Dobro organiziran ured štedi vrijeme i čini vam sretnijim - i sretnijim suradnicima.
Morati gaziti kroz hrpe papira, promiješane ladice, zapetljane žice i kutije stvari koje sjede, možda se ne čini kao velika stvar, ali to je pravi fizički teret kada uzmete u obzir vrijeme provedeno u lovu za stvarima koje treba lako pronaći, ali nisu. Neorganizirane elektronske datoteke i konfuzija su veliki problem.
$config[code] not foundZatim tu je mentalni teret. Bilo da to svjesno shvaćate ili ne, nered može svima naglasiti.
Evo 21 način organiziranja fizičkih i elektroničkih radnih prostora.
Skini to s poda
Idite okomito s policama za knjige i policama. Često nam ponestaje prostora na radnoj površini ili podnog prostora. Vertikalno pohranjivanje omogućuje učinkovitije korištenje prostora i stavlja više u razinu očiju.
Izradite „Centre aktivnosti“
Stavite sve što vam je potrebno za dovršenje aktivnosti u jednom području, osobito ako redovito obavljate neku aktivnost. Izbjeći ćete gubitak vremena tražeći i skupljajući ono što trebate. Na primjer, zalihe i alati za pakiranje i otpremu trebaju biti u jednom području. Ili izradite policu za predmete koje ponesete sa sobom prilikom putovanja, kao što su putna aktovka, neoprenske rukavice i prijenosni punjači.
Datoteka, skeniraj je, uništi
Nemojte koristiti svoju radnu površinu kao svoju pristiglu poštu, jer se kritički papir (poput čekova!) Može izgubiti. Potpisani ugovori i druge stavke koje želite zadržati u papirnatom obliku potrebno je odmah podnijeti. Skenirajte bilo što drugo u digitalni oblik. Uništiti i baciti ili reciklirati papir.
Mapa za sve
Imajte mapu za sve papirnate dokumente. Pendaflex viseće mape, zajedno s unutarnjim mapama manila, jeftino su rješenje. Označi oboje. Pendaflex mape su vaše rezervirano mjesto u ormaru za arhiviranje i uvijek ih morate ostaviti. Unutarnja mapa za manilu je ona koju izvadite po potrebi. Onda je lako preurediti mapu manila u njen pendaflex kada završite.
Omotajte kabel računala
Imate li računalne kabele i električne kablove u zapetljanom neredu? Nisi jedini. Srećom, specijalne zavojnice i poklopci kabela mogu držati stvari urednima. Označite vaše žice, tako da možete pronaći onaj pravi kada morate isključiti ili premjestiti nešto.
Koristite Corkboards držati "Top of Mind" Stavke ispred vas
Ako trebate pogledati popis zadataka ili neki podsjetnik, pričvrstite ga na plutenu ploču u blizini vašeg stola. To je dobro za svaki novi proces sve dok ne postane ukorijenjena navika. Jednostavno otkažite stavku kada više ne trebate upućivati na nju.
Pohranite sve Priručnike na jednom mjestu
Jeste li ikada trebali uputiti na upute za uporabu vašeg pisača? Ili pronađite mali letak s uputama koji ste dobili uz Bluetooth slušalice? Ako sve priručnike postavite u namjensku ladicu, plastičnu kutiju ili mapu - ne morate ih loviti.
Napravite podijeljene ladice
Ako vaše ladice nemaju ugrađene pregrade, kupite jeftine metalne ili drvene pregrade - ili još bolje, recikliranu plastiku. Organizirajte punjače uređaja; olovke; Spajalice; bilježnice i ljepljive bilješke; škare i druge predmete. Ne samo da organizirana ladica štedi vrijeme, osjećat ćete se manje pod stresom ako ne morate roniti u zbrkanom neredu nekoliko puta dnevno.
Koristite naljepnicu za organiziranje polica
Nisu samo datoteke potrebne oznake. Police i ladice mogu imati koristi od označavanja. Na taj način svatko u uredu zna pravo mjesto za povratak stvari.
Imajte popis "Za napraviti"
Mentalna buka je jednako problem kao i fizički nered. Jedna od ključnih točaka u sustavu Getting Things Done je da izvadite stavke iz glave i na papir (ili elektronički popis). Na taj se način možete usredotočiti na zadatak. Samo drži svoj popis obveza kratkim i neprimjerenim.
