Za vlasnike malih tvrtki stvaranje politike društvenih medija učinkovit je način da pomogne zaposlenicima u interakciji s klijentima, razjasni vaše marketinške poruke i zaštiti vašu vjerodostojnost na mreži. Pogledajmo kako stvoriti politiku društvenih medija.
Što je politika društvenih medija?
Evo jedne definicije:
"Politika društvenih medija je skup smjernica koje opisuju način na koji zaposlenici trebaju komunicirati s klijentima na mreži."
Općenito, većina pravila daje smjernice za:
- Korporativni blogovi
- Cvrkut
Upamtite, ne morate stvarati pojedinačna pravila za svaku web-lokaciju društvenih medija. Umjesto toga, možete izraditi glavni dokument politike i razviti kratka poglavlja za svaku pojedinu web-lokaciju. To olakšava upravljanje dokumentom i kontrolu nad promjenama.
Priručnici za zaposlenike i politika društvenih medija
Iz jednog ugla, možete razviti svoju politiku društvenih medija kao podskup vašeg priručnika zaposlenika. To znači da kada se netko pridruži tvrtki, smjernice za interakciju na mreži pokrivene su tim poglavljem u priručniku.
Ili, možete kreirati samostalni dokument i uputiti se na priručnik za zaposlenike gdje je to potrebno. To smanjuje broj riječi kao, na primjer, možete referencirati pravne informacije i HR politike u ovom dokumentu.
Početak rada
Poput mnogih stvari, poduzeti prvi korak je najteži dio razvoja politike društvenih medija. Dakle, gdje početi? Jedan je pristup pregledati tvrtke u vašem sektoru, ispitati njihove politike (mnoge su javne) i koristiti ih kao blokove za izradu dokumenata.
Kada pregledavate pravila, razmotrite sljedeće:
- Ton - Je li politika formalna ili koristi opušteniji razgovorni stil? Što mislite da najbolje funkcionira? Neki dokumenti koriste izraze kao što je „Korisnik mora…“ koji zvuče malo oštro. Pokušajte usvojiti ton koji je profesionalan, od pomoći i poštovanja.
- dužina - Neke su politike vrlo kratke, dok su druge guste i čitljive poput pravnih dokumenata. Ponovno pogledajte što vam najbolje odgovara. Nema ispravnog ili pogrešnog.
- Razina informacija - Neka pravila pružaju opće smjernice, dok druge pružaju detaljnije informacije, primjerice, detaljno opisuju kako odgovoriti na negativni komentar na blogu tvrtke.
- djelokrug - Pokrivaju li politike pojedinačne mreže društvenih medija ili imaju širi pristup? Koji bi pristup najbolje funkcionirao za vašu tvrtku? Što bi bilo lakše upravljati?
- upotreba - Možete li vidjeti svoje osoblje koje koristi ove dokumente? Ako ne, zašto? Potražite primjere koje volite čitati i za koje smatrate da bi dobro funkcionirali za vaš tim.
Izrada nacrta dokumenta
Ako vas ideja o pisanju politike društvenih medija ispunjava strahom, onda uzmite srce. Nije teško i pokazat ću vam zašto. Na isti način na koji Rim nije izgrađen u jednom danu, izrada dokumenata o politici će potrajati neko vrijeme… ali doći ćete tamo. Trik je u tome da se podijeli na zadatke kojima se može upravljati - na primjer, jedna politika tjedno.
Na primjer, počnimo s pravilom za vašu Facebook stranicu:
- Svrha - Opisati svrhu ove politike u jednoj rečenici. Neka bude usredotočena i uklonite svaku dvosmislenost. Pišite pozitivnim tonom.
- Ciljevi - Objasnite kako će ova pravila pomoći čitateljima (tj. Vašim zaposlenicima i obožavateljima na Facebooku) da komuniciraju.
- Politika - Napišite kratku politiku koja opisuje vaša očekivanja, položaj i akcije koje možete poduzeti ako se te smjernice prekrše.
- kontakti - Uključite kontaktne podatke ako je čitatelju potrebno pojašnjenje.
Pomoć ili ometanje?
Zašto toliko ljudi osjeća da su politike društvenih medija loša stvar? Glavni razlog zašto pravila ne rade (ili dobivaju loš ugled) je to što zaposlenicima otežavaju obavljanje posla. Možda to nije posve točno, ali za mnoge zaposlenike, te politike osjećati poput upada i još jednog pravila koje treba slijediti. Kako to možete zaobići?
Mislim da je riječ politika to uznemirava ljude. Ako je to slučaj, promijenite ton dokumenta i navedite ih kao smjernice, upute i primjere kako biste svojim zaposlenicima pružili više povjerenja u interakciji s internetom. Zatim, nakon što kreirate pravila, održite neformalnu radionicu i predstavite dokument. Zapamtite, većina zaposlenika želi dobro obaviti svoj posao. Ali oni ponekad postanu frustrirani kada moraju promijeniti način na koji obavljaju svoje svakodnevne zadatke. Radionica bi trebala smanjiti njihovu tjeskobu i dati im smjernice koje su im potrebne.
Kada pokrenete sesiju, provedite sljedeće stavke:
- pretpostavke - Uklonite sve pretpostavke ili nesporazume koje mogu imati u vezi s pravilima.
- Primjeri - Prođite kroz uzorke pravila kako bi razumjeli kako se ta pravila primjenjuju na njihovu ulogu.
- scenariji - Sesiju održite praktičnom raspravom o scenarijima u kojima će im politike pomoći.
Scenski dio radionice je vrlo važan. Prikaži primjere iz stvarnog svijeta gdje društveni mediji mogu uzrokovati probleme, kao što su:
- Osoblje koje slučajno dijeli povjerljive informacije
- Odgovaranje na negativne komentare i ulazak u plamene ratove
- Ostavljanje primjedbi na web-lokacijama natjecatelja
Zatim pokažite kako učinkovitije upravljati tim problemima. Vaši zaposlenici će vidjeti vrijednost dokumenata i biti skloniji njima koristiti.
Objaviti
Kada dovršite dokumente pravila, pošaljite PDF svim zaposlenicima. Zamolite ih da ga pažljivo pročitaju i odgovorite ako su primijetili bilo kakve praznine, pogreške ili pogreške pri upisu. Zatim postavite pravila na svoju web-lokaciju, blog i druge kanale društvenih medija. Ne zaboravite dodati datum, broj verzije i vlasnika dokumenta kako biste mogli pratiti izmjene dokumenata.
Monitor
Razvoj politika je proces rafiniranja. Svakih šest mjeseci pregledajte dokumente i ažurirajte ih tamo gdje je to potrebno. Na primjer, ako ste pokrenuli mobilnu web-lokaciju, možda želite u dokument uključiti pravila za to. Još važnije, pogledajte povratne informacije koje dobijete od svog tima i pogledajte kako se to može upotrijebiti za poboljšanje teksta.
Zaključak
Pisanje prve politike društvenih medija lakše je nego što mislite. Pogledajte ga kao mali projekt koji ćete rješavati u sljedeća četiri tjedna. Stvorite tim s dobrim vještinama pisanja i poznavanjem društvenih medija, a zatim radite prema roku.
Ako ste već napisali pravila društvenih medija, koji vam je najteži dio procesa? Kada izradite pravila, kako ih implementirati?
Slika Dirk Ercken / Shutterstock
14 Komentari ▼
