Jeste li znali da poslodavci koji ne podnose potrebne obrasce za izvješćivanje o Zakonu o pristupačnoj skrbi (Obamacare) s poreznom upravom mogu biti podložni maksimalnoj kazni od 3 milijuna dolara? To je dovoljno da te držim budan noću! A to je samo jedan zakonski zahtjev.
Poslodavci se danas suočavaju sa širokim rasponom zahtjeva za vođenje evidencije o zaposlenicima, budući da je ova infografika tvrtke ComplyRight, tvrtke posvećene oslobađanju vlasnika malih tvrtki od tereta opterećenja, jasna. Čini se da ti zahtjevi iz godine u godinu rastu.
$config[code] not foundPapirologija i opterećenje za evidenciju mogu se otežati malim poduzećima jer manji subjekti imaju manje osoblja za upravljanje funkcijama upravljanja ljudskim resursima, ili možda nemaju posvećene resurse za ljudske resurse. Ali dobra vijest je da vam tehnologija može pomoći da ostanete na vrhu zahtjeva za usklađivanjem propisa kao poslodavac.
Evo nekih zahtjeva za evidenciju zaposlenika koji vas mogu iznenaditi (ili šokirati):
Oglasi za posao
Kada poslodavci objave oglase za nova radna mjesta, moraju zadržati rekord od jedne godine prema Zakonu o diskriminaciji u zapošljavanju (ADEA).
Prijave za posao
Poslodavci obuhvaćeni ADEA-om, Zakonom o Amerikancima s invaliditetom (ADA) i / ili naslovom VII Zakona o građanskim pravima (Glava VII) moraju čuvati sve prijave za posao u dosjeu najmanje godinu dana. Jednogodišnji uvjet vrijedi i za sezonske i privremene radnike.
biografije
Traženi životopisi moraju se čuvati u dosjeu jednu godinu, po ADEA i ADA. Međutim, ne postoji zahtjev za zadržavanjem neželjenih biografija.
Zapisi o prekidu
ADA i naslov VII zahtijevaju da se svi zapisi o prekidu vode godinu dana nakon datuma prestanka zaposlenika.
Planovi naknada
ADEA zahtijeva da se planovi davanja zadrže na evidenciji godinu dana nakon prestanka plana prema ADEA-i. Osim toga, Zakon o osiguranju dohotka od umirovljenika (ERISA) zahtijeva da se podaci o planovima naknada čuvaju tijekom šest godina.
Procjene uspješnosti
Zakon o poštenim radnim standardima (FLSA) zahtijeva da se ocjene učinka čuvaju dvije godine.
Porezne evidencije o nezaposlenosti
Prema federalnom Zakonu o porezu na nezaposlenost (FUTA), porezne evidencije o nezaposlenosti trebate čuvati četiri godine od datuma dospijeća poreza ili plaćanja, što god je kasnije.
I-9 Obrasci
I-9 obrasci i dodatni podaci o provjeri kojima se potvrđuje da je zaposlenicima dopušteno raditi u SAD-u moraju se čuvati tri godine od datuma najma ili godinu dana nakon datuma prestanka, ovisno što se dogodi kasnije. Primjenjivi zakon je Zakon o reformi i kontroli imigracije (IRCA).
Ugovori o radu
Ako imate ugovore o radu s zaposlenicima, od vas se traži da sve ugovore čuvate na tri godine po FLSA.
OSHA obrasci za ozljede i bolesti
Poslodavci s 11 ili više zaposlenika moraju držati sve oblike prijavljivanja ozljede ili bolesti najmanje pet godina nakon isteka kalendarske godine.
Vrtoglavi krajolik usklađenosti
Kao što gore navedeni popis ilustrira, poslodavci su podložni sve većem zakrpu zakona o evidenciji zaposlenika.
Ne samo da broj zakonskih zahtjeva čini zahtjevno ispunjavanje zahtjeva. Činjenica je da se zakoni stalno mijenjaju i da su složeni.
Zakoni su često ispunjeni nijansama, iznimkama i detaljnim definicijama. Zahtjevi za vođenje evidencije mogu obuhvatiti neke poslodavce na temelju njihove veličine ili industrije, ali ne i drugih.
Zakoni se također često mijenjaju, a dodaju se novi zakoni i propisi. Ako vas uhvate nesvjesni promjene ili novog zakona, vaša tvrtka može na kraju platiti visoke kazne. Zapamtite, nedostatak znanja obično nije obrana.
Tehnologija: osnovna zaklada za usklađenost poslodavaca
Zapisivanje zaposlenika je jedno od onih područja u kojima tehnologija danas izjednačava uvjete za mala poduzeća.
Dobra aplikacija za evidenciju zaposlenika može vam pomoći da bolje ispunite zakonske zahtjeve koji se odnose na vaše poslovanje - to je dan.
Ali današnji najbolji softver za pohranu podataka može dodati mnogo više vrijednosti.
Najbolje aplikacije pomažu produktivnosti pomažući timovima malih tvrtki da rade pametnije, a ne teže. Savjet: potražite softver koji je brz za početak, intuitivan i jednostavan za korištenje. Pogledajte i značajke poput automatskih upita i podsjetnika za dodatnu učinkovitost.
Dobra aplikacija za evidenciju zaposlenika može uštedjeti novac upravljajući rizikom. Dobivate duševni mir i bolje spavate znajući da vaša mala tvrtka ima alate za usklađivanje sa složenim zahtjevima za vođenje evidencije, baš kao i velike korporacije.
Evo još jedne velike prednosti tehnologije: elektronički zapisi umjesto papira. Održavanje tiskanih kopija evidencija zaposlenika ne zahtijeva samo veliku količinu fizičkog prostora, nego također zahtijeva ekstremnu organizaciju. Prosječni zaposlenik troši 400 sati godišnje u potrazi za papirnatim dokumentima.
Elektronska dokumentacija dobiva vuču na papiru, prema ComplyRight. Ne čudi zašto. Kada se zapisi pohranjuju elektronički, informacije se objedinjuju na jednom mjestu i mogu se lako pretraživati. Osoblje može dohvatiti podatke zaposlenika u nekoliko klikova.
Kako vaša tvrtka raste i bilježi množenja, elektronički sustavi za pohranu podataka olakšavaju organiziranje i dohvaćanje sve većih količina podataka. Bez povlačenja neučinkovitog papira možete brže proširiti svoje poslovanje.
Gdje pronaći pomoć za evidenciju zaposlenika
Da biste vidjeli detaljan popis zahtjeva za evidenciju zaposlenika i identificirali one koji se odnose na vaše poslovanje, preuzmite besplatne "Smjernice za zadržavanje evidencije zaposlenika za poslodavce i HR menadžera" iz ComplyRight.
I provjerite zaposlenike Records App iz HRDirect. To je besplatno i brzo za početak - i pojednostavljuje upravljanje zapisima zaposlenika.
Fotografija upravitelja putem Shutterstocka
Više u: Sponsored 3 Comments ▼
