencije imenovanja.
Fotografija putem Shutterstocka
1
