Činovnički zadaci, kao što su tipkanje, arhiviranje i odgovaranje na telefonske urede, nekada su bili upućeni tajnicama, izvršnim pomoćnicima i administrativnim zaposlenicima. Ali s više radnih mjesta koja zahtijevaju tehnološke vještine, nije neuobičajeno očekivati od profesionalaca (uključujući odvjetnike, liječnike, učitelje, itd.) Da koriste vještine za obavljanje svakodnevnih zadataka. Budući da mnogi radnici koriste računala, službenički rad postao je bitan dio gotovo svakog posla i zanimanja. Suradnica GoodTempsa Carissa Doshi raspravlja o tome zašto je tih šest klerikalnih vještina od vitalnog značaja za uredske radnike: tipkanje, arhiviranje, unos podataka, korištenje telefona i znanje s Microsoft Wordom i Excelom.
$config[code] not foundTipične uredske vještine
Bez obzira da li se prijavljujete za izvršnog pomoćnika ili odvjetnika za osoblje, trebali biste imati neke činovničke vještine. Ovisno o vašoj ulozi, te vještine možda nećete smatrati strogo klerikalno - opisujući ih kao uredske vještine, to može biti preciznije.Primjerice, administrativni asistent prirodno će provesti većinu svog radnog dana u obavljanju službenih zadataka. Međutim, odvjetnici, medicinske sestre i drugi stručnjaci također se oslanjaju na vještinu tipkanja i povezanih tehnologija u izradi pisama klijenata, sastavljanjem sažetaka posjeta medicinskom uredu, pisanju pravnih podnesaka ili pisanju bilješki na prijenosnom računalu tijekom suđenja. Administrativni asistent može se osvrnuti na svoje "klerikalne vještine" kada opisuje svoje kvalifikacije, dok odvjetnik može jednostavno upotrijebiti izraz "uredske vještine" kako bi objasnio da zna svoj put oko tipkovnice. Rasprostranjenu i višestruko funkcionalnu uporabu činovničkih i tipičnih uredskih vještina dugujete računalima, prijenosnim računalima, tabletima i pametnim telefonima.
Poboljšajte svoje sposobnosti za upisivanje, Microsoft Word i Excel
Razumijevanje postavljanja slova na tipkovnici i slova na kojima odmarate prste je ključ (bez namjere igranja) za brzo i točno tipkanje. Prije nego što podnesete zahtjev za posao koji traži upisivanje kao traženu kvalifikaciju, uzmite online test za kucanje kao onaj koji se nudi na LiveChat. Test za online tipkanje mjerit će vašu brzinu (riječi u minuti ili WPM) i točnost. Mnogi poslodavci cijene točnost u odnosu na brzinu. Na primjer, ako utipkate 100 riječi u minuti, a preciznost iznosi samo 60 posto, potrošit ćete vrijeme na ispravljanje pogrešaka. Mogli biste također nastojati utipkati 50 WPM uz 100-postotnu točnost. Postoji mnogo on-line tutoriali koji će vam pomoći da poboljšate svoje vještine tipkanja.
Danas su stručne vještine općenito sinonim za sposobnost korištenja aplikacija za produktivnost - kao što su Microsoft Word, Excel i često PowerPoint i Access - na računalu. Vaše znanje o programima Microsoft Word, Excel i drugim softverskim aplikacijama ovisi, djelomično, o vještinama tipkanja. Isto vrijedi i za unos podataka. Kada sastavljate korespondenciju, izvješća ili druge pisane materijale u narativnom formatu, vjerojatno ćete koristiti Microsoft Word. Proračunske tablice koje ćete izraditi zahtijevat će vještine unosa podataka i znanja u Microsoft Excelu - od kojih oba zahtijevaju točnost, au nekim slučajevima i brzinu, ovisno o tome koliko brzo morate izraditi svoj rad. Pojam "unos podataka" obično se odnosi na vještine tipkovnice (tj. Tipkanje) koje uključuju brojeve, zajedno s vašom razinom udobnosti s desnom stranom tipkovnice koja je slična stroju za dodavanje 10 ključeva.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingTelefonska i uredska komunikacija
Sekretari, administrativni pomoćnici i recepcioneri obično su dužni odgovarati na uredske telefone, koji mogu biti u rasponu od jedne telefonske linije do višelinijskog poslovnog telefona ili telefonskog razvodnog sustava poput VoIP protokola.
