Ako tražite uredski posao, možda niste sigurni što poslodavci misle kada traže opće uredske vještine. Iako je svako radno mjesto jedinstveno, postoje zajedničke dužnosti koje se očekuje od opće uredske pomoći. Što više vještina možete ponuditi potencijalnom poslodavcu, to su veće šanse za dobivanje željenog posla. Bilo da je radno mjesto generalni uredski asistent, glavni uredski službenik ili glavni uredski radnik, evo nekih vještina koje poslodavci najčešće traže u obavljanju općih uredskih dužnosti:
$config[code] not foundkucanje
Poslodavci obično očekuju da upišete najmanje 60 riječi u minuti (wpm). Ako ste navikli na slanje poruka prijateljima pomoću palca i pametnog telefona, pomisao da koristite svih 10 prstiju i tipkovnicu pune veličine može izgledati zastrašujuće. Ako ste naučili pisati u školi, možete povećati brzinu s nekom praksom. Otvorite članak u časopisu ili knjigu i kopirajte ono što ste pročitali. Pošaljite e-poštu obitelji i prijateljima kako biste vježbali upisivanje cijelih rečenica i korekturu rada. Prečaci i kratice koje koristite prilikom komuniciranja s prijateljima nisu prihvatljivi za poslovnu korespondenciju.
Čak i ako nikada niste naučili pisati, možete se naučiti kroz jedan od besplatnih tutoriala koji su dostupni online. Nakon učenja gdje staviti svoje prste, to je sve o uzimajući u što više prakse kao što možete poboljšati svoju brzinu i točnost.
Unos podataka
Razmislite o unosu podataka kao tipkanju na numeričkoj tipkovnici. Tipkovnica, koja se naziva i numerička tipkovnica, numerička tipkovnica ili tipkovnica s 10 tipki, dio je standardne računalne tipkovnice. Obično postavljen desno od alfanumeričkih tipki, izgleda kao kalkulator. Kada budete vješti s numeričkom tipkovnicom, vidjet ćete da je mnogo brže i učinkovitije za upisivanje brojeva od retka tipki iznad abecede.
Za početak, pogledajte neke od besplatnih online vodiča. Točnost je iznimno važna jer su brojevi i numerički nizovi jedinstveni. Nema provjere pravopisa ili automatskog ispravljanja, stoga morate biti sigurni da ste ispravno unijeli podatke svaki put.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam Saplingpodnošenje
Podnošenje je više od poznavanja ABC-a.Većina ljudi može lako prepoznati početno slovo u nazivu datoteke i vidjeti da "konj" ide prije "iglua". To može biti malo teže kada morate pogledati drugo ili treće slovo kada su početna slova ista. Na primjer, "konj" dolazi nakon "ruci", jer "o" dolazi nakon "a." Budući da i "konj" i "kuća" imaju ista prva i druga slova, morate pogledati treće slovo. "Konj" dolazi prije "kuće" jer "r" dolazi prije "u".
Prije nego što je tehnologija postala uobičajena u uredima, podnošenje je značilo upravljanje papirnim dokumentima. Sada arhiviranje može uključivati i pohranu i dohvaćanje digitalnih dokumenata.
Telefon
Trebate li staviti osmijeh na lice da razgovaraju s klijentima na telefonu? Odgovor je da, jer vaš osmijeh dolazi kroz vaš glas kad govorite. Iako je važno znati kako prenijeti pozive i staviti pozive na čekanje, najvažnija komponenta telefonskih vještina je sposobnost da budete ugodni i da ostanete mirni, čak i kada je pozivatelj frustriran, nestrpljiv ili jednostavno nepristojan. Kao osoba koja se javlja na telefon, možda ste kupac početni kontakt s tvrtkom. Prvi dojam koji napravite je onaj koji će zadržati kupce koji se vraćaju.
