"Moramo razgovarati o proračunu projekta …"
$config[code] not foundNijedna fraza ne može štrajkati u srce juniora i višeg rukovodstva, baš kao i hitna e-pošta za raspravu o proračunu.
Ako ste projektni menadžer, dobro znate koliko je teško zadržati projekte na vrijeme i po proračunu. Između promjenjivog opsega projekta, nerealnih zahtjeva klijenata i neočekivanih zastoja, upravljanje projektom često se može osjećati kao uzgoj mačaka.
Ako smatrate da vaš tim rutinski prelazi proračun (čak i ako se početni proračun činio potpuno unutar okvira), problem možda neće biti u vašem timu, vašem vodstvu ili klijentu, nego s alatima koje upotrebljavate. Da, govorim o toj skupoj (i zbunjujućoj) platformi za upravljanje projektima koju koristite.
Odabir pogrešne online alat za upravljanje projektima može postaviti svoje poslovanje za niz problema. To je jedan od najčešćih načina na koji tvrtke mogu izgubiti neki ozbiljan novac, a da ga uopće ne shvate. Jeste li se borili da odaberete odgovarajući softver za upravljanje projektima ili niste sigurni je li vaša trenutna platforma ispravno prilagođena potrebama vašeg tima?
Pazite na sljedeće crvene zastavice:
Crvena zastava broj 1
Planiranje projekta i ad-hoc rad ne koriste istu platformu.
Voditelji projekata provode 90% svog vremena u komunikaciji. Ne bi li vam softver za upravljanje projektima olakšavao taj proces?
Prilikom odabira sustava upravljanja projektima, odlučite se za platformu koja olakšava praćenje svih aspekata vaših projekata iz jednog sustava. Na taj način, kada se pojavljuju ad-hoc zadaci, moći ćete dodati te zadatke na istu projektnu platformu, olakšavajući praćenje radnog opterećenja i dostupnosti svakog člana tima.
Jednostavno odredite koji članovi imaju više vremena u svom rasporedu i koji su pretjerano predani da bez problema prebace radno opterećenje kao prioritete i dostupnost.
Crvena zastava br
Nema standardiziranog broda.
Kada upravljate virtualnim timom, prvi korak za uspjeh je standardizacija procesa uključivanja.
Sve od početka dođite na istu stranicu s osnovnim uputama za korištenje nove platforme. Postavite očekivanja dostupnosti pomoću komunikacijskog vodiča i kontaktnog lista.
Najbolje platforme za upravljanje projektima uključuju virtualne alate za chat i interne programe za razmjenu poruka. Korištenje istog alata za chat koji je uključen u softver za upravljanje projektima znači da odmah možete podesiti zadatke zadataka, dodavati bilješke na različite poslove ili rokove pomaka bez napuštanja programa.
Crvena zastava br
Koristite jednu uslugu za upravljanje projektima, a drugu za dijeljenje datoteka u oblaku.
Da, DropBox i Google Dokumenti su sjajni, ali smatram da je upravljanje velikim projektima mnogo lakše zadržati sve datoteke na istom mjestu kao i popisi obveza i sastanci za dijeljenje / suradnju.
Moj tim uključuje broj verzije u svakom nazivu datoteke i inicijale posljednje osobe koja će uređivati datoteku. Na taj način, ako postoji pitanje o sadržaju ili o tome što je promijenjeno, odmah znam tko se treba obratiti. To pomaže da se datoteke ne ukopavaju u lancu e-pošte i da se izmjene umnožavaju.
Bez obzira na konvenciju imenovanja datoteka koju odaberete, postavite sustav od prvog dana za upravljanje i praćenje datoteka i zadržite ih na jednom mjestu.
Crvena zastava br
Nema prostora za suradnju ili virtualne sastanke.
Softver za upravljanje projektima ima više od praćenja zadataka i pohranjivanja datoteka.
Kada upravljate virtualnim timom, redoviti sastanci mogu biti izazov. Međutim, bez jasne komunikacije cijeli bi se projekt mogao raspasti. Odaberite dan i vrijeme (npr. Ponedjeljkom u 10 sati i četvrtkom u 14 sati) kako biste imali tjednu provjeru statusa projekta.
Budite pažljivi prema članovima tima koji žive u različitim vremenskim zonama; Podnevni sastanci su obično najlakši za svakoga da “prisustvuje”. Imati određeni dan i vrijeme koje je unaprijed planirano unaprijed čuva sve na istoj stranici i projekt kreće naprijed.
Crvena zastava br
Puno zvona i zviždaljki, ali nedovoljno temeljne funkcionalnosti.
Prilikom odabira platforme za upravljanje projektima, primamljivo je odabrati onu s najfinijim značajkama.
Budite sigurni da jezgra funkcionalnosti podupire ove zvona i zvizdaljkama. Bez obzira na to je li to potpuna integracija s Gmailom i DropBoxom, transformacija jednim klikom iz e-pošte u projektni zadatak ili trenutna razmjena poruka unutar dijeljenog radnog prostora, odaberite značajke koje odgovaraju vašem virtualnom timu.
Wrike, Zoho Projects i Clarizen su tri popularne web-bazirane opcije za suradnju na projektima koje nude slične značajke. Prije nego što pristupite jednoj platformi, odvedite ih na probnu vožnju kako biste utvrdili koja je najprikladnija za vaše potrebe.
Poanta
Završeni projekti se ne ostvaruju čistom voljom. Trošenje previše novca na skupe platforme za upravljanje projektima koje ne dobivaju posao ne samo da šteti krajnjem rezultatu vaše tvrtke, nego također usporava produktivnost i povlači rokove.
Vratite se na stazu pomoću platforme za upravljanje projektima koja prati zadatke, preglede, pohranjuje datoteke, nudi pregled cijelog tima i pruža jednostavne virtualne sastanke / instant poruke sve s istog mjesta.
Presavijena rana fotografija putem Shutterstocka
