U svojoj posljednjoj koloni napisao sam o novom čitaču e-knjiga Amazon Kindle i rekao:
$config[code] not found"Svi smo mi nestrpljivo čekali da se ostvare prognoze" ureda bez papira ", no čini se da je ovo obećanje zabluda koja je više nego ikad zamršena."
Ali možda je na vidiku ured bez papira. Da, slušao sam one koji i dalje govore da je ured bez papira još uvijek san. Ali mislim da je ključ u tome da težimo i radimo na napretku u oslobađanju od papira, a ne savršenstva u postizanju tog krajnjeg cilja. Pravi sustav za upravljanje podacima može kombinirati praktičnost papira sa brzinom novih informacija i tehnologije.
Kao poduzetnici i vlasnici malih tvrtki, želimo eliminirati količinu papira koju koristimo jer jednostavno zahtijeva previše vremena (i novca) za proizvodnju, organiziranje i povrat. Na taj način možete uštedjeti mnogo novca vašoj tvrtki i pomoći vam da zaradite više novca.
S trenutačnim širenjem informacija, informacije trebamo učiniti dostupnima sebi i drugima brzinom današnjeg svijeta.
Pogledajte kako se u vašem poslovanju rukuje papir i datoteke.
Ako ste poput mene, bio bih tako hrabar da predlažem da vas ono što smatrate da vas neće usrećiti.
Vi svibanj imati najviše organizirani ured u svijetu, ali vrijeme koje je potrebno za sistematizirati svoje evidencije i održavati ovu metodu organizacije prevodi u pravi dolara - sati koji bi se mogao potrošiti na istraživanje i razvoj i marketing.
Koristite li sustav podnošenja pilota, držeći stvari u urednim hrpama tako da točno znate gdje je sve? Razmislite o fizičkim smetnjama koje to uzrokuje, kao io krivnji koju osjećate jer uvijek osjećate potrebu da “prođete” kroz te hrpe - kako biste osigurali, u najmanju ruku, da niste zaboravili nešto.
Ako papirne datoteke pokapaju vaš ured, "odlazak na papir bez papira" može biti dobar izbor. Ali što točno znači bez papira za vaše poslovanje? To uključuje donošenje odluke da se to učini i da se ne okreće natrag. To znači skeniranje svih datoteka u računalo i obuku osoblja za korištenje digitalnih datoteka.
Sada se oni papiri koji su nekada morali biti poslani od jednog suradnika do drugog ili iz vašeg poslovanja klijentu ili perspektivnom klijentu mogu vidjeti gdje god su potrebni. Vaša tvrtka može samo uštedjeti mnogo sati i beskrajnih dolara u produktivnosti i učinkovitosti.
Stvarnost je da će vaš ured uvijek koristiti papir. Pojam "bez papira" je previsok standarda koji treba doseći. Neki ljudi trebaju ispisati stvari kako bi ih pročitali. Ispisat ćete stvari koje ćete ponijeti sa sobom i pokazati drugim ljudima. Ne može svaka prezentacija biti prilagođena PowerPointu. Nećete se riješiti tih pisača.
Ali, riješit ćete se ormarića za arhiviranje, ili barem neke od njih, dok skenirate datoteke u računalo i stvarate nove datoteke na računalu i potrebu za stalnom organizacijom tih datoteka.
Evo 4 stvari koje trebate uzeti u obzir prilikom odlaska bez papira:
1. Prilikom skeniranja datoteka bitan je namjenski skener dokumenata.
2. Prilikom spremanja datoteka najbolji i univerzalno prihvaćen način je u PDF formatu ili u prijenosnom formatu dokumenta. To je stabilan format koji datoteku drži točno onako kako je izgledao na papiru. Može se čitati na mreži ili ispisati, zauzima malo prostora i lako se stvara uz pomoć softvera koji je dostupan u tvrtki Adobe.
3. Ako digitalizirate svoje datoteke, trebat će vam tvrdi disk posvećen održavanju vašeg novog "kabineta za datoteke" i dobar sustav za pohranu podataka. Tehnički stručnjaci predlažu imati dva prijenosna pogona. Svaki tjedan se vraćate jedan do drugog i preuzimate sigurnosnu kopiju na nekoj drugoj lokaciji, kao što je bankovni polog.
4. Ako nemate računala u lokalnoj mreži (LAN), trebat će ih spojiti tako da svatko može pristupiti datotekama. Postavljanje bežične mreže košta oko $ 25-50 po računalu, plus $ 75-100 dolara za “hub” ili centralni usmjerivač za četiri računala.
Većina ljudi nema problema s pregledavanjem digitalnih datoteka i njihovom održavanjem. Ono što bi vi i vaši zaposlenici mogli imati problema je navikavanje na novi sustav vođenja evidencije i upravljanja informacijama. Neka svi budu na brodu u smislu datotečnih protokola. Kako bi se oznake mogle označavati? Kako bi se datoteke trebale imenovati? Bitno je da svi koriste iste standarde. Odlučite što će to biti i ispišite kopije za sve. Napravite kopiju dostupnu na mreži tvrtke.
Biti bez papira stvar je izbora: to je svjestan stil života i odluka o načinu rada. To je onaj koji, kada je posve posvećen tome, može povećati vašu produktivnost, učinkovitost i učinkovitost, kao i smanjiti količinu otpada koju svaki od nas proizvodi.
Jeste li odlučili otići bez papira?
* * * * *
