Zašto platni spisak je jedna funkcija koju treba outsource

“… Tvrtka je imala jednu osobu koja je izvršavala sve funkcije za obradu plaća. Tvrtka je sada outsourcing funkcije kao rezultat razmišljanja naprijed. Oni su odabrali da preuzmu funkcije kako bi smanjili rizik od obrađivanja plaća, kako bi upravljali rastom predviđajući povećane odgovornosti za plaće koje će biti potrebne jer tvrtka raste i zapošljava više zaposlenika, te kako bi pratila tehnologiju, kao što su platne kartice i izravni depozit. "

U idealnom slučaju, outsourcing ostvaruje tri glavna cilja:

• To oslobađa vrijeme i resurse kako bi se više usredotočili na svoju osnovnu djelatnost.
• To vam daje pristup do više tehnologije i stručnosti za dobro plaćanje.
• Smanjuje troškove i rizike.

Razmotrimo detaljnije svaku od ovih pogodnosti i što oni znače.

1. Bolje se usredotočite na osnovnu djelatnost

Plaće su jedna od onih kritičnih funkcija koje ne mogu izravno povećati prodaju. No, provodi loše, to može staviti svoje poslovanje u svijet povrijediti.

I najviše od svega, može odvojiti unutarnje vrijeme i pažnju od temeljnih aktivnosti.

Tvrtke se moraju pridržavati širokog raspona zakona kada su u pitanju zaposlenici - od federalnih, do državnih i lokalnih. Potrebno je dosta vremena i pozornosti na pojedinosti da bi se njima moglo baviti.

Postoje očigledni zakonski zahtjevi, poput poreznog izvješćivanja i doznaka. Postoje zahtjevi vezani za porez po odbitku od plaće zaposlenika, kao i za izračunavanje poreza poslodavca. U nekim slučajevima postoje zahtjevi za elektroničkim podnošenjem zahtjeva. Morate također znati kada podnijeti - na saveznoj, državnoj i lokalnoj razini.

Međutim, porezi su samo početak.

“Kao poslodavac, također morate razumjeti zakone o plaćama i satima. Na primjer, morate znati kada ste dužni platiti prekovremeni rad ”, rekao je Andy Childs, potpredsjednik Paychexa, u nedavnom intervjuu s Small Business Trends. Paychex je jedna od najvećih platnih usluga u zemlji, koja opslužuje gotovo 600.000 malih i srednjih poduzeća. Pravila plaća i vremena, rekao je Childs, mogu biti vrlo tehnički.

Tada mogu postojati novi zahtjevi za izvješćivanjem o zapošljavanju, te zahtjevi države u vezi s naknadom za nezaposlenost i osiguranjem radnika za naknadu štete.

Childs je naglasio da je još veći problem neočekivan vremenske obveze.

- Možda ste svaki tjedan izdvojili određenu količinu vremena za vođenje plaća. Tada ćete dobiti neočekivano iznenađenje u obliku obavijesti od IRS-a. Ali ne samo da vas IRS obavještava da dugujete kaznu. Sada morate proći kroz evidenciju i istražiti kako biste utvrdili jeste li stvarno počinili prekršaj. Odjednom ste uključeni u rješavanje sporova ”, rekao je Childs.

I nikada se ne događa u prikladnom trenutku za vlasnika male tvrtke, dodao je.

2. Pristupite stručnosti i tehnologiji

Drugi razlog za outsource je pristup stručnosti i tehnologiji.

Poslodavci se moraju nositi s gotovo 10.000 saveznih, državnih i lokalnih poreznih jurisdikcija diljem Sjedinjenih Država. Iako većina malih poduzeća neće morati poštivati ​​svaku od tih jurisdikcija, ona ipak ukazuje na složenost zakona. Svake godine donose se stotine novih zakona i propisa.

Za male tvrtke na većoj strani (50 stalno zaposlenih i više) sam Zakon o pristupačnoj skrbi nameće značajne zahtjeve za izvješćivanjem i usklađivanjem. Na pitanje za primjer, Childs je ukazao na IRS Obrasce 1094-C i 1095-C. Ti će obrasci zahtijevati od poslodavaca da potvrde da li su zaposlenicima s punim radnim vremenom ponudili mogućnost upisa u osiguranje koje osigurava minimalno neophodno pokriće.

"To neće biti jednostavni obrasci za dovršetak", dodao je Childs. (Paychex je uspostavio online centar resursa za obveze reforme zdravstvenog sustava zbog složenosti zakona.)

Jednako je važna i stručnost nova tehnologija. Danas se poslodavci oslanjaju na tehnologiju za učinkovitiji rad. Kao poslovni raste, poslodavci imaju više zapisa zaposlenika zadržati i također je potrebno više izvješćivanja. Nedostatak tehnologije postaje prepreka rastu poslovanja.

