Microsoftovi timovi su komunikacijski alat unutar sustava Office 365 koji malim tvrtkama omogućuje jednostavan način komunikacije i suradnje s zaposlenicima. Za one koji nisu koristili Microsoftove timove, može vam pomoći da dobijete neke korisne savjete i uvid od stručnjaka kako biste to najbolje iskoristili.
Savjeti za Microsoftove timove
Simona Millham je Microsoftov certificirani trener i trener za platformu za učenje informatičkih tehnologija (CBT Nuggets). Podijelila je neke korisne savjete za postizanje najveće koristi od Microsoftovih timova za male tvrtke u intervjuu putem e-pošte s uslugama Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimizirajte komunikaciju e-poštom
Jedna od najvećih prednosti Microsoftovih timova je to što omogućuje tvrtkama da zadrže svu svoju komunikaciju organiziranu na jednom mjestu, umjesto da se oslanjaju na duge e-mail lance koji se lako mogu izgubiti u dvoličnosti. Stoga, ako želite maksimalno iskoristiti Microsoftove timove, koristite ga umjesto e-pošte za internu komunikaciju.
Millham kaže: „Ako netko pošalje e-mail timu koji postavlja relativno trivijalno pitanje, a svi reagiraju, to generira jako puno e-pošte. Razgovori su u srcu timova, što olakšava pregled tema i brzo reagira gdje je to relevantno. "
Podijelite razgovore s novim članovima tima
Microsoftovi timovi također mogu olakšati uključivanje novih zaposlenika. Kada napravite novi najam, ili dodate novog člana tima u novi projekt, možete dijeliti razgovore s te niti ili projekta s njima kako bi ih lakše uhvatili u koštac, umjesto da im prosljeđuju brojne poruke e-pošte ili im predaju teške dokumente.
Držite se nekoliko grupa
Microsoftovi timovi omogućuju vam da odredite različite grupe unutar organizacije kako biste mogli voditi razgovore s relevantnim članovima tima. Ali nemojte pretjerano stvarati grupe za svaku moguću kombinaciju zaposlenika odmah. Razmotrite tko najčešće surađuje na projektima i stvaraju samo one skupine koje imaju smisla kako ne bi svima preplavile tone mogućnosti. Uvijek možete dodati više kasnije.
Imajte cilj za svaku grupu
Ako se pokušavate odlučiti s kojim ćete skupinama početi, razmislite što želite postići za svaku grupu. Na primjer, možda želite grupu samo za upravljanje na najvišoj razini, na koju biste se obratili prilikom donošenja velikih strateških odluka. Ali vi svibanj također žele grupe samo za određene svrhe, kao što su IT podrška i marketing društvenih medija.
Dodajte grupe kao što idete
Odatle, uvijek možete dodati grupe po pozivu za određene projekte. Recimo da imate poseban projekt klijenta koji uključuje ljude iz nekoliko odjela koji obično ne rade zajedno. Stvorite grupu koja je samo za tu instancu tako da ti radnici ne moraju komunicirati u općenitijoj niti.
Postavljanje audio konferencije
Microsoftovi timovi nude i značajku za audio konferencije tako da možete organizirati glasovne sastanke unutar određenih grupa ili samo s jednim ili dva člana tima. To može biti posebno korisna značajka pogotovo ako imate neke članove tima koji rade na daljinu. Možete ga koristiti i za komuniciranje s vanjskim klijentima putem nove značajke pristupa za goste.
Stvorite komunikacijsku strategiju
Naravno, Microsoftovi timovi nisu jedini Microsoftov proizvod koji nudi komunikacijske značajke kao što su chat i audio pozivi. No, Millham upozorava da se ne treba previše uplitati u korištenje svake dostupne opcije. Umjesto toga izradite određeni plan koji prikazuje u kojim situacijama ćete koristiti Microsoftove timove za komunikaciju s drugim platformama.
Millham objašnjava: “Mislim da je jedan od najvećih izazova pomoći poslovnim korisnicima da razumiju KOJI alat Microsoft Office 365 koristi WHEN. Postoji preklapanje između funkcionalnosti timova, Yammera i Skypea za tvrtke, što je zbunjujuće za korisnike, i vjerojatno će se samo vratiti na e-poštu bez nekih smjernica. Stoga moja preporuka je da poduzeću treba neko vrijeme da razmisli o tome koji će alati najbolje odgovarati različitim dijelovima njihove organizacije - i pokrenuti neke pilote s različitim skupinama korisnika - a zatim pružiti smjernice i svijest krajnjim korisnicima.
Testirajte strategije komunikacije
Kao što je Millham spomenuo, može biti korisno zapravo testirati različite komunikacijske strategije unutar vaše organizacije kako bi vidjeli što najbolje funkcionira za vašu specifičnu ekipu. Na primjer, možda ćete primijetiti da ima smisla koristiti Skype za pozive klijenata ako većina vaših klijenata već ima Skype ID-ove i ne žele se prijaviti za pristup gosta s Microsoft timovima. Ali možete se odlučiti zadržati sve interne pozive unutar timova radi jednostavnosti. Samo budite otvoreni za unos zaposlenika kako biste mogli optimizirati svoj plan prema njihovim potrebama.
Ostanite up-to-date s novim značajkama
Microsoftovi timovi stalno se mijenjaju i dodaju nove funkcionalnosti koje mogu koristiti vašem timu ili promijeniti način na koji koristite platformu. Primjerice, Microsoft je trenutno u procesu integriranja funkcionalnosti usluge Skype for Business u timove. Millham preporučuje da provjerite dokumentaciju i praktične upute Microsoft timova za više informacija i ažuriranja o svim promjenama ili novim značajkama.
Trenirajte svoje zaposlenike
Također je važno osigurati da vaši zaposlenici razumiju kako najbolje iskoristiti Microsoftove timove. A za tu svrhu postoji mnogo resursa. CBT Nuggets pruža jednu mogućnost za obuku Microsoftovih timova.
Millham kaže: “Za vlasnike malih tvrtki, to uključuje pregled resursa koje treba uzeti u obzir prilikom uvođenja timova i poticanje usvajanja korisnika. Za zaposlenike pokriva kako koristiti kanale, razgovore, sastanke, dijeljenje datoteka, wikije i drugo.
Slika: Microsoft
1
