Ne samo da radno mjesto bez papira pomaže tvrtkama uštedjeti novac i trošiti manje, nego ih i stavlja na put da budu ekološki prihvatljivije. Ako razmišljate o razmjeni ormarića s dokumentima koji pune planine dokumenata za bez papira, ali niste sigurni gdje početi, pogledajte sljedećih 10 koraka kako ne bi prošli bez papira.
Ide bez papira na poslu
Dijelite datoteke digitalno
Umjesto oslanjanja na pisač za ispis horde dokumenata, dijelite datoteke s kolegama putem digitalnih metoda, kao što je Google Dokumenti. Nadalje, budući da ova besplatna usluga putem Gmaila kontinuirano štedi, radne datoteke neće se izgubiti, za razliku od fotokopirnog uređaja!
$config[code] not foundNick Candito, suosnivač i izvršni direktor tvrtke Progressly, izjavio je Small Business Trends o nekim ključnim načinima da bez papira pomogne tvrtkama. Govoreći o "pridržavanju" i kako digitalizacija poboljšava radne prakse, Candito je rekao:
“Nema sumnje da digitalizacija poboljšava suradnju. Kada svatko može pristupiti osnovnim dokumentima i dosljedno prikupiti prave informacije za pravu osobu kada je to potrebno, podmazujete kotače motora za komunikaciju unutar tvrtke. "
Pohranite datoteke u oblaku
Tvrtke svih veličina oslanjaju se na papirologiju, koja se ubrzo povećava i postaje zahtjevna. Umjesto popunjavanja važnih papira u ormare za pohranu, pohranite ih na sustavima temeljenim na oblaku, kao što je Dropbox. Ovi digitalni sustavi bez papira uštedjet će vam nevjerojatne količine prostora u uredu, a da ne spominjemo da će vaši dokumenti biti sigurni.
Skeniranje i faksiranje više
Skeniranje i faksiranje dokumenata zahtijeva korištenje papira. Pomozite tvrtki da bez papira koristi aplikaciju skenera na telefonu za skeniranje dokumenata. Spremljene dokumente možete pretvoriti u PDF-ove i dijeliti s kolegama putem e-pošte.
Potaknite digitalne komunikacije
Potaknite vašu radnu snagu da usvoji kulturu digitalne komunikacije, pri čemu se bivše papirne metode komunikacije, kao što su fakture za slanje pošte i isplate, zamjenjuju digitalnim metodama kao što su e-pošta i instant poruke.
Oslanjanje na digitalnu komunikaciju umjesto na papirne poruke, pomoći će uštedjeti vaše poslovno vrijeme. Candito bilješke, koristeći digitalni rad umjesto papira workflows omogućuje menadžmentu "pratiti vaše poslovanje i ključne suradnje u stvarnom vremenu i s pogledom na analizu uska grla kako bi ih poboljšali i time poboljšati rezultate."
Zamijenite papirnate račune i izjave za digitalne
Bilo da se radi o računima za energiju, bankovnim izvodima ili fakturama izvođača, sve tvrtke generiraju račune i izjave. Ako se vaši računi još uvijek izrađuju u papirnatom obliku, jednostavno zatražite da ih pošaljete u digitalnom obliku. Općenito govoreći, banke poput banaka i drugih organizacija radije šalju digitalne izjave i poštu, jer štede na troškovima ispisa i slanja pošte.
Generirajte digitalne poslovne kartice
Poslovne kartice, iako je bitno, zahtijevaju znatnu količinu drva-guzzling papir. Umjesto punjenja novčanika novcem s karticama, digitalizirajte svoju posjetnicu. Dostupno je mnogo softvera i aplikacija, kao što su Pearl Scan i CamCard, koje skeniraju posjetnice i pretvaraju ih u digitalni dokument.
Koristite elektronički potpis
Čak i naši potpisi mogu biti potpisani elektroničkim putem. Umjesto da ispisujete dokument, fizički ga potpišete olovkom i šaljete primatelju, potpisi se mogu potpisati elektroničkim putem, što znači da nema potrebe za dugotrajnom i skupom papirologijom. Abode Reader se može koristiti za potpisivanje dokumenata bez potrebe za ispisom bilo čega.
Takve digitalne metode mogu pomoći u poboljšanju sigurnosti tvrtke. Candito kaže: "S digitaliziranim procesima, identificirati upravljanje i kontrole pristupa osiguravaju da samo pravi ljudi mogu pristupiti određenim dokumentima i sustavima."
Prosijati i poredati postojeću papirologiju
Da biste uspješno stvorili ured bez papira, morat ćete "izravnati" neke od postojećih papira koji su možda sjedili u uredu zadnjih 20 ili čak 30 godina. Posvetite jutro, ili još dulje, prosijavanju starih papira i određivanju što se može staviti kroz prolifer. Uklanjanje suvišne papirologije iz ureda stvorit će više prostora, kao i nevjerojatno zadovoljstvo!
Napravite sastanke bez papira
Umjesto izdavanja papirnatih materijala na sastancima, koristite projektore i tehnologiju koja prenosi informacije koje želite podijeliti s jednog vizualnog izvora.
Vlak osoblje biti više digitalno pamet
Poslovanje bez papira zahtijeva neko digitalno znanje. Od zadataka poput slanja dokumenata putem e-pošte do korištenja sustava u oblaku za pohranu datoteka, ako vašoj radnoj snazi nedostaje digitalna sposobnost, ulaganje vremena i novca u njihovo osposobljavanje, vjerojatno će se pokazati kao korisno i neprocjenjivo dugoročno ulaganje.
Candito kaže da biti slobodan od papira pomaže u optimiziranju performansi i krajnjem rezultatu tvrtke, navodeći:
"Naposljetku, ono za što snimate bez papira je poboljšano korisničko iskustvo, a time i bolji rezultat.
Bacanje papira fotografijom preko Shutterstocka
2 Komentari ▼
