Da biste bili tajnik u upravnom odboru, morate biti izabrani na tu dužnost ili imenovani od strane odbora ili općeg članstva organizacije. Tajnik je pozicija kojom se osigurava poštivanje svih pravila i podzakonskih akata organizacije tijekom sastanaka i provedbe odluka odbora. Tajnik je također zadužen za sve evidencije i dokumentaciju organizacije.
$config[code] not foundZapisi i zapisi
Jedan od najvažnijih aspekata položaja tajnika odbora je bilježenje zapisnika sa svakog sastanka odbora. Sekretarica bilježi sve što se događa tijekom sastanka, uključujući i ono o čemu se raspravljalo, o kojim se akcijama glasalo i koje se radnje poduzimaju kao rezultat. Tajnik odbora također vodi potpune i detaljne zapise o svim poslovnim odnosima tvrtke ili neprofitne organizacije. Tijekom cijele godine tajnik je dužan dostaviti dokumentaciju odboru i članovima, kao i pravodobno ispuniti sve pravne podatke u ime organizacije. Tajnik također osigurava da su svi zapisi ispravno i sigurno pohranjeni.
Administrativni zadaci
Tajnik odbora često preuzima administrativne zadatke uz prisustvovanje i sastanke odbora. U tom svojstvu tajnik završava korespondenciju u ime odbora i organizira, odgovara i vraća telefonske pozive i pruža osobnu administrativnu podršku članovima odbora kada je to potrebno. Tajnik može biti ovlašten primati pravne obavijesti u ime organizacije. Od tajnika u neprofitnoj organizaciji može se očekivati da prihvati dobrotvorne donacije i nacrta pisma o odbitku poreza za suradnike.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingUlazak
Uloga tajnika u upravnom odboru je mjesto glasovanja. Tajnik ima iste glasačke sposobnosti kao i ostali članovi odbora iako je odgovorna za koordinaciju sastanka i vođenje evidencije. U slučaju da ni predsjednik ili potpredsjednik odbora ne može prisustvovati sastanku odbora, tajnik može privremeno zakoračiti na njegovo mjesto. Kada se to dogodi, tajnik može sazvati sastanak kako bi naredio i vodio funkciju sve dok drugi član odbora nije privremeno imenovan na to radno mjesto.
Odgovornost
Drugi dio uloge tajnika je održavanje odgovornosti. Tajnik se brine da radovi odbora budu u skladu sa zakonskim zahtjevima i pravilnicima organizacije. Tajnik također mora smatrati odgovornim za sve dužnosti svog položaja. Od nje se može tražiti da izvješće o napretku u vezi s odgovornošću podnese upravnom odboru ili članovima koji su je imenovali. U slučaju da se neke od tajničkih dužnosti prenesu na drugog člana odbora, tajnik je i dalje odgovoran za obavljanje dužnosti.
