Planer sastanaka na velikoj konferencijskoj smještajnoj jedinici zadužen je za klijentov događaj od početnog kontakta dok grupa ne napusti hotel. Planer obrađuje sve, od rezervacije, sastanaka i hotelskih soba do postavljanja hrane i opreme. U velikom objektu može postojati nekoliko organizatora sastanaka koji imaju različita područja stručnosti i zajednički rade na grupnim događajima. Primjeri ovih različitih područja uključuju rezervacije, hranu i piće te odnose s javnošću.
$config[code] not foundOdnosi s javnošću i marketing
U toj ulozi, planer sastanaka služi kao predstavnik iz smještaja i konferencijske dvorane za javnost. Posao planera je osigurati da objekt ima pozitivnu reputaciju i da pomogne u rezerviranju klijenata. Planeri sastanaka kreiraju brošure u kojima se navode usluge ustanove, odgovaraju na upite putem e-pošte ili telefona o uslugama planiranja događaja i pružaju informacije o trenutnim sadržajima i uslugama za korištenje na web-stranici hotela. U ovoj ulozi, planer kreira sadržaj za multimedijske oglase za odjel za planiranje događaja u objektu. Planer je također dužan doprijeti do poduzeća i konvencija kako bi potaknuo novo i kontinuirano poslovanje.
Rezervacije i registracija
Prilikom rada prvenstveno u rezervaciji i registraciji, planer sastanaka pomaže klijentima u izradi rezervacija za hotel i dvoranu za sudionike. Ovisno o tome koliko je grupa velika i koje aktivnosti se održavaju na licu mjesta, planer sastanaka sugerira koje bi sobe za sastanke u konferencijskom centru najbolje zadovoljile potrebe klijenta. Planer također naručuje grupe hotelskih soba za sudionike klijenta i pomaže kod potrebnog prelijevanja. Dio ove uloge planera sastanaka uključuje pregovaranje o grupnoj diskontnoj stopi i eventualnu pomoć u organiziranju putovanja. Planeri sastanaka također pomažu pri registraciji na licu mjesta za polaznike.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingHrane i pića
Svaka konvencija treba usluge hrane i pića. Srećom za klijente, planeri sastanaka na licu mjesta lako rješavaju ovo pitanje za njih. Planer sastanaka pomaže klijentu da shvati koliko je hrane potrebno za projiciranu količinu sudionika. Dio toga pomaže da se utvrdi jesu li obroci posluženi na sjedećoj večeri ili na švedskom stolu i koja pića trebaju biti ponuđena. Planer sastanaka raspravlja o izborniku za svaki obrok s klijentom i pomaže u izradi proračuna ili paketa za klijenta.
Tehničke dužnosti
Postoji mnogo različitih tehničkih aspekata posla planera sastanaka u velikoj konferencijskoj kući. Jedan od tehničkih financijskih aspekata ove uloge je pomoći klijentu izraditi proračun i odrediti kako će se sve usluge u objektu plaćati. Planer sastanaka organizira cjelokupan događaj klijenta, vodeći računa da klijent zna koje su dvorane dostupne u koje vrijeme i razvija raspored događaja. Planeri su također odgovorni za lociranje, iznajmljivanje i postavljanje bilo kakve audio-vizualne ili druge specijalizirane opreme koju klijent treba. Planer sastanaka također može pronaći i organizirati zabavu na zahtjev klijenta.