Bez obzira na broj telefonskih linija na koje se morate javiti, pravilan telefonski bonton važno je područje pisarskog rada. Uobičajene telefonske dužnosti radnika u uredu uključuju odgovor na jasan i profesionalan način na pozivatelje, kao i znanje kako pravilno usmjeriti i preusmjeriti pozive. Čak i ako niste recepcionar, trebali biste znati ispravan način odgovaranja na pozivatelje u slučaju da primite pogrešno upućeni poziv. Ako se prijavljujete za neadministrativni položaj, nemojte nabrajati telefonske vještine na svom životopisu - jednostavno se osvrnite na svoje pisane i verbalne komunikacijske vještine, jer je malo vjerojatno da ćete biti raspoređeni na telefonsku službu. S druge strane, ako ste zainteresirani za neadministrativni položaj i ako ste rezervna osoba za recepcionare ili ako upravljate uredskim osobljem, navedite svoje znanje o složenim sustavima telefona ili centrale kako biste bili sigurni da ste upoznati s opremom.
Opisujući svoje službene sposobnosti
Način na koji opisujete svoje klerikalne vještine i sposobnosti ovisi o položaju za koji se prijavljujete. Ako se u oglasu za posao izričito navodi da su službeničke dužnosti dio posla, tada svim svojim životopisom i prijavom trebate uključiti odjeljak za "Klerikalne vještine". U ovom odjeljku označite softverske aplikacije u kojima ste sposobni; ako ste napredni korisnik, uključite to u svoj opis. Ako imate obuku ili certifikat u tim aplikacijama, možete uključiti i to u opisu svojih vještina ili u nekom drugom dijelu svog životopisa za obuku i certifikaciju. Osim toga, ako imate znatan broj godina iskustva u radu s određenim aplikacijama, navedite i to.
Primjerice, vaš životopis može navesti: "Microsoft Word - 10 godina iskustva, uključujući snažnu stručnost u izradi složenih izvješća, sastavljanje korespondencije i korištenje funkcija spajanja pošte za učinkovito upravljanje masovnim slanjem poruka. Microsoft Excel - 8 godina iskustva, uključujući 3 godine pomoću funkcija kao što su stvaranje multi-referentnih formula, stožernih tablica i VLOOKUP. "
Ako se prijavljujete za posao gdje niste dio administrativnog tima ili ako se ne prijavljujete za službeni posao, razmislite o opisu svoje tehnološke vještine na način koji ne izgleda kao da ste računovođa u potrazi za tajništvom položaj. Na primjer, ako je posao postavljen za računovođu sa znanjem o softveru i aplikacijama za produktivnost, nemojte na popisu životopisa navesti "Clerical Skills". Ukratko opišite svoje znanje sa specifičnim aplikacijama, kao što su Microsoft Excel, Access i PowerPoint - to su često aplikacije kojima se zaposlenici u profesionalnim ulogama moraju ugodno služiti. Opet, ako ste napredni Excel korisnik ili ste primili obuku ili certifikat u aplikaciji koju računovođe koriste, uključite to na svoj životopis. Možete upotrijebiti zaglavlje "Aplikacije za produktivnost" ili nešto slično tako da ne izgleda kao da ste više usredotočeni na službene aspekte željenog posla, nego na kvalifikacije koje unosite u tablicu za poziciju više razine,
Administrativni asistent Poslovi koji zahtijevaju službene vještine
Uloge administrativnog pomoćnika zahtijevaju činovničke vještine, iako postavljanje oglasa na posao ne mora izričito navesti "Ovdje su svećeničke vještine koje su vam potrebne za funkcioniranje u toj ulozi". Navedene radne obveze su primjeri zadataka koji zahtijevaju službene vještine. Evo primjera postavljanja poslova za položaj administrativnog pomoćnika koji zahtijeva uredske i uredske vještine:
Institut za javno zdravstvo ABC traži administrativnog asistenta za podršku voditelju laboratorija za javno zdravstvo i pomoć u svakodnevnom radu laboratorija za javno zdravstvo. Ovaj izvršni administrativni asistent bit će smješten na sedmom katu Instituta kako bi pozdravio posjetitelje, studente, nastavnike i osoblje. Osim što pruža najvišu razinu korisničke usluge, ova osoba će pružiti opću uredsku podršku za laboratorijsko osoblje i osoblje dok pomaže voditelju laboratorija za javno zdravstvo i izvršnom direktoru Instituta za javno zdravstvo s različitim administrativnim aktivnostima i povezanim zadacima.
