Telefonski pozivi su vitalno sredstvo komunikacije za medicinski ured.Iz tog razloga, mnogi liječnici su svojim telefonima odgovarali 24 sata dnevno, sedam dana u tjednu, koristeći telefonsku sekretaricu izvan radnog vremena. Učinkoviti i djelotvorni postupci telefonskih poziva služit će profesionalno potrebama pacijenata i osoblja.
Rukovanje dolaznim pozivima
Znati koje su informacije potrebne pacijentima. Kada odgovarate na telefon, usredotočite svoju pozornost na pozivatelja. Govorite jasno i polako. Bilježite bilješke dok razgovarate. Neka pozivatelj navede svoje ime. Tijekom razgovora obratite se pozivatelju po imenu. Mnogi će pozivi biti pacijenti koji trebaju zakazati, ali neki će zahtijevati medicinski savjet od medicinske sestre ili liječnika. Ako je potreban povratni poziv, zabilježite ime i telefonski broj osobe. Zamolite ga da piše svoje ime. Ako će se pristupiti njegovoj evidenciji kako bi se odgovorio na njegov zahtjev, zatražiti podatke za identifikaciju, kao što je datum rođenja. To osigurava da se ispravni zapisi konzultiraju jer se ime i datum rođenja pacijenta moraju podudarati. Objasnite, kratke bilješke o prirodi poziva. Zabilježite vrijeme, datum i inicijale. Dajte pacijentu naznaku kada može očekivati povratni poziv. Nasmiješite se dok govorite. Nasmiješeni efekti zvuče. Prije završetka poziva, pitajte jeste li uputili sva pitanja pozivatelja.
Rukovanje zahtjevima za točenje recepta
Kada pacijent zatraži ponovno punjenje recepta, trebat će vam sljedeće informacije: ime i broj pacijenta, ime lijeka, vrijeme trajanja pacijenta, simptomi, ime ljekarne i telefonski broj ljekarne. Obavijestite pacijenta ako ćete nazvati da biste potvrdili da je punjenje naručeno.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingRukovanje zahtjevima pacijenata za razgovor s liječnikom
Vaš liječnik će odrediti što predstavlja hitnu situaciju koja zahtijeva njegovu trenutnu nazočnost na telefonu. Općenito, liječnici ne odgovaraju na telefonske pozive, osim kod drugih liječnika i članova njihovih obitelji. Svi ostali pozivi, osim hitnih poziva, vraćaju se u svoje vrijeme tijekom dana ili na kraju dana. Osigurajte pacijenta da će ga liječnik nazvati i dati približno vrijeme u danu ako je to moguće.
Ostale usluge Office Phone Essentials
Nemojte piti, jesti ili žvakati gumu dok odgovarate na telefon. Odgovorite na telefon trećeg zvona. Nemojte koristiti sleng ili neprofesionalne riječi i fraze. Uvijek pitajte prije stavljanja pozivatelja na čekanje. Provjerite s pozivateljem unutar 30 sekundi. Ako je potrebno, pitajte možete li nazvati pacijenta za nekoliko minuta. Izbjegavajte stavljanje nekoliko poziva na čekanje odjednom. Uvijek se sjećajte da ste u profesionalnom okruženju.
Velika pedijatrijska praksa rutinski je odgovarala na telefon navodeći njezino poslovno ime i govoreći: "Molim vas, zadržite", prije nego što je pozivatelj mogao izgovoriti riječ. Ovaj neprofesionalan način bio je izazivan. Prestao je kada je jedan od liječnika u ordinaciji nazvao i dobio isti tretman kao i roditelji pacijenata. Odmah je pregledao svoj telefonski protokol.
