U svakom uredu postoje zadaci koje je potrebno dovršiti kako bi se posao nastavio kretati naprijed. Ti zadaci, koji spadaju pod okriljem kleričkog rada, općenito su prilično jednostavni i lako ih je ovladati, a obično su dodijeljeni početnicima. Unatoč činjenici da su klerički poslovi poput tipkanja i podnošenja dokumenata relativno osnovni, potrebno im je vrijeme - iu mnogim slučajevima, rukovoditelji i zaposlenici na srednjim razinama su usredotočeni na druge prioritete i nisu u mogućnosti pratiti sve što treba učiniti. Iz tog razloga, mnoge tvrtke unajmljuju službenike za pomoćnike koji su posebno zaduženi za obavljanje tih zadataka.
$config[code] not foundZajedničke službene aktivnosti
Naziv službenika za pomoć u službi odnosi se na pojedince koji podržavaju ili pomažu suradnicima u širokom rasponu zadataka. Neki od najčešćih poslova koji spadaju u ovu kategoriju uključuju upisivanje dokumenata, arhiviranje, odgovaranje na telefone, upravljanje poštom, unos podataka, fotokopiranje, faksiranje i sortiranje i isporuku dolazne pošte. Stručnjaci za administrativnu podršku također mogu biti odgovorni za održavanje i naručivanje potrošnog materijala, te za rukovanje drugim zadacima, kao što je naručivanje hrane za sastanke. Preuzimajući te odgovornosti i skidajući ih s tuđih tanjura, oni pomažu da ured funkcionira glatko i osigura da sve ostane organizirano.
Iako se opća službenička potpora usredotočuje na ove opće zadatke, u nekim poduzećima ili odjelima službenička podrška može biti usmjerena na određene aktivnosti ili zahtijevati više specijaliziranih znanja. Na primjer, službeničke aktivnosti u odjelima financija mogu uključivati knjigovodstvene zadatke, upravljanje dugovanjima računa i potraživanja, pomoć u obračunu plaća, ili razvrstavanje i potvrđivanje izvješća o troškovima. Ako radite u državnom uredu, možda ste odgovorni za podnošenje dozvola ili upravljanje poštom. Bez obzira na situaciju, većina administrativne podrške uključuje ponavljajuće, definirane zadatke, a ne strateški ili operativni rad.
Vještine i obrazovanje
Većina činovničkih pomoćnih uloga je ulazna razina i stoga obično zahtijevaju srednju školu ili ekvivalent. Neki pojedinci završavaju dodatnu obuku u uredskoj administraciji kroz program obrazovanja odraslih ili koledž, dok drugi ulaze u ove uloge s prvostupanjskim stupnjem kao načinom da stignu na vrata s većim odgovornostima i većom plaćom.
Poznavanje osnovnih uredskih zadataka najvažnija je kvalifikacija za činovničku podršku. Dok će tvrtke pružati obuku na radnom mjestu u specifičnim procesima i procedurama, očekuju da službenici za pomoć u službi dolaze na posao s općim skupom vještina.Te vještine uključuju znanje o korištenju osnovnih uredskih strojeva (faks, kopirni uređaj, itd.); opće računalne vještine, uključujući mogućnost upisa 60 riječi u minuti ili brže, kao i osnovnog programa za obradu teksta i proračunske tablice; sposobnosti podnošenja; vještine unosa podataka; i mogućnost korištenja telefona i učenje telefonskog sustava tvrtke.
Radna mjesta za administrativnu potporu također zahtijevaju niz mekih vještina. Profesionalno ponašanje je obavezno, kao i iznimne organizacijske sposobnosti. Vještine korisničkog servisa su važne, osobito ako ćete komunicirati s javnošću i od vitalne je važnosti biti detaljno orijentiran. U nekim industrijama, kao što su zdravstvo i financije, od službenika za tehničku podršku se također očekuje da budu upoznati s industrijskim propisima koji se odnose na informacijsku sigurnost i osobne podatke, te da u skladu s tim provode svoj rad.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingPlaće za podršku službenicima
Budući da se službenička potpora smatra početnom pozicijom, plaće su razmjerno niske. Prema PayScale.com, prosječna satnica za službene potpore iznosi 12,87 dolara, za godišnju plaću od oko 30.000 dolara. Plaćanje je općenito razmjerno iskustvu, ali čak i najiskusniji stručnjaci za podršku rijetko zarađuju više od 40.000 dolara godišnje. Međutim, postoji prostor za rast u ovom području, budući da mnogi ljudi prelaze na više plaćene administrativne ili izvršne pomoćne uloge, ili prelaze na različite poslove unutar organizacije. Prema PayScale.com, također je uobičajeno da pružatelj tehničke podrške u medicinskom području prelazi na medicinsku pomoćnicu, medicinsku sestru ili medicinsku sestru.
