Jedna od odgovornosti osoblja koje radi na različitim razinama vlasti je pisanje podsjetnika za kreatore politike koji koriste memorandume kako bi se educirali o pitanjima i kako bi ih vodili u oblikovanju protokola, procedura i zakona. Podsjetnik je sažeti sažetak nekog pitanja ili slučaja koji poziva čitatelja na akciju. Uspješan memorandum uvjerava čitatelja da djeluje tako što pruža konkretne dokaze koji su lako razumljivi i vrednovani.
$config[code] not foundZapočnite podsjetnik pisanjem "To:" i "From:" Umetnite ime pošiljatelja i primatelja nakon dvotočki. U sljedećem retku upišite datum koji ste napisali. Završite ovaj odjeljak tako da napišete "Predmet:", a zatim temu koju spominje dopis.
Navedite radnju koju želite čitati u prvoj rečenici ili odlomku podsjetnika.
Održavajte pozornost čitatelja pomoću kratkih, sažetih odlomaka koji nisu dulji od 5 rečenica. Prilikom navođenja razloga za poduzimanje akcije navedite svaki razlog u zasebnom stavku.
Koristite empirijske dokaze kako biste uvjerili čitatelja u potrebu za predloženim pravcem djelovanja. Na primjer, citirajte statistiku o stanovima s niskim primanjima kada tražite promjenu u određenoj politici prostornog uređenja. Izbjegavajte generalizacije koje ne možete podržati činjenicama.
Navedite alternativne pravce djelovanja ili politike, opisujući prednosti i nedostatke svake od njih.
Izbjegavajte nepotrebne riječi ili formalne izraze, na primjer "po našoj raspravi" i tehnički žargon kada navodite činjenice i brojke. Koristite jednostavan, izravan jezik koji svaki čitatelj može razumjeti.
Koristite aktivni glas, za razliku od pasivnog, tijekom memoranduma kako biste potaknuli akciju. Ako primatelja dobro poznajete, upotrijebite zamjenice prve osobe kao što su "ja" i "mi", jer je vjerojatnije da će ljudi učiniti nešto za one koje smatraju osobnim. Istaknite takve osobne veze dalje pomoću kontrakcija, kao što je "ja".
Ponovite potrebu za djelovanjem na kraju dopisa. Svakako naznačite postoji li rok za poduzimanje radnji koje morate ispuniti.
Upozorenje
Kratki podsjetnik koji prelazi dvije stranice postaje izvješće, koje čitatelj vjerojatno neće odmah pročitati nakon primitka.
