Međutim, ovi sustavi obično tvrde da su "postavili ga i zaboravili" vrstu posla. To može dovesti u zabludu i može dovesti do nerealnih očekivanja, kao i do pogrešnih strategija provedbe.
Srećom, moguće je izvući veliku vrijednost iz automatizacijskih sustava sve dok razumijete njihove prednosti i ograničenja.
Važno je razumjeti koji se procesi mogu pouzdano automatizirati unutar vaše tvrtke. To može uključivati obračun plaća, obračun, troškovno računovodstvo, praćenje IT infrastrukture, internetski marketing, upravljanje potencijalnim klijentima i angažmanom klijenata, praćenje konkurentske inteligencije i mnoge druge. Trik je odrediti koji će procesi, ako su automatizirani, pružiti najviše vrijednosti za vašu tvrtku.
Jedna metoda za određivanje ove vrijednosti uključuje pažljivo praćenje vremena zaposlenika kako bi se utvrdilo troše li zaposlenici velike količine vremena na procese koji se mogu lako automatizirati. U slučajevima kao što su ovi, implementacija automatiziranog sustava često osigurava visok povrat uloženih sredstava smanjenjem vremena provedenog na dosadnim aktivnostima, dok se zaposlenici oslobađaju rada na drugim zadacima.
Odabir i implementacija određenog softvera kako bi se zadovoljili zahtjevi za automatizaciju je preširoka tema koja bi se ovdje u potpunosti mogla pokriti (to jest, gdje konzultanti zarađuju novac).
Međutim, nakon što utvrdite koji procesi unutar vašeg poslovanja mogu biti uspješno automatizirani, postoji nekoliko univerzalnih najboljih praksi za automatizaciju softvera koje treba zapamtiti:
Funkcionalnost integracije
Provjerite je li u sustavu koji ste odabrali prisutna funkcionalnost integracije. Moderni poslovni programi trebali bi komunicirati jedni s drugima kako biste mogli prikupljati, dohvatiti i manipulirati podacima, koliko god to smatrali prikladnim.
Ako program koristi mnogo vlasničkih protokola, potražite softver koji će se lijepo igrati s drugima.
Dugovječnost
Drugi ključni faktor koji treba uzeti u obzir pri odabiru programa za automatizaciju je dugovječnost. Niša programi koji su novi i relativno nedokazani u poslovnom okruženju rizični su jer možda neće dugo trajati. Stoga, čak i ako program radi onako kako se oglašava, mogli biste se zaglaviti kada je potrebno ažuriranje i posao je propao.
Kada je riječ o automatizaciji ključnih poslovnih procesa, pametno je odabrati kvalitetne programe koji su izdržali test vremena. Mala poduzeća često traže QuickBooks, ADP, pa čak i Microsoft Dynamics GP kako bi osigurali temelj za infrastrukturu automatizacije. Premda to savršeno ne odgovara svima, svako zaslužuje pažljiv pogled.
Monitor i ažuriranje
Konačno, imajte na umu da čak i najnapredniji sustavi za automatizaciju ne mogu ostati bez redovitog nadzora i ažuriranja. Općenito, programe treba provjeravati svakodnevno kako bi se osiguralo pravilno funkcioniranje tako da se sva pitanja mogu brzo ispraviti.
Ako program koji odaberete nudi ugovor o održavanju, bilo bi pametno ulagati u njega. Automatizacijske sustave treba revalorizirati ili ažurirati najmanje dva puta godišnje. Ponekad će ugovor o održavanju uključivati automatska ažuriranja softvera, što je vrlo korisna prednost.
Softver se brzo mijenja, što zahtijeva redovito održavanje kako bi se zajamčila glatka integracija s vašim svakodnevnim procesima. Ako otkrijete da softver zaostaje ili uzrokuje probleme čak i nakon ažuriranja, svakako razmislite o traženju zamjene. Neugodnost uvođenja novog programa automatizacije često je ublažena povećanom funkcionalnošću koju pruža.
Programi za automatizaciju mogu značajno utjecati na krajnji rezultat vaše tvrtke, ali važno je da ne budete previše optimistični. Vaš automobil vas ne vozi na posao i vaša peć ne kuha hranu sama. Samo ljudi mogu voditi posao. Kada je softver ostavljen da radi, loše stvari se događaju.
Usredotočite se na stvaranje čvrste strategije implementacije i održavanja i možete pojednostaviti svoje procese uz istovremeno povećanje profita.
Lak način, Hard Way Photo preko Shutterstocka
3 Komentari ▼
