E-pošta može biti važna, ali ako ne komunicirate na pravi način, zapravo možete naškoditi svom poslu.
Postoje neka pravila i smjernice za poslovnu etiketu e-pošte koje možete slijediti kako biste bili sigurni da je vaša komunikacija e-poštom čvrsta. Evo 50 savjeta.
Savjeti za poslovnu etiketu za e-poštu
Imajte profesionalnu adresu e-pošte
Prije nego što počnete slati e-poštu, morate biti sigurni da je vaša stvarna adresa e-pošte prikladna. U idealnom slučaju imat ćete službenu adresu e-pošte koja završava URL-om vaše tvrtke. Ali ako koristite osobni Gmail korisnički račun ili nešto slično, samo se pobrinite da bude jednostavno s vašim imenom ili inicijalima, umjesto da budete slatki ili smiješni.
$config[code] not foundUključite redak izravnog predmeta
U svakoj poruci e-pošte trebate uključiti redak predmeta koji točno odražava sadržaj poruke e-pošte. Samo nekoliko riječi sažetak će dati primatelju ideju što očekivati prije nego što zapravo pročitaju vašu poruku.
Koristite samo "Odgovori svima" kada je potrebno
Kada dobijete e-poštu koja uključuje sve u vašoj organizaciji ili čak nekoliko ljudi, možda ćete biti u iskušenju da uključite sve u svoj odgovor. Ali to može dovesti do velikog gubitka vremena za ljude ako poruka nije relevantna za njih. Zato budite oprezni i odgovorite samo ako je to apsolutno potrebno.
raditi korekturu
Ne želite odvojiti vrijeme za izradu odlične poruke e-pošte samo da biste je prepisali pravopisnim i gramatičkim pogreškama. Stoga uzmite minutu za korekturu i provjeru pravopisa prije slanja kako biste mogli uhvatiti eventualne pogreške.
Ponovno pročitajte za ton
Ali trebate također pročitati poruku s umom o tome kako će je primatelj pročitati. Ponekad se ton može izgubiti u e-pošti. Samo se pobrinite da piše kako namjeravate.
Gledajte svoje manire
I naravno, trebali biste uključiti slatkiše kao što ste molili i hvala vam u svakoj poruci.
Neka bude više formalna za klijente / nadređene
Postoji mnogo različitih razina formalnosti kada je u pitanju e-pošta. Zato pazite da razmislite o svom odnosu sa svakom osobom prije nego što se previše opustite. "Hej momci" mogu biti prikladan pozdrav vašim prijateljima. No, kada se radi o klijentima, vjerojatno želite zadržati malo više profesionalnosti.
Upotrijebite formalnost za nove kontakte
Isto tako, dobro je zadržati stvari prilično formalnim s osobama koje prvi put šaljete e-poštom, dok ih ne upoznate dovoljno dobro da biste ih promijenili.
Koristite prihvatljiv pozdrav
Konkretnije, razmotrit ćete pozdrave koje koristite za svaku osobu. Općenito, trebate zadržati "Hej …" ljudima koje poznajete prilično dobro. "Pozdrav" i puna imena prikladnija su za klijente ili prve kontakte.
Drži se točke
U tijelu poruke e-pošte želite je zadržati što je moguće kraćim. Nemojte primatelju čitati roman samo da biste shvatili u čemu je vaša glavna poanta.
$config[code] not foundRazbijte duge poruke
Ako imate više točaka, podijelite tekst s različitim paragrafima ili čak brojevima kako biste lakše čitali.
Budite jasni s pozivom na akciju
Također biste trebali razmotriti što želite primatelj učiniti s vašom porukom. Ako tražite da odgovore određenim informacijama, recite im to odmah na kraju svoje e-pošte.
Koristite njegu s akronimima i žargonom
Ako ste u poruke e-pošte uključili bilo kakve kratice ili specifične žargone, razmislite o poznavanju primatelja. Ako, na primjer, imate posla s klijentima u različitim industrijama, možda biste željeli uključiti malo više informacija nego što biste to učinili sa svojim suradnicima.
Razmislite o vašem zatvaranju
Zatim ćete na kraju svake poruke e-pošte odabrati odgovarajuću završnu izjavu. Za poslovne poruke e-pošte upotrijebite nešto poput "hvala" ili "najbolje".
