Zakon o građanskim pravima iz 1964. zahtijeva da se prijave za zapošljavanje čuvaju najmanje godinu dana. Ako znate da je podnositelj zahtjeva stariji od 40 godina, njegova prijava mora se održati dvije godine, sukladno Zakonu o diskriminaciji u zapošljavanju. Državni zakoni mogu zahtijevati čak i duže razdoblje da se zadrže u evidenciji podnositelja zahtjeva. Zbog državnih i saveznih propisa, precizno vođenje evidencije i sustav podnošenja zahtjeva za traženje posla važan je dio posla. Možda ćete možda morati ponovno provjeriti s tim podnositeljima zahtjeva ako zaposlenik kojeg ste zaposlili ne uspije.
$config[code] not foundKoristite elektronički softver za upravljanje za izradu i pohranu aplikacija za posao. Nekoliko online programa korisnicima omogućuje stvaranje takvih elektroničkih obrazaca kao prijave za posao. Ovi obrasci za zapošljavanje se šalju i spremaju elektronički i omogućuju pohranu bez papira. Budući da većina aplikacija stiže putem e-pošte, to je jednostavan način za pohranu materijala u datoteke koje ne zauzimaju nikakav fizički prostor. Korištenje elektroničkog radnog tijeka pohranjenog u sustavu za upravljanje dokumentima tvrtke zahtijeva sigurnost, tako da datoteke zaposlenika neće biti hakirane ili pregledane od strane neovlaštenih osoba. Postavite računalo da vam automatski šalje upozorenja kako bi vas podsjetio kada datoteke treba izbrisati ili pregledati.
Postavite datoteke osoblja za aplikacije za posao u papirnate mape. Planirajte učinkovit sustav arhiviranja koristeći datoteke u boji koje se čuvaju u ladicama, policama ili ormarima za datoteke. Ispisajte biografije i prijave za posao koje ste primili e-poštom te ih predajte osobno ili ih pošaljite poštom. Podnositelji prijave mogu biti podneseni po imenu ili broju socijalnog osiguranja u dijelovima koji su određeni vrstom posla. Primjerice, prodajna radna mjesta bila bi navedena u mapi pod nazivom “Prodaja”, a podnositelji zahtjeva bi bili poredani po prezimenu ili brojčano pomoću identifikacijskih brojeva. Osigurajte datoteke u zaključanom ormaru ili sobi.
Vodite evidenciju najmanje četiri godine ako vas podnositelj zahtjeva podnosi zbog diskriminacije. Povjerenstvo za jednake mogućnosti zapošljavanja obično zahtijeva od vas da zahtijevate prijave najmanje godinu dana, ali ako se suočite s pravnim postupkom, EEOC preporučuje da zahtjeve za posao zadržite najmanje četiri godine. Ako svoje aplikacije ne pohranite na odgovarajući način, EEOC bi vam mogao naplatiti diskriminatornu praksu zapošljavanja ili kršenje pravila o vođenju evidencije.
Uništite prijave za posao nakon što zakonski rok za njihovo zadržavanje završi. Uspostavite sustav s podsjetnicima. Obratite se svom IT odjelu kako biste ispravno uklonili vaše elektroničke datoteke i uništili sve aplikacije za papir. To je važno zato što datoteke za prijavu za posao sadrže osobne podatke kao što su brojevi socijalnog osiguranja i podaci o zapošljavanju koji moraju biti strogo povjerljivi.
