Viši tajnici obično su zaposleni u uredima i obavljaju ključne administrativne dužnosti kako bi osigurali učinkovito upravljanje svakodnevnim poslovnim procesima. Viši tajnik može raditi pod jednim ili više menadžera i od njega se očekuje da vodi točnu evidenciju sve ključne korespondencije unutar tvrtke. Viši tajnici zaposleni su u raznim tvrtkama u javnom i privatnom sektoru.
Uloga podrške
Primarna uloga višeg tajnika je da oslobodi vrijeme za svoje nadzornike obavljanjem ključnih administrativnih dužnosti. Viši tajnici igraju ključnu ulogu u osiguravanju točnog i pravovremenog dostavljanja komunikacija potrebnim stranama. Viši tajnik obično diktira bilješke od višeg rukovodstva, upisuje bilješke u obliku pisma ili izvješća i distribuira informacije namijenjenim primateljima, kao što je navedeno na web-stranici županije Champaign. Viši tajnik bi stoga trebao imati čvrsto razumijevanje gramatičkih pravila i interpunkcijskih znakova i biti vješt u korištenju osnovnih aplikacija uredskog softvera za pružanje statističkih podataka ili korištenje predložaka pisama. Od starijeg će se tajnika također tražiti da vodi točan raspored za svoje nadzornike i potvrdi dogovore za poslovne sastanke sa svim očekivanim sudionicima. Također može biti zadužena za organiziranje putovanja i rezervacije smještaja za konferencije izvan mjesta boravka.
Uloga komunikacije
Od starijeg će se tajnika ponekad zatražiti da koordinira i nadzire ključne radne zadatke koji se daju uredskom osoblju kako bi se osiguralo njihovo učinkovito i točno vrijeme. Od starijih tajnika se također očekuje da obučavaju novo osoblje i prekvalificiraju postojeće osoblje kada se izmijene sve normalne poslovne prakse. Viši tajnik također može obavljati telefonske pozive iz unutarnjih i vanjskih izvora, prosljeđivati poruke između odjela i pozive na ekranu koje poduzimaju menadžeri kako bi se osiguralo da su sve relevantne informacije zabilježene. Također može biti zadužena za postavljanje upita posjetitelja na recepciji, kao što je opisano na web stranici Total Jobs.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingDodatne dužnosti
Viši tajnik također može voditi zapisnike na sastancima i obično ima zadatak točno predati korespondenciju iz unutarnjih i vanjskih izvora. Viši tajnik je također odgovoran za praćenje ključnih uredskih potrepština i izradu novih narudžbi za njihovo obnavljanje. On također može pomoći u pripremi i obradi proračunskih procjena i faktura prodaje i često pomaže u upravljanju obračunom plaća. Viši tajnici često provode istraživanja i generiraju izvješća o razinama poslovne uspješnosti, prodajnim brojkama i troškovima nabave, kao što je opisano na web-mjestu okruga Monterey.
