Koordinatori konferencija, ili planeri sastanaka, obično su uključeni u svaki aspekt konferencije, od dobivanja inicijalnih ugovora potpisanih do čišćenja na posljednji dan događaja. U međuvremenu postoji širok raspon dužnosti koje možete očekivati da ćete se susresti. Od 2014. postoje značajne prilike na tom području za koje se očekuje da će trajati najmanje do 2024. godine, kao što Zavod za statistiku rada predviđa porast zaposlenosti za koordinatore konferencija na oko 10 posto.
$config[code] not foundPre-planiranje
Kao koordinator, vaša je odgovornost osigurati da su svi detalji koje su vaši klijenti potrebni u pisanom obliku u ugovoru prije početka pripreme za konferenciju. Sastat ćete se s vodstvom organizacije kako bi saznali pojedinosti o tome koliko se od njih očekuje da prisustvuju, koja su jela i zalogaje potrebni, od kojih se ciljnih publika sastoji, koja je svrha konferencije i kakav proračun ograničenja klijenta je pod. Osim toga, morat ćete pregovarati s dobavljačima, objektima i drugim davateljima usluga i zapisati ukupne troškove događaja. Obično ćete imati proračun u kojem morate raditi.
Organizirajte događaj
Kada dovršite sve pojedinosti o tome gdje će se događaj održati i tko će pružati usluge, tada ćete biti odgovorni za organiziranje tih detalja u besprijekoran rad. Morat ćete shvatiti koje će sobe koristiti različiti govornici, ovisno o tome koliko je popularna radionica i koliko će se gostiju predvidjeti za kupnju ulaznica za bankete. S vašim klijentom bit ćete odgovorni za odabir izbornika, uređenje stola i zabavu te uređenje mikrofona i audiovizualnih potreba govornika. Ako sudionici borave u hotelima koji nisu na mjestu održavanja konferencije, možda ćete za njih morati organizirati prijevoz. Do trenutka događaja trebali ste izraditi detaljan raspored i popis kontakata za svaku uslugu.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingNadgledajte događaj
Tijekom konferencije od vas će se očekivati da budete na pozivu da se pobrinete za zahtjeve u zadnjem trenutku i osigurate da su dobavljači tamo gdje bi trebali biti. Rano prvog dana obavit ćete obilazak objekta kako biste bili sigurni da su izložbene kabine postavljene na odgovarajući način, da je hotel spreman za dolazak gostiju i da je oznaka odgovarajuća. Možete nositi voki-toki ili biti spremni na mobitelu da odmah reagiraju na zahtjeve klijenata. Osim gledanja napretka konferencije dok se odvija, vaša će odgovornost prvenstveno biti otklanjanje poteškoća i rješavanje problema koji se pojave.
Follow Up
Učinkovit koordinator konferencije osigurava praćenje s klijentima kako bi se utvrdilo je li događaj ocijenjen uspješnim. Također ćete morati naplatiti plaćanje odmah nakon događaja i platiti svoje dobavljače. Izradite anketu kako bi sudionici ispunili upitnik prije napuštanja događaja i podijelili rezultate s klijentom. Sastanak s vodećim organizatorima iz tvrtke koja je održala konferenciju za povratne informacije. Budući da su i mnogi koordinatori konferencije uključeni u prodaju svojih usluga, možda ćete morati zatražiti posao koordiniranja sljedećeg sastanka ili konferencije kada to učinite.