Uključite blok potpisa
Također možete uključiti blok potpisa koji sadrži neke dodatne informacije na dnu e-pošte. Uključite svoje ime i neke podatke za kontakt.
Zabilježite sve priloge
Ako e-pošti priložite bilo koji dokument, neka primatelj sazna što je to, tako da ga ne moraju otvoriti samo da bi to saznali.
Ne zaboravite dodati
Također je prilično uobičajeno da ljudi kažu da nešto dodaju, a zatim to zapravo i zaborave. Dakle, provjerite prije slanja.
Provjerite veličinu datoteke
Ali budite oprezni pri spajanju velikih datoteka. Učinite to samo kada je to apsolutno potrebno. Ili možete pokušati ponovno odrediti veličinu fotografija ili podijeliti datoteku na manje dijelove kako biste je lakše upravljali.
Zip velike datoteke
Kada morate priložiti velike datoteke, stavite ih u.zip datoteku kako biste olakšali primatelju.
Prvo pitajte o tim privicima
Također je dobra praksa pitati vašeg primatelja ako je unaprijed potrebno poslati veliku datoteku. I onda otkrijte kada bi bilo najbolje vrijeme za slanje takve datoteke.
Upit o vrstama datoteka
Osim toga, provjerite i pogledajte koje su programe vaši primatelji dobili kako biste bili sigurni da će moći otvoriti privitke koje šaljete.
Pošaljite PDF-ove kad je to moguće
Ali PDF datoteke su jednostavne za pregled na bilo kojoj vrsti uređaja. Dakle, ako je moguće, pošaljite PDF datoteke umjesto datoteka koje zahtijevaju određeni program.
Ne otvarajte privitke osoba koje ne poznajete
S druge strane te jednadžbe, kada dobijete privitak u poruci e-pošte koju niste očekivali, budite oprezni kada je otvorite. Ako niste sigurni u nešto, pitajte pošiljatelja o privitku prije nego ga zapravo otvorite.
Nemojte dijeliti povjerljive informacije
Budući da se poruke e-pošte tako lako prosljeđuju i dijele ili slučajno šalju pogrešnoj osobi, to nije pravi format za dijeljenje osjetljivih ili povjerljivih informacija.
Budite oprezni s humorom
Također možete biti u iskušenju da dodate u malo zabave ili humora na svoju e-poštu. Ali budući da je teško razabrati ton u porukama e-pošte, samo se pobrinite da je vrlo jasno ili da šale čuvaju osobama s kojima ste stvarno zadovoljni.
Ostanite daleko od glupih fontova
E-pošta nije pravo mjesto za kreativnost s elementima dizajna. Držite se fontova koji su klasični i jednostavni za čitanje.
Držite se crno-bijelog
Isto tako, klonite se jedinstvenih boja fontova i pozadinskih uzoraka. Klasična crno-bijela je najlakše čitati.
Ograničite korištenje uskličnika
Uzvičnik vam može pomoći da prenesete osjećaj uzbuđenja ili naglaska. Ali nemojte ih koristiti previše ili vaša poruka neće izgledati profesionalno.
Koristite oprezno sa svim poklopcima
Sve kape također mogu dodati neki naglasak. Ali može doći i kao vrištanje. Stoga, osim ako je to zapravo potrebno, umjesto toga razmislite o upotrebi kurziva.
Koristite samo emotikone s određenim ljudima
Što se tiče smiješaka i emotikona, držite ih u razgovoru s prijateljima i bliskim suradnicima za koje znate da ih neće pogrešno protumačiti ili ih smatrati neprofesionalnima.
Razmotrite različite kulture i jezike
Ponekad možete odgovarati i osobama iz različitih kultura ili podrijetla. Zato budite sigurni da prilikom izrade odgovora ne uvrijedite ili zbunite nikoga.
Korak Natrag prije slanja emocionalnih poruka
Ako se ikada nađete u situaciji u kojoj morate poslati ljutu ili na drugi način emocionalnu e-poštu, izradite poruku, a zatim se odmaknite neko vrijeme kako biste očistili glavu. Zatim kasnije vratite poruku kako biste bili sigurni da je to ono što želite reći.
Odgovori na slučajne poruke
U situacijama kada primite poruku e-pošte koja nije bila namijenjena vama, odgovorite pošiljatelju da biste im brzo javili.