Microsoft Office
Microsoft Office je skup softverskih programa namijenjenih različitim vrstama upravljanja podacima. Tri najčešće korištene verzije su Word, Excel i Outlook. Word je program za obradu teksta koji se koristi za izradu dokumenata kao što su pisma, letci, brošure, dopisi i drugi oblici pisanih materijala. Excel je program za proračunske tablice za razne aplikacije kao što su upravljanje inventarom, stvaranje rasporeda rada zaposlenika i praćenje troškova. Outlook se koristi za e-poštu, održavanje individualnih i grupnih kalendara, upravljanje zadacima i nekoliko drugih organizacijskih funkcija. Kao i kod tipkanja i unosa podataka, postoje mnogi online vodiči koji vam pomažu da naučite softver. Ako trebate ići u dublju dubinu, mnogi koledži i programi za proširenje nude tečajeve za Microsoft Office koji se ne mogu kreditirati, a koje možete dovršiti u nekoliko večeri.
Uredski strojevi
Uredski strojevi uključuju računala, fotokopirne uređaje, višelinijske telefone, telefaks uređaje, strojeve za uništavanje i poštanske troškove. Osnovne operacije svakog tipa stroja mogu se razlikovati ovisno o marki i modelu stroja. Od vas se ne očekuje da obavite velike popravke, ali generalni uredski radnici često su odgovorni za rutinsko održavanje, kao što je zamjena papira i tinte u strojevima koji ih koriste.
Soft Skills
Meke vještine mogu biti teško kvantificirati, ali one su ključne u poslovnom svijetu. Razmotrite sljedeće vještine i način na koji bi mogle biti sredstva za poslodavca:
- Prilagodljivost
- kolaboracija
- Rukovodstvo
- Upravljanje
- multitasking
- Davanje prioriteta
- Rješavanje problema
- Timski rad
- Upravljanje vremenom
Prema riječima Roberta Halfa, međunarodne tvrtke za ljudske resurse, dokazi o mekim vještinama mogu prenijeti ravnotežu u vašu korist kada su vaše vještine i iskustvo usporedivi s onima drugih kandidata. Neki menadžeri zapošljavanja kažu da su meke vještine još važnije. Tehničke vještine se lako uče. Mnogo je teže podučavati interpersonalne vještine i vještine odlučivanja. Prilikom pisanja životopisa ili razgovora o sebi u razgovoru za posao, istaknite svoje mekane vještine pomoću izraza poput ovih:
- "Uspješno žonglirali više projekata i rokova"
- "Vodio je tim od 3 osobe koji je pojednostavio proces prijave i upravljanje pratećom dokumentacijom"
- "Smiri se prioritet više projekata u brzom okruženju"
- "Uvijek dovršeni projekti na vrijeme ili prije roka"
- "Dosljedno slijedili radne obveze, što je dovelo do promicanja i veće odgovornosti"
- "Implementiran je novi sustav za smanjenje vremena podnošenja prijave za 20 posto"
Zahtjevi za obrazovanje
Ne postoje formalni uvjeti obrazovanja za opće dužnosti u uredu. Mnogi ljudi ulaze u polje s diplomom srednje škole. Ovisno o poslodavcu, neki koledž ili čak stupanj mogu biti potrebni. Poslodavci žele znati da možete obaviti posao. Za većinu, vaše administrativne vještine i kvalifikacije su važnije od određenog stupnja. Svaka organizacija ima svoje svrhe i postupke. Osim osnovnih vještina, saznat ćete što trebate znati kada ste na poslu.
Radno okruženje
Opći uredski radnici nalaze se u različitim okruženjima, od malih poduzeća do velikih korporacija. Opća pomoć u uredu potrebna je u gotovo svakoj industriji na koju se možete sjetiti, uključujući akademske institucije, zdravstvene ustanove, vladine agencije, profitne tvrtke i neprofitne organizacije. Većina općih uredskih radnika su žene. Otprilike svaki četvrti radi na pola radnog vremena.
Plaća i Job Outlook
Srednja plaća za generalnog uredskog radnika iznosi 15,14 USD po satu ili 31,500 USD godišnje. Srednja plaća je brojka na kojoj polovica u struci zarađuje više, a polovica zarađuje manje. Plaće se uvelike razlikuju ovisno o poslodavcu, zemljopisnom položaju, dugogodišnjem iskustvu i obrazovanju te vještinama. Američki zavod za statistiku rada predviđa malo ili nimalo rasta radnih mjesta za opće uredske radnike do 2026. To ne znači da ne možete naći posao. To samo znači da neće biti stvoreno puno novih radnih mjesta. Tehnologija je povećala učinkovitost uredskih radnika, tako da ne treba toliko ljudi kao u prošlim generacijama. Ipak, za one koji se povlače ili napuštaju posao iz drugih razloga potrebni su novi generalni uredski radnici.
