Sigurno ste vidjeli te videozapise montažnih traka u tvornicama. Kontinuirano strujanje savršeno izrađenih, identičnih predmeta koji prolaze kroz dućan gotovo kao po čaroliji. Kad bi samo vi i ja mogli proizvoditi izlaz na toj razini učinkovitosti, brzine i točnosti, dan za danom.
Najčešći uzroci niske produktivnosti
Nažalost, biti čovjek je nešto što nas ne osposobljava za preciznost i produktivnost nalik na liniju za sklapanje. Međutim, postoji hrpa stvari koje radimo na našim radnim mjestima koja su odvodnja produktivnosti. Evo nekih uobičajenih sumnjivaca.
$config[code] not foundNedostatak planiranja
Tema koja se stalno ponavlja u mnogim timovima je neorganiziran način na koji pojedini članovi pristupaju problemu. Kada ne postoji jasna smjernica o tome što se mora učiniti u odnosu na trenutni zadatak, svaki član odlučuje da ga se uhvati u koštac na svoj jedinstven način.
To bi moglo značiti da više od jedne osobe radi isti posao, nesvjesno, što je jedan od velikih odvoda produktivnosti. Ponekad se rade nepotrebni zadaci. U drugim slučajevima, premalo vremena se dodjeljuje beznačajnim zadacima. Svaki od ovih scenarija je iscrpljivanje produktivnosti i predstavlja ogroman gubitak resursa organizacije. No, oni se u potpunosti mogu izbjeći s nekim unaprijed planiranjem.
Baš kao što svaki film ima skriptu tako da točno znate koja scena slijedi, napravite skriptu za vaš tim. Ako je vaš rad temeljen na projektu, izdvojite detaljan plan djelovanja s jasnim zaduženjima i postavite vremenske rokove kako bi svi bili uključeni na put.
Ako se obično ne bavite projektima, a umjesto toga se bavite procesima koji su rutinski; pojasnite kako ćete se vi i vaš tim približavati svakom procesu i osigurati da nema nepredviđenih uskih grla. Koristite alate kao što su 10.000 stopa ili Guru resursa kako biste bolje planirali svoje resurse.
Previše e-pošte
Čak iu ovom dobu društvenih medija i milijun aplikacija za pokretanje, e-mail uspijeva upravljati našim danima na poslu. Čak i prije toliko godina, kolektivno smo svaki dan slali 182,9 milijardi poruka. S oko 2,92 milijarde korisnika Interneta u svijetu u 2014. godini, to čini više od 62 e-pošte po glavi svakog dana. To je još jedan od velikih produktivnih odvoda na poslu i dovoljno e-pošte koja vas drži zauzet cijeli dan.
Ne dopustite da e-pošta vlada vašim radnim danom. Planirajte svoj dan u prvih 10 minuta na poslu s jasnim popisom zadataka. Krenite na svoj popis i kada odvojite pauzu od svog posla, provjerite da li je pretinac e-pošte. Razlog za određivanje prioriteta popisa obveza putem e-pošte je jednostavan. Ono što ste stavili na taj popis su stvari koje su prioritet vas. E-pošta je što drugi želiš da učiniš i ispunjavaš svoje prioritete, a ne tvoje.
Biti malo sebičan u tom pogledu će raditi čuda za vašu dnevnu produktivnost. Ako trebate brzo komunicirati s nekim, jednostavno prijeđite na njihov stol za malo vremena. Nemate vremena za to? Umjesto toga odaberite uslugu razmjene izravnih poruka u uredu. Slack i HipChat dva su primjera iznimno popularnih i svestranih IM usluga za vaše radno mjesto.
Manija za sastanke
Previše sastanaka i premalo obavljenog posla još je jedan od odvoda produktivnosti, a također i česta žalba na radnim mjestima širom svijeta. Opsjednutost pozivom na sastanak raznovrsnih članova tima za svaki mali zadatak odvlači ih od stvarnog produktivnog rada koji su mogli ostvariti i razbiti ritam rada.
Što je još gore, mnogi sastanci uključuju pojedince koji imaju malo ili nimalo veze s tom stvari. To je ogroman gubitak vremena za te članove i nudi nultu vrijednost sastanku.
Izbjegavajte odljev produktivnosti, kao što je ovaj, ograničavajući broj sastanaka koje vi i vaš tim zovete. Umjesto toga, uložite u alat za suradnju kao što je Wrike, koji će vam omogućiti da kreirate planove, raspravljate o idejama, dodijelite posao i pratite doprinos pojedinca, sve iz udobnosti "komandnog centra" koji se integrira s programima Word, Excel, Gmail, Dropbox, i gotovo sve druge uobičajene aplikacije koje možda koristite. Nema više rasipnih sastanaka za svako malo ažuriranje od svakog člana tima.
Previše prekida
Sav posao i igra ne čine Jack dosadnim dječakom. Međutim, naš duh pretvaranja radnih mjesta u opuštena mjesta često rezultira uredima koji imaju više ljudi koji stoje vani, uzimajući 'pauzu za dim' nego ljudi na svojim radnim stolovima.
Zatim tu su beskrajne staze za kavu i osobni rad koji se uvlači u radno vrijeme i krade produktivno vrijeme izvan naših rasporeda, a da to ni ne shvatimo.
Potaknite svoj tim da napravi stanke od svog posla kako bi se ponekad napunile, ali zauzmite jasan stav protiv prečestih pauza koje služe maloj ili nikakvoj svrsi osim gubitka vremena.
Puno ljudi na vašem radnom mjestu puši? Napravite zonsko područje za pušenje koje nije previše udaljeno od vašeg radnog područja tako da vaši suradnici ne moraju uzimati dizalo prema gore i dolje za svaku pauzu za dim. Još bolje, ohrabrite svoju momčad da šutira i umjesto toga se opustite u sobi za igru ili kafeteriji.
Oproštajne riječi
Produktivnost odvoda i niska produktivnost nisu samo problemi koji smetaju vašem timu. Više od 70 posto američkih radnika "aktivno je isključeno" prema studiji Gallupa iz 2013. godine.
Zamislite stanje naše ekonomije ako se ti radnici mogu vratiti u aktivno produktivni način! Možda još nećete moći preobraziti cijelo gospodarstvo, ali uz nekoliko jednostavnih promjena, svakako možete okrenuti produktivnost vlastitog radnog mjesta.
Zauzeta uredska fotografija putem Shutterstocka
5 Komentari ▼
