Nitko ne želi učiti o smrti zaposlenika, ali kada to učinite, imate plan kako ćete ga vi i vaša tvrtka liječiti. Ovaj plan treba sadržavati popis obrazaca koje morate poslati zaposleniku, obitelji ili izvršitelju, te korake koje morate poduzeti prije i nakon izdavanja konačne plaće zaposlenika. Državni zakoni obično slijede savezne smjernice, ali provjerite sa svojom državom da biste bili sigurni.
$config[code] not foundU vrijeme najma
Uključite oznaku korisničkog obrasca u papirologiju svih novozaposlenih radnika. Ispunjavanjem ovog obrasca, uposlenik objavljuje tko bi trebao dobiti svoju konačnu plaću u slučaju da umre dok je tamo zaposlen. Svake godine podsjetite zaposlenike da pregledaju obrazac kako bi osigurali da su njegovi podaci aktualni i da su u skladu s željama zaposlenika. Ako vaš zaposlenik ne odredi korisnika, možete izdati konačnu isplatu izvršitelju ili najbližoj rođaci, pod uvjetom da imaju potrebnu dokumentaciju kao što je originalno pismo testamenta ili uprave, ovjerena kopija potvrde o smrti i primjenjivi W -9 Obrazac.
Nakon učenja smrti zaposlenika
Nakon saznanja o smrti zaposlenika, pripremite i pošaljite paket informacija zaposlenoj obitelji i / ili oznaci korisnika. Ovaj paket treba sadržavati informacije o svim pogodnostima, obrasce koji se trebaju popuniti, povratnu omotnicu s plaćenom poštarinom, podatke o kontaktu i informacije o plaćama koje još uvijek moraju biti isplaćene. Odmah obavijestite odjel za plaće o smrti zaposlenika. Ovaj odjel će morati zamrznuti plaću zaposlenika i zaustaviti bilo kakvo izravno polaganje dok ne dobije potrebnu dokumentaciju koja uključuje potvrdu o smrti i obrazac W-9 za korisnika ili imovinu. Odjel za obračun plaća bi također trebao izračunati iznos konačne plaće, koja bi trebala uključivati plaće i druge vrste plaća, kao što je vrijeme odmora ili obračunato vrijeme za bolovanje, ako je primjenjivo. Ako koristite uslugu obrade obračuna plaće, možda ćete joj morati dati ovjerenu kopiju smrtničkog lista zaposlenika prije obrade konačne plaće zaposlenika. Ovi su koraci važni jer banka može zamrznuti bankovni račun pokojnika, što bi moglo utjecati na primitak posljednje plaće.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingObrada konačnog plaćanja
Ako je zaposlenik primio, ali još nije unovčio plaću, trebate zaustaviti plaćanje na čeku i izdati novi ček za taj iznos korisniku ili imovini zaposlenika. Ako se zaposleniku duguje plaća za neisplaćenu zaradu, izdajte je zaposleniku ili imovini zaposlenika. Provjerite državne zakone koji reguliraju sve posebne uvjete koji moraju biti zadovoljeni prije izdavanja konačne plaće.
Izvještavanje o prihodima poreznoj upravi
Za plaće koje se duguju i isplaćuju tijekom iste kalendarske godine kao i smrt zaposlenika, morate uplatiti plaće u obrazac W-2 zaposlenika i prijaviti iznos konačne plaće u Obrascu 1099-MISC na ime korisnika ili izvršitelja, Ako se plaća isplaćuje nakon godine u kojoj zaposlenik umre, nemojte izdati W-2 u ime zaposlenika za godinu u kojoj izdajete konačnu plaću. Umjesto toga, izdajte korisniku ili izvršitelju Obrazac 1099-MISC koji uključuje iznos konačne plaće. Možete dobiti kopije tih obrazaca iz porezne uprave, što također može ponuditi dodatne smjernice o popunjavanju i izdavanju ovih obrazaca.
