Upravljanje zapisima omogućuje tvrtkama da zadrže i maksimiziraju vrijednost informacija tako što će ih ispravno pohraniti, zaštititi i osigurati da budu dostupni i dostupni u budućnosti. Upravitelj zapisa ima značajnu ulogu u osiguravanju sigurnih i dobro upravljanih informacija kao imovine u tvrtki. Kandidati zahtijevaju višu školsku spremu u knjižničnoj i arhivskoj upravi ili usko povezano područje. Posao također zahtijeva kritičko razmišljanje, vještine rješavanja problema i sposobnost aktivnog praćenja i koordinacije velikih količina informacija.
$config[code] not foundProjektiranje i implementacija sustava za upravljanje zapisima
Tvrtke generiraju mnogo informacija o prodaji, marketingu, ljudskim resursima i zalihama. Bez odgovarajućeg sustava upravljanja, prepoznavanje, pohranjivanje, kruženje i odlaganje zapisa može biti težak i zamoran izazov. Voditelji evidencije nadziru dizajn i implementaciju sustava za upravljanje tiskanim i elektroničkim zapisima, kao što je pohranjivanje datoteka zaposlenika abecednim redom. Upravitelj zapisa također može osmisliti sustav referenciranja kako bi pomogao korisnicima u pristupu zapisima i osigurao da zaposlenici spremaju ispisne zapise u elektroničkom ili drugom rezervnom sustavu prije odlaganja istih.
Nadzor nad provedbom politike
Upravitelj zapisa definira i klasificira zapise prema njihovoj dostupnosti i važnosti za unutarnje i vanjske dionike. Primjerice, dioničari mogu imati pristup godišnjem financijskom izvješću tvrtke, ali ne i podatke zaposlenika. U državnoj organizaciji upravitelj osigurava da javnost pristupa samo informacijama koje ne ugrožavaju sigurnost države ili inovacije. Upravitelj zapisa također opisuje postupke kroz koje zaposlenici objavljuju zapise vanjskim stranama kao što su revizori, savezne agencije i dioničari.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingTrening
Voditelj evidencije dizajnira i provodi programe obuke i osvješćivanja kako bi prosvijetlio zaposlenike o tome kako upravljati zapisima u skladu s politikama i smjernicama tvrtke. On se brine da zaposlenici razumiju politike upravljanja dokumentima kao što su povjerljivost, točnost i autentičnost. Neuspjeh u pridržavanju postavljenih pravila rezultira posljedicama koje menadžer evidencije objašnjava zaposlenicima u svom odjelu. Također je njegova odgovornost da kroz nove orijentacije preuzme nove zaposlenike i definira opseg svojih poslova u odjelu za evidencije. Upravitelj zapisa također identificira potrebe u vještinama zaposlenika, kao što je sposobnost primjene novih tehnologija u upravljanju elektroničkim zapisima, te organizira rješenja za obuku koja održavaju svoje vještine ažuriranima.
Sigurnost i pohrana zapisa
Još jedna značajna odgovornost upravitelja dokumenata je osigurati sigurnost i dostupnost zapisa. Upravitelj nadgleda sigurno pohranjivanje dokumenata primjenom sigurnosnih sustava. Na primjer, može proračunati i implementirati instalaciju kamera za praćenje aktivnosti u biblioteci zapisa. Upravitelj također može osigurati da određeni zaposlenici imaju lozinke za bazu podataka kako bi se zajamčilo da samo ovlaštene osobe imaju pristup zapisima.
