Timski pomoćnik pomaže u obavljanju posla obavljanjem administrativnih dužnosti kako bi oslobodio članove uredskog tima za druge dužnosti. Koriste se kako bi pomogli trenutnim projektima, tako da se iskusniji članovi mogu usredotočiti na načine za poboljšanje projekta, rješavanje problema ili rješavanje zahtjeva klijenata. Dodatna administrativna pomoć je od vitalnog značaja za ispunjavanje rokova i pravovremeno dovršavanje projekata. Asistenti rade pod izravnim nadzorom voditelja tima.
$config[code] not foundAdministrativne dužnosti
Timski pomoćnici pomažu u administrativnim poslovima koji zahtijevaju malo nadzora. Oni zakazuju sastanke s klijentima i osiguravaju klijentima da dobiju dokumente i potraživanja na vrijeme. Organiziraju interne timske sastanke i pripremaju itinerere kako bi svi zaposlenici bili na istoj stranici. Ostale odgovornosti uključuju: razvrstavanje e-pošte po važnosti, upozoravanje članova tima na nadolazeće rokove, izradu kopija, obavljanje poslova, pripremu dokumenata i organiziranje elektroničkih datoteka. Brzina, učinkovite komunikacijske vještine i pažnja posvećena detaljima su vrhunski zahtjevi za posao.
Podaci i isporuke
Radnim timovima često je potrebna dodatna administrativna podrška kako bi pomogli u vođenju evidencije, upravljanju podacima i rezultatima projekta. Timski pomoćnici bilježe tijekom sastanka i sastavljaju te bilješke u memorandume projekta. Oni prikupljaju i unose podatke u elektroničke datoteke kako bi članovi tima imali zapise koji podržavaju njihove analize i rezultate projekta. Pomoćnici pripremaju rezultate projekta dodavanjem brojeva stranica, atraktivnih omota, popisa pojmova i sadržaja za pisana izvješća. Računalne vještine, vještine unosa podataka i snage za lekturu pomažu kandidatima da se istaknu kao kvalificirani kandidati za posao.
Obroci i putni aranžmani
Pomoćnici na projektu koordiniraju uredske ručkove i večere s članovima tima. Oni naručuju i preuzimaju obroke za zaposlenike koji rade puno vremena kako bi ispunili rokove. Oni organiziraju putovanja, uključujući letove, smještaj i najam automobila. Istražujući itinerere konferencija i informirajući članove tima o detaljima seminara, oni oslobađaju više vremena za iskusne članove da se usredotoče na opsežne i dugotrajne projekte.
Financijske odgovornosti
Pobrinuti se da tim ostane unutar svog proračuna je ključna odgovornost za posao. Timski pomoćnici prate troškove projekta i kupuju račune te bilježe te brojeve u programima računovodstva i proračunskim tablicama. Ne donose odluke o izvršnoj kupnji, ali obavještavaju vođe timova kada budžeti izgledaju kao da bi mogli ići u crveno. Pomoćnici naručuju potrošni materijal i proizvode kada se zalihe smanje. Proračun i osnovno razumijevanje računovodstva pomažu projektnim asistentima u održavanju predloženih financijskih ciljeva.
