Sastanci su uporište u poslovanju - oni potiču odluke i akcije. Najučinkovitiji sastanci upravljaju akcijskim stavkama bez odvajanja vremena od drugih važnih tema dnevnog reda. Ako se radnje ne provode ispravno, dragocjeno vrijeme se može izgubiti raspravljajući o zadacima koji se ne dovrše, ne uspijevaju li ispuniti postavljene ciljeve ili ne donose nikakvu vrijednost organizaciji. Učinkovito upravljanje akcijskim stavkama do zatvaranja započinje točnim snimanjem u zapisnicima sastanaka.
$config[code] not foundDefiniranje
Definirati zadatke jasno, ne ostavljajući mjesta za pogrešno tumačenje. Ponovno odredite radnju dok se dokumentira kako biste se uvjerili da se sudionici sastanka slažu i razumiju što se očekuje. Dodijelite akciju nekome tko je prisutan na sastanku i potaknite tu osobu da verbalno prizna odgovornost. Slabo izražena stavka akcije koja je dodijeljena nekome tko nije bio prisutan kada je pitanje pokrenuto moglo bi ostati otvoreno na neodređeno vrijeme.
Snimanje
Koristite standardizirani format za snimanje sastanaka, s odjeljkom koji je izrađen posebno za popis radnji. Održavanje dosljednog formata pomaže da se osigura da su pitanja ispravno snimljena kako bi se omogućilo učinkovito praćenje. Zabilježite što se mora učiniti, tko je odgovoran za to da se dogodi, datum kada je problem pokrenut ili je dodijeljena radnja, te datum kada se očekuje da će se radnja dovršiti. Za svaki zadatak, dodijelite primarnom vlasniku i rezervnoj osobi - sigurnosna kopija može poslužiti kao suradnik primarnog vlasnika i podržavati zadatak ako se pozove.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingDistribucija
Nemojte predugo čekati na distribuciju minuta sastanka. Ako netko uzme elektronske bilješke tijekom sastanka, zapisnik može biti spreman za distribuciju čim sastanak završi ili ubrzo nakon toga. Dugotrajna kašnjenja mogu uzrokovati gubitku osjećaja neposrednosti. U novije vrijeme akcijski zadaci mogu preuzeti veći prioritet od onih koji su izdani tijekom sastanka.
Praćenje
Pomoću popisa radnji možete pratiti dodjele na temelju identificiranih datuma dospijeća. Ako je sastanak bio dio redovito zakazane serije, započnite sljedeći sastanak pregledom otvorenih akcija. Informirajte sudionike unaprijed kako bi mogli pripremiti sve potrebne prezentacijske materijale za izvještavanje o napretku. Ako je sastanak bio jedinstvena ili samostalna sesija, praćenje s vlasnicima akcija pojedinačno ili na novom sastanku bilo je usredotočeno isključivo na praćenje akcija do zatvaranja.
Vidljivost
Ako propušteni rokovi ili prijavljene radnje ne ispune očekivanja, učinite ove činjenice vidljivima članovima tima. Preraspodijelite popis radnji, uključujući pisane komentare koji jasno objašnjavaju što je uzrokovalo kašnjenje, zašto se radnja smatrala nedovoljnom, te što treba učiniti da se vrati na pravi put. Ako je potrebna pomoć za upravljanje kako bi se uklonile prepreke u prometu, rasporedite vrijeme s odgovarajućim članovima upravljačkog tima kako biste dobili sažeti pregled problema i preporučenog rješenja tima.
Zatvaranje
Kada je radnja dovršena, ažurirajte popis radnji označavajući datum zatvaranja problema. Redistribuirajte popis članovima tima kako bi mogli vidjeti koje su radnje zatvorene i kada. Nakon što su svi vidjeli zatvorene stavke, uklonite ih s popisa. Zatvorene stavke mogu se arhivirati ili izbrisati, ovisno o potrebama tima ili o očekivanjima uprave.