Učinite tjedno održavanje i čišćenje
Na kraju svakog radnog tjedna, stavite stvari korištene tijekom tjedna natrag na njihova mjesta. Slomljeni ili skupljeni papirni snopovi. Ako ne dopustite da se nered nakupi predugo, lakše je ostati organiziran.
Koristite lokaciju središnjeg oblaka za dokumente tvrtke
Fantastičan način za uštedu vremena i izbjegavanje potrebe da svatko postavi svoj vlastiti "virtualni sustav" je korištenje jednog središnjeg oblaka za dokumente tvrtke. Opcije kao što su Google disk ili OneDrive omogućuju postavljanje središnjih mapa prema temi ili klijentu za dijeljenje dokumenata.
Koristite upravljanje projektima ili softver upravitelja zadataka
Sustav upravljanja projektima čuva zaposlenike na tragu projekata. Što je još važnije, uklanja papirne popise i upute za slanje e-pošte i konfuziju koja proizlazi iz njih.
Skeniraj potvrde i pohrani u oblaku
Tada možete odbaciti papirnate račune. Sa novijim mobilnim aplikacijama ne trebate čak ni skener - samo snimite fotografiju. Pomoću naprednih aplikacija možete automatski sinkronizirati račune s vašim računovodstvenim zapisima ili evidencijom kreditnih kartica (izbjegavajući ručno unesene tipke).
Koristite knjižne oznake preglednika za brzi pregled
Jeste li ikada provodili vrijeme u lovu na veze s referentnim web-lokacijama ili zaslonima za prijavu? Ili se ne sjećate gdje ih pronaći? Označite ih i organizirajte oznake u mape, tako da možete doći do njih u nekoliko klikova.
Spremi popise favorita za ponavljajuće narudžbe
Još jedan "čuvar vremena" je spremanje popisa favorita na online trgovcima koje redovito koristite. Na taj način ne morate tražiti iste zalihe svaki put kada kupite. Web-lokacije kao što je Staples.com omogućuju spremanje popisa favorita i super je zgodan.
Arhivirajte stare datoteke
Ako niste koristili računalne datoteke (posebno e-poštu!) U proteklih godinu dana, arhivirajte ih. I dalje ćete ih imati, ali nećete morati prolaziti kroz njih da biste pronašli trenutne stavke. Razmotrite postavljanje pravila za brisanje arhiviranih datoteka i nakon određenog vremena.
Imati odgovarajući Anti-Virus i Anti-Malware softver
Malo stvari može uzrokovati više smetnji i konfuzije nego izgubljenih datoteka ili izgubljenog vremena zbog računalnih virusa i zlonamjernih napada. 'Dosta rečeno!
Koristite aplikaciju Bilješka za organiziranje
Imajte na umu da vam aplikacije poput Evernotea, Microsoftovog OneNotea i SimpleNotea mogu pomoći pri organizaciji i pohranjivanju web-istraživanja i elektroničkih bilješki.
Doista “pametni” telefoni štede vrijeme
Pametni telefoni koji se koriste mudro štede vrijeme i mogu nas učiniti sretnijima. Možda ćemo uspjeti pobjeći iz ureda za obiteljski događaj bez krivnje, jer smo još uvijek u kontaktu u slučaju da se dogodi nešto kritično. Imati snažne pametne telefone s dovoljno unutarnje memorije za pokretanje potrebnih aplikacija.
Automatska sinkronizacija za sve uređaje
Govoreći o pametnim telefonima, vlasnici tvrtki i zaposlenici koriste više uređaja - možda stolno računalo, tablet i pametni telefon po osobi, sve u istom danu. Za pohranu datoteka u oblaku ili barem mogućnost automatske sinkronizacije datoteka bitno je uštedjeti vrijeme i izbjeći zabunu zbog nedonošenja najnovije datoteke.
Nadogradite računala za memoriju i brzinu
Možda čak i ne shvaćate koliko je vremena potrošeno kada sve što radite traje dulje, ili još gore, redovito se smrzava ili ruši. Odgovarajuća brzina memorije i procesora prošle godine možda neće biti zadatak ove godine. Zato nadogradite!
To su moje uredske pohrane i organizacijske ideje. Koji su vam najbolji savjeti za organiziranje ureda i pripitomljavanje neorganiziranosti i nereda?
Office Photo putem usluge Shutterstock
10 Komentari ▼
