U mnogim tvrtkama, Odjel za ljudske resurse obrađuje sve kadrovske evidencije svakog zaposlenika, prošlosti i sadašnjosti. Ti su dokumenti tradicionalno čuvani na papiru, stvarajući probleme s pohranom, mogućnost lociranja zapisa i dugovječnosti. Prelazak na kompjuterizirani sustav osoblja može pomoći u rješavanju nekih od tih problema.
Prostor
Držanje papirnatih zapisa zauzima puno prostora. Što više zaposlenika tvrtka ima, to više prostora treba za pohranu svih zapisa, pogotovo ako tvrtka vodi evidenciju za prošle zaposlenike. Kompjuterizirani sustav omogućuje tvrtki da prebaci papirne dokumente u digitalni oblik, što zauzima samo prostor za računalo. Većina računala ima dovoljno prostora na tvrdom disku za pohranu svih potrebnih zapisa zaposlenika. Tvrtka je tada slobodna koristiti nekadašnji prostor za pohranu papira za drugi ured ili neku drugu vrstu skladišta.
$config[code] not foundPristupačnost
Papirni zapisi, bez obzira na to koliko su dobro podneseni, mogu potrajati nekoliko minuta za pretraživanje svake pojedine informacije. Morate pronaći datoteku za ispravnog zaposlenika, što je obično lako sve dok se datoteke čuvaju u dobrom abecednom redu, ali još uvijek može potrajati vrijeme, ovisno o tome koliko filing ormarića morate hodati da bi došli do njega. Nakon toga još uvijek morate pronaći određeni dokument koji vam je potreban, što može potrajati, osobito ako je datoteka zaposlenika gusta. Međutim, ako je sustav osoblja pohranjen na računalu, to je pitanje sekundi za traženje informacija koje tražite putem značajki pretraživanja računala. Poslodavci mogu pregledavati datoteke s više računala, pa čak i ureda koji se nalaze u više gradova, kao dobro.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingVrijeme
Osim uštede vremena pri traženju određenih dokumenata u papirnatim datotekama, poslodavci mogu uštedjeti vrijeme na druge načine. Ako poslodavac zahtijeva nečije papirnate spise zbog disciplinskih mjera ili za ocjenu uspješnosti, ona će morati pričekati da netko pronađe datoteku i dostaviti joj je. Kada je sustav kompjuteriziran, ona može jednostavno potražiti informacije na svom računalu bez čekanja. Podnošenje dokumenata se također radi brže, čime se štedi vrijeme prilikom podnošenja.
statistika
Poslodavci se ponekad oslanjaju na statističke podatke kako bi procijenili svoje zaposlenike i potrebe tvrtke. Kada je evidencija o osoblju kompjuterizirana, poslodavac može uputiti računalo da prikupi specifične statističke podatke, kao što su razine izlaznosti, izostanci ili stope prometa, kako bi pronašla načine za poboljšanje tvrtke. Ta statistika može poslodavcu dati mnoštvo važnih informacija. Ako gornji menadžment zahtijeva te statistike, računalo olakšava prikupljanje informacija i brzo kreiranje grafikona radi bolje ilustracije statistike.
trendovi
Neki zaposlenici pokazuju trendove u svojim radnim navikama koji mogu ukazati poslodavcu na potencijalne probleme. Na primjer, zaposlenik može imati naviku zvati bolesnika jednom svakih nekoliko tjedana na isti dan u tjednu. Neki zaposlenici biraju ponedjeljak ili petak kako bi produžili vikend, dok drugi odabiru diskretniju rutu korištenjem dana u sredini tjedna. Kompjuterizirani sustav osoblja može pomoći poslodavcu da lakše prepozna trendove poput ovoga, nego se oslanja na papirne zapise i memoriju.