Potvrdite potvrdu za poruke koje ne možete odmah dobiti
A ako dobijete poruku e-pošte koja je namijenjena vama, ali nije nešto na što možete odmah odgovoriti, dopustite pošiljatelju da zna da ste je primili i kada ćete moći doći do nje.
Pokrenite novi lanac e-pošte za nove subjekte
Kada e-poštom šaljete nekoga s kim odgovarate često, može biti primamljivo da samo jedan lanac ide kontinuirano. Ali to vam može otežati održavanje razgovora. Zato započnite novi lanac za svaki novi subjekt.
Samo prosljeđivanje poruka kada je potrebno
Prosljeđivanje može biti korisna značajka za korisnike e-pošte. Ali također se može prekomjerno koristiti. Stoga prije nego što pošaljete bilo kakve poruke, provjerite jesu li doista nužni kako ne biste bombardirali osobe e-poštom.
Dodajte osobnu poruku prilikom prosljeđivanja
Kada vam je potrebno proslijediti e-poštu, dodajte osobnu poruku na vrhu da biste objasnili umjesto da samo udarate naprijed i da primatelja pročitate čitavu e-poštu bez konteksta.
Provjerite sadržaj prije prosljeđivanja
Ako prosljeđujete priču o vijestima ili bilo koju vrstu informacija za koje ne možete osobno jamčiti, učinite nešto brzo kako biste provjerili točnost kako ne biste na kraju izgubili vrijeme s informacijama koje nisu točne.
Nemojte dodavati osobe na popise e-pošte za koje se nisu prijavili
Ako imate grupne lance e-pošte ili popise koje redovito šaljete e-poštom, samo dodajte osobe na taj popis ako su vam dali svoje dopuštenje.
Uljudno tražiti da se odvedu popisi na koje se niste prijavili
Ako ste ikada dodani na popis za koji se niste prijavili, ne bojte se kontaktirati pošiljatelja i ljubazno zatražiti da ga skinete.
Dajte ljudima dovoljno vremena da odgovore prije slanja podsjetnika
Ako ste poslali poruku e-pošte i niste dobili odgovor, možda želite poslati brzi podsjetnik. Samo se pobrinite da ste osobi dan ili dva dali odgovor, ovisno o tome koliko dugo to obično traje.
Provjerite mapu za neželjenu poštu
Također je dobra ideja provjeriti mapu bezvrijedne ili neželjene pošte prije slanja poruka e-pošte podsjetnicima - za slučaj da su ih već poslali.
Upotrijebite daleko poruke kada ste na odmoru
Kada odete na odmor ili izvan ureda više od jednog ili dva dana, postavite automatsku poruku ili poruku na kojoj će se ljudi brzo javiti kada vam pošalju e-poštu.
Neka ljudi znaju kada odgovorite
U tu poruku uključite datum kada ćete se vratiti u ured i kada očekujete da ćete moći vratiti poruke e-pošte kako bi znali kada mogu očekivati odgovor.
Dajte im još jedan kontakt za hitna pitanja
I samo u slučaju bilo kakvih pitanja su posebno hitna, uključuju drugi kontakt unutar vašeg poslovanja da oni mogu dobiti u kontaktu.
Dodajte posljednju adresu e-pošte
Ako radite na novoj e-pošti, započnite s temom i sadržajem prije dodavanja adrese e-pošte primatelja. To će spriječiti slučajno slanje.
Dvaput provjerite primatelja
Također želite biti sigurni da ga šaljete pravoj osobi. Zato uvijek provjerite prije nego što pošaljete.
Tri puta provjerite naziv Pravopis
I vratite se i još jednom provjerite jeste li ispravno napisali ime osobe u e-pošti. Ne možete biti previše oprezni u ovom slučaju.
Uvjerite se da je vaše ime ispravno prikazano
Također biste se trebali pobrinuti da vaše ime bude ispravno prikazano u vašem potpisu i polju pošiljatelja.
Brzo brisanje ako je potrebno
Neki klijenti e-pošte kao što je Gmail imaju značajku koja će vam omogućiti brisanje poslanih poruka e-pošte ako to odmah učinite. Dakle, ako ste zaboravili provjeriti bilo što, izbrišite e-poštu brzo prije nego što dođe do primatelja.
Pošalji fotografiju e-pošte putem usluge Shutterstock
Više u: Popularni članci 9 Komentari ▼