Industrija koja najviše plaća za službeničku podršku su vlada i stručne, znanstvene i tehničke službe. Međutim, zdravstvo je također visoko plaćeno područje i jedna industrija u kojoj se očekuje da će biti barem neki rast u narednim godinama.
Trendovi industrijske podrške industriji
Kao i kod mnogih drugih industrija, tehnologija mijenja službeničku podršku i način na koji se rad obavlja. Mnogi zadaci koji su se prethodno obavljali ručno sada se mogu obavljati putem računala, čime se štedi vrijeme i povećava potreba za dodatnom obukom. Unutar tog područja postoje dva glavna trenda koji mijenjaju lice klerikalne podrške.
Prvo, kretanje prema uredima bez papira mijenja lice - iu nekim slučajevima, eliminira potrebu za - službeničkom podrškom. Tvrtke idu bez papira ili barem koriste manje papira iz više razloga, uključujući poboljšanu održivost, bolju organizaciju i smanjene troškove. Zapravo, studija koju je provela Gartner iz 2014. pokazala je da je trošak za američke tvrtke povezane s pohranjivanjem i preuzimanjem papirnatih dokumenata negdje oko 25 do 35 milijardi dolara godišnje. Koristeći digitalne usluge za stvaranje, pohranu i organiziranje dokumenata, tvrtke mogu potencijalno uštedjeti novac i postati učinkovitije.
Što se tiče uredske podrške, to također znači da je potreba da netko fizički dokumentira dokumente - ili tipkati i ispisati pisma, pratiti dokumente itd. - smanjena. Dok neke tvrtke uklanjaju službene pozicije (Državni zavod za statistiku rada ne planira do 2026. godine, u velikoj mjeri zbog tehnologije), druge mijenjaju kvalifikacije za takva radna mjesta i zahtijevaju napredne računalne vještine i iskustvo upravljanja elektroničkim dokumenti.
Još jedan trend koji utječe na polje tehničke podrške je uspon virtualnog pomoćnika. Virtualni asistenti, poznati i kao VA, su pomoćnici ili pomoćno osoblje koji rade na daljinu i pružaju mnoge iste usluge kao asistent u uredu. Mnoge VA rade za poduzetnike ili vlasnike malih tvrtki kojima je potrebna podrška, ali ne mogu si priuštiti ili nemaju prostora ili opreme da unajmljuju nekoga da radi puno radno vrijeme u uredu. Opet, tehnologija je ključna u ovoj industriji, budući da virtualni asistenti rade putem interneta, koristeći e-poštu, dijeljenje dokumenata i drugu tehnologiju za rješavanje zadataka za svoje poslodavce. Dok su neki stručnjaci specijalisti i bave se zadacima kao što su društveni mediji i upravljanje web stranicama, neki poduzetnici jednostavno trebaju nekoga da upravlja svojom e-poštom i odgovori na upite korisnika.
Budući da su virtualni asistenti obično samozaposleni ili rade na samostalnoj osnovi, često mogu upravljati višom stopom plaće od onih koji rade u uredima. Neki VA također rade za više klijenata odjednom, povećavajući njihov potencijal zarade. U prosjeku VA zarađuje između 10 i 25 dolara po satu.
Stavljanje službeničke potpore
Iako službenički službenici možda nisu toliko izdašni kao što su nekad bili, oni su još uvijek dostupni. Većina otvora stvaraju promet i asistenti koji odlaze u druge prilike.
