Vrhovni rukovoditelji, kao što su izvršni direktori, potpredsjednici tvrtke i rukovoditelji operacija, upravljaju svojim organizacijama uz pomoć izvršne administrativne podrške. Često se nazivaju izvršnim tajnicima, izvršnim administratorima ili izvršnim pomoćnicima, a ti se stručnjaci bave informacijskim potrebama i administrativnim detaljima svojih šefova. Zbog kontakta s vrhunskim zaposlenicima organizacije, oni mogu obavljati mnoge zadatke više razine, kao što su pohađanje važnih sastanaka i provođenje vitalnih istraživanja.
$config[code] not foundvještine
Budući da se bave menadžerima, rukovoditeljima, tehničkim osobljem i službenicima na svim razinama organizacije, kao i klijentima, izvršni administratori trebaju izvrsne interpersonalne vještine. Oni moraju aktivno slušati upute svojih šefova, objašnjavati informacije usmeno podređenima i pisati izvještaje koje generalni zaposlenici razumiju. Njihova društvena perceptivnost pomaže im da prikupljaju informacije od ljudi i motiviraju druge na akciju. Potrebne su dobre organizacijske vještine i vještine upravljanja vremenom jer one istovremeno manipuliraju s nekoliko zadataka i mogu raditi za više od jednog izvršnog direktora. Izvršni administratori moraju imati učinkovite računalne vještine za korištenje softvera za obradu, organiziranje i prezentaciju podataka učinkovito.
dužnosti
Izvršni administratori djeluju kao čuvari vrata za svoje rukovoditelje tako što pregledavaju svoje telefonske pozive i pisma i primaju poruke. Posjetitelji tvrtke moraju se proći kroz njih kako bi mogli odlučiti hoće li dopustiti pristup ključnim rukovoditeljima. Oni također organiziraju putovanja, planiraju sastanke i pohađaju ih kako bi snimili minute i prikupljaju podatke koje njihovi šefovi traže. Rukovoditelji proučavaju i pišu korespondenciju i druge poslovne dokumente te distribuiraju dopise ili druge pisane komunikacije. Kao dio njihove stručnosti, mogu upravljati raznovrsnom uredskom opremom kao što su računala, fotokopirni uređaji, telefaks uređaji i telefonski sustavi.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingNadzor
U velikim organizacijama izvršni administratori mogu biti zaduženi za druge tajnike, pomoćnike i službenike, kako bi svojim opisom posla mogli dodati zadatke upravljanja. Oni objavljuju opise poslova, a zatim intervjuiraju i provjeravaju kvalifikacije kandidata. Zatim zapošljavaju, obučavaju i motiviraju podređene administratore. Također dodjeljuju zadatke i rasporede, dodjeljuju uredski prostor i potrošni materijal te prate napredak i kvalitetu rada. Izvršni administratori također mogu biti odgovorni za podizanje i promicanje - kao i za otpuštanje podređenih.
Kvalifikacije
O * NET OnLine pokazuje da 41 posto izvršnih administratora ima neke više razrede, ali ne i stupanj, 28 posto ima završenu srednju školu ili GED, a 26 posto ima suradnički stupanj. Neki administratori počinju na nižim činovničkim pozicijama, ali s iskustvom i dodatnom obukom povećavaju se na pozicije povećane odgovornosti dok ne dostignu izvršne razine. Stručni suradnici za izvršne pomoćnike traju dvije godine i mogu se dobiti od poslovnih škola i društvenih škola. Nekolicina izvršnih tajnika pohađa sveučilišnu diplomu iz poslovne administracije koja traje četiri godine. Dobrovoljno certificiranje je dostupno od nacionalnih organizacija, što može povećati mogućnosti zapošljavanja.