Dobivanje ureda posao s malo ili bez radnog iskustva
Opći uredski radnik često je početna pozicija. To je dobro mjesto za početak ako prvi put ulazite u radnu snagu ili nakon dužeg odsustva. To je također dobro mjesto za početak ako mijenjate polja i nemate iskustvo koje se izravno odnosi na druge poslove. Čak i uz malo ili nimalo iskustva, potencijalni poslodavci žele znati da možete obavljati dužnosti službenika i odgovornosti koje posao zahtijeva.
Uzmite pažnju potencijalnog poslodavca sa životopisom koji naglašava vještine koje imate. Postoji mnogo dobrih primjera na internetu. Uključite postignuća iz srednje škole ako ste novi učenik. Ako ste služili pripravnički staž ili obavili neki značajan volonterski rad, uključite ga. Navedite popunjene tečajeve i stečene certifikate ako se odnose izravno na posao za koji se prijavljujete. Inače, nemojte umetati svoj životopis s nepotrebnim informacijama kako biste pokušali popuniti stranicu. Razred "Uvod u računala" važan je za gotovo svaki položaj u uredu. Klasa u "Basic Dog Obedience" ne povećava vaš životopis ako se ne prijavljujete za posao u veterinarskom uredu ili ustanovi za njegu životinja. Međutim, ako ste certificirani za prvu pomoć ili kardiopulmonalno oživljavanje (CPR), možete ih navesti. Te vještine su korisne za poslodavca, bez obzira na posao ili industriju.
Pogledajte radno mjesto poslodavca pažljivo i pokušajte uskladiti svaki zahtjev s demonstracijom vašeg znanja ili vještine. Koristite izraze kao što su "Upišite točno pri brzini od 60 wpm" ili "Stečeni certifikat u programu Microsoft Word iz ABC Community Collegea."
Nailing intervju za posao
Cilj životopisa nije dobiti posao. To je za razgovor za posao. Rezime dobiva pozornost potencijalnog poslodavca. Kada s tom osobom razgovarate licem u lice, imate priliku istaknuti svoje kvalifikacije. To je i vaša prilika da postavljate pitanja o položaju i tvrtki. Budući da poslodavac određuje da li ćete biti odgovarajući za posao, trebali biste utvrditi je li posao za vas pravi.
Obuci se uredno i konzervativno za intervju. Želite potencijalnog poslodavca da se usredotoči na svoje vještine i kvalifikacije, a ne na izgled koji je prikladniji za večer ili večer u vašem omiljenom klubu. Prihvatljiva odjeća za razgovor može varirati ovisno o zemljopisnom položaju i poslodavcu. Ako radite s agencijom za zapošljavanje ili savjetnikom za karijeru, provjerite s njima što je prikladno. Općenito govoreći, jednostavni, skromni stilovi u neutralnim bojama kao što su mornarica i siva su najbolji.
U noći prije intervjua provjerite je li vaša odjeća čista i pritisnuta i da nema gumba koji nedostaju ili razdvojenih šavova. Provjerite i svoje cipele kako biste bili sigurni da su čiste i prikladne za poslovanje. Na dan intervjua, vaša kosa bi trebala biti čista i odmaknuta od lica. Držite nakit na minimumu. Nakon što dobijete posao, vjerojatno ćete imati određenu fleksibilnost unutar kodeksa oblačenja tvrtke kako biste pokazali svoj stil. Za razgovor za posao, međutim, želite da fokus bude na vašim sposobnostima, a ne na odjeći
Gledajući prema budućnosti
Posao generalnog činovnika može dovesti do drugih pozicija i veće plaće. S iskustvom možete biti promovirani unutar tvrtke. Vi svibanj pronaći da ste kvalificirani da bude menadžer s nadzornim odgovornostima nad jednim ili više općih uredskih radnika. Iako je tehnologija promijenila prirodu uredskog posla, mnoge se organizacije još uvijek oslanjaju na kvalificirane generalne uredske radnike kako bi osigurale nesmetan rad. Opći uredski radnici su osnovno osoblje za podršku koje drugim radnicima omogućuje da obavljaju svoj posao.