Dobar životopis za administrativnu podršku istaknut će vaše administrativne i tehničke vještine. Pokažite poslodavcima da ste organizirani, orijentirani prema detaljima, dobro rješavate probleme i imate odlične komunikacijske vještine. Svakako istaknite svoje tehničke vještine na mjerljiv način; naznačiti koliko brzo možete utipkati riječi u minuti i navesti softver koji znate koristiti. Dok detaljno opisujete svoje iskustvo, istaknite zadatke i postignuća koja otkrivaju vaše klerikalne vještine, osobito one koje vas mogu izdvojiti od drugih kandidata. Iznad svega, budite pažljivi s gramatikom i pravopisom. Kao i kod bilo kojeg životopisa, pogrešaka u pisanju i loše gramatike slabo se odražavaju na vaše vještine, ali u polju kao detaljno orijentiran kao klerikalna podrška, morate biti savršeni. Nitko neće zaposliti daktilografa koji ne može dobiti pravo na svoj životopis.
Uredski poslovi obično se mogu naći na oglasnim pločama ili web-stranicama tvrtke. Privremene agencije su također dobro mjesto za pronalaženje ove vrste posla. Rad kao temp daje vam priliku da izgradite svoje vještine u raznim tvrtkama. Neke agencije će napraviti dugoročne prostore, ili ćete biti zaposleni s punim radnim vremenom nakon rada. Stažiranje je još jedan način da izgradite svoje vještine podrške u uredu. Iako mnoge tvrtke s formalnim programima stažiranja omogućuju stažistima da rade na specifičnim projektima, od stažista se također očekuje da „plaćaju svoje članarine“ preuzimajući službene zadatke. Očekujte da ćete provesti neko vrijeme u bilo kojem stažu radeći neke prijave, unos podataka, upravljanje poštom ili javljanje na telefon - ali pogledajte kao priliku da razvijete vještine koje bi kasnije mogle biti korisne.
Stvaranje sebe neophodno
Samo zato što je uredski posao obično ulazna razina, to ne znači da ne možete biti važan dio tima. Zapravo, stvaranje sebe nezamjenjivim za vašeg šefa i suradnike može povećati vaše šanse za napredovanje i konačno imati vlastiti tim za podršku. Za početak, svoj posao shvatite ozbiljno i učinite sve što je u vašoj moći s bilo kojim zadatkom - bez obzira na to koliko je on opak ili dosadan. Kao i kod bilo kojeg posla, bit će dijelova vašeg posla koji volite i dijelova koje mrzite, ali morate postupati s objema važnima i činiti ih dobro.
Drugo, naučite odrediti prioritete. Šanse su, da ćete imati više projekata i zadataka na vašem tanjuru u bilo kojem trenutku, pogotovo kada pružate podršku cijelom timu ili uredu. Naučite kako odrediti koji je glavni prioritet i što možete čekati, te razviti sustave koji će osigurati da svatko dobije ono što im je potrebno kada im je to potrebno. Višezadaćnost i upravljanje vremenom su vitalne vještine za pomoćnika u službi, a upoznavanjem ciljeva i prioriteta tvrtke i članova tima možete pružiti najvišu razinu podrške.
Treće, budite spremni ići na dodatnu milju. Vaš zadatak je pružiti podršku, a to bi moglo značiti i nekoliko dodatnih zadataka tu i tamo. Neophodni asistenti uvijek su spremni učiti, i učinit će sve što je potrebno kako bi ne samo obavili posao, nego i riješili probleme i spriječili krizu. Na primjer, ako vidite da je suradnik poslao dopis koji sadrži veliku pogrešku, nemojte samo ispisivati i distribuirati dokument. Potvrdite kod suradnika da su informacije točne - i po potrebi unesite promjene.
Konačno, uvijek budite profesionalni i ljubazni. Možda ima slučajeva kada vas drugi u organizaciji tretiraju grubo ili vam ne daju poštovanje koje zaslužujete, ali ipak zadržite vlastitu profesionalnost. Tretiranje svakoga ljubaznošću i poštovanjem povećat će vaše dionice u tvrtki, pogotovo ako razvijete reputaciju diskrecije i spremnosti da pomognete. U svom službeničkom položaju vjerojatno ćete imati pristup velikom broju informacija, ali se oduprite iskušenju da ogovarate ili podijelite ono što znate. Stjecanje povjerenja vašeg šefa i suradnika može pomoći unaprijediti vašu karijeru, dok će služiti kao uredski trač koji će osramotiti vaš ugled i potencijalno vas spriječiti da napredujete.