Izvršni administrativni pomoćnik će: dobrodošlicu, orijentirati i uputiti posjetitelje; izravne telefonske pozive, uzimanje poruka i odgovaranje na pitanja o Institutu za javno zdravstvo i laboratorijima za javno zdravstvo; pomoć u naručivanju, primanju, skladištenju i distribuciji uredskih, laboratorijskih i nastavnih pomagala; pružiti pomoć u vezi s drugim srodnim dužnostima kao što su fotokopiranje, faksiranje i arhiviranje, prema potrebi; svakodnevno nadzirati i obnavljati uredski materijal, uključujući potrošni materijal kao što su papir i toner za fotokopirne uređaje i pisače; redovito nadgledati konferencijske dvorane kako bi se osiguralo da su adekvatno opremljene uredskim materijalom i prezentacijskim materijalima; održavati čistoću i sigurnost radnog okruženja u središnjem uredskom uredu i drugim javnim prostorima na mjestu sedmog kata; slijediti sigurnosne procedure za zaposlenike i zahtijevati pridržavanje sigurnosnih postupaka za posjetitelje u uredskim prostorima; stavlja narudžbe putem postupka međusobne kupnje i održava obračun narudžbi i opskrbe na sedmom katu; rezervirati dvorane za sedmi kat za Institut za javno zdravstvo; služe kao glavna kontaktna točka za fakultet i osoblje laboratorija; podnijeti zahtjeve za održavanje uredske opreme i namještaja; koordinirati preuzimanje i isporuku usluga preko noći i ekspresne pošte (npr. FedEx, UPS); i služe kao primarna točka kontakta za nastavnike, posjetitelje i studente.
Osoblje računovođa (ne-administrativni) poslovi koji zahtijevaju stručne vještine
Isto tako, postoje i druge pozicije koje nisu uloge administrativnog pomoćnika, ali koje zahtijevaju slične činovničke vještine, kao što je knjigovođa osoblja. Ovaj uzorak posla za knjigovođu osoblja ima nekoliko dužnosti koje zahtijevaju stručne vještine. Međutim, oni nisu posebno navedeni kao uredske ili uredske vještine. Na primjer:
Računovođa osoblja za XYZ Industries će biti odgovoran za pripremu unosa u dnevnicima, mjesečna i završna razdoblja na kraju godine, usklađivanje banaka, održavanje osnovnih sredstava i usklađivanje glavne knjige. Osim toga, sudjelovat ćete u usklađenosti, pregledati rasporede za procese izvješćivanja i raditi zajedno s našim vanjskim revizorima na tromjesečnim pregledima i godišnjim revizijama. Glavne odgovornosti - pripremiti unose u dnevnik i usklađenja računa, uključujući, ali ne ograničavajući se na, gotovinu, plaćene troškove i obračun plaća; provoditi zatvaranje na kraju mjeseca, unosi u dnevnik, bez nadzora; održavati knjigu fiksne imovine, amortizaciju i usklađivanje; analizirati izvještaje o prihodima i bilance, te priopćiti nalaze menadžmentu; sudjeluju u inicijativama na razini odjela; pomoći u završetku procesa na kraju mjeseca, tromjesečja i na kraju godine, uključujući mjesečnu financijsku pripremu radne knjige; implementirati, održavati i pridržavati se internih kontrola prema SOX-u i računovodstvenih postupaka kojima se osigurava usklađenost s GAAP-om; izvještavati o financijskim podacima i priopćavati ih na koristan i razumljiv način; upravljaju zakupom kapitala i mjesečnim rasporedom plaćanja.
Zahtjevi za posao uključuju: dokazane analitičke vještine, kao što su identificiranje problema, prikupljanje relevantnih podataka, donošenje valjanih zaključaka i preporučivanje poboljšanja i korektivnih mjera; iskustvo s naplatom i poznavanjem usklađivanja računa; preferira se iskustvo primanja računa, kao i znanje u Microsoft Excelu; temeljna znanja u zapisima i iskustvima na računima; organizacijske, pismene i verbalne komunikacijske vještine; i sposobnost rada unutar proračunskih tablica i baza podataka; predanost i potrebne vještine kako bi se zadovoljili kritični poslovni rokovi.
Nikad ne podcjenjujte relevantnost činovničkog iskustva
Bez obzira da li se prijavljujete za administrativnog pomoćnika ili odvjetnika u parničnom postupku, nemojte podcjenjivati važnost vještina ili činovničkog iskustva. Upoznavanje s načinom rada u uredu i klerikalne vještine korisna je kvalifikacija u svakom poslu. Vaše poznavanje uredskih procesa i kako upravljati njima je, očito, ključno u administrativnoj ulozi. Ako se prijavljujete za ulogu u kojoj se od vas očekuje nadzor nad osobljem, trebate vještine upravljanja, ali razumijevanje važnosti uredskih vještina također je vrijedno jer to znači da možete koordinirati radna opterećenja i upravljati radnim očekivanjima drugih osoba, Osim toga, u neadministrativnoj ili neklerijskoj ulozi, posjedovanje vještina u uredu također sugerira da ste sposobni uključiti se kao član tima kada administrativni asistent ili tajnik nisu dostupni ili rade na drugim prioritetima.