Zaposlenici također očekuju tehnologiju. Zaposlenici danas žele opcije poput izravnog pologa i samoposlužnog pristupa njihovim platnim informacijama na internetu. Poslodavci koji ne mogu pružiti takve opcije mogu biti u nepovoljnom položaju u odnosu na konkurenciju.

Povrh toga, eksplozija korištenja mobilnih uređaja uvodi novu razinu očekivanja tehnologije. Korištenje mobilnih uređaja još je uvijek u porastu kada je riječ o platnim listama, ali to je "ubrzano raste na Paychexu", rekao je Childs.

Poslodavci koriste mobilne uređaje kako bi pogledali određena izvješća i potražili informacije, kao što su koliko novca treba imati u banci na datume obračuna plaća, istaknuo je. Zaposlenici također počinju koristiti mobilne aplikacije za provjeru vlastitih zapisa.

Childs očekuje da će korištenje mobilnih usluga za plaće i dalje rasti, jer oslobađa poduzetnike i menadžere da napuste ured.

"Uz Paychexove mobilne aplikacije za obračun plaća, možete učiniti gotovo sve s plaže - ako želite", dodala je Childs.

3. Smanjite troškove i rizike

Outsourcing platni spisak također može pomoći u smanjenju troškova i ograničavanju rizika. U prosjeku, navodi Childs, tvrtke preplaćuju zaposlenike za oko 4 posto zbog razlika u vremenu zaposlenika i točnom vremenu.

"Samo imati točnije rješenje za evidenciju radnog vremena i vremena može uštedjeti novac", dodao je. (Paychex ovdje ima kalkulator uštede troškova.)

Tada imate potencijalne kazne za kršenje izvješća i druge zahtjeve. Prema podacima IRS-a, 40 posto malih poduzeća plaća prosječnu kaznu od 845 dolara godišnje za zakašnjele ili netočne prijave, navodi Childs.

Danas postoje vanjska rješenja za tvrtke jednako male kao jedan zaposlenik, ističe Childs. Rješenja su pristupačna, počevši s manje od 50 dolara mjesečno za mala poduzeća, ovisno o potrebama.

Dobar pružatelj platnih lista nudi mogućnosti koje nadilaze ono što možete učiniti sami. Ako ranije niste razmotrili rješenje za vanjske korisnike, zamijenite ovu godinu u godini. On će vam pružiti mir kao vlasnika i osloboditi vrijeme u vašoj tvrtki.

Savjeti za odabir Outsourced platni spisak usluga

Ako razmišljate o outsourcingu platnog spiska, to je podatak da biste trebali pogledati tipične tri točke pogledali biste pri odabiru bilo koje vrste pružatelja usluga:

• cijena
• servis
• ugled

Ali kada je riječ o platnom spisku, postoje i druge točke koje treba razmotriti:

Sigurnost i pouzdanost pružatelja

Pružatelju usluga obračuna plaća dajete imena, adrese, brojeve socijalnog osiguranja i brojeve bankovnih računa vaših zaposlenika. Dali ste punomoć za podnošenje podnesaka u vaše ime.

Idite s pružateljem usluga koji je financijski jak, s dobrim kontrolama.

Inače, možete pronaći svoju tvrtku u svezi, poput nekih tvrtki iz Južne Karoline nakon što je mali obiteljski voditelj platnog sustava bio optužen za krađu 11 milijuna dolara od klijenata.

U 2014. godini klijenti mreže službi za usluge bili su šokirani kad su otkrili da je davatelj platnog spiska koristio njihov novac za financiranje raskošnih osobnih stilova života, umjesto da ga vrati poreznim vlastima. Ti klijenti - svi mali poduzetnici - našli su se pred akcijom IRS-a. Zašto? Zato što je poslodavac naposljetku odgovoran čak i ako im davatelj platne liste krade. (IRS ima savjete za zaštitu vaše tvrtke ako outsource platni spisak).

Praćenje Zapis Posluživanje Tvrtke poput Vaših

Ima li pružatelj platnog spiska snažnu evidenciju o poslovanju vaše tvrtke? Je li pružatelj usluga u vašoj industriji?

Dopunske ponude usluga

Razmislite o širim uslugama koje vam mogu biti potrebne tijekom rasta vašeg poslovanja, kao što su pogodnosti i HR usluge. Hoće li to platno društvo moći pružiti?

Mogućnosti regulatorne usklađenosti

Da li platni spisak usluga ima resurse kako bi išli ukorak sa rastućim zakonima i propisima oko zapošljavanja, zdravstvene zaštite i poreza?

Tehnologija

Procijenite tehnologiju platne tvrtke, uključujući i njezinu mobilnu spremnost. Je li plaća tvrtka ulaže u nove tehnologije? Mogu li pratiti tehnologiju jer raste potražnja za njom na strani poslodavca i zaposlenika?

Sučelja računovođa

Može li vaš računovođa dobiti jednostavan pristup vašem platnom spisku i srodnim zapisima u svrhu usklađivanja i poreznih podataka?

Slika plaće putem Shutterstocka