Gotovo dvije trećine, ili 64 posto, malih poduzeća ne mogu pratiti koliko ih troše tiskarski uređaji, niti mogu pratiti njihovu upotrebu. A ako niste u mogućnosti pratiti ove osnovne statistike u svom poslovanju, nećete znati koliko se troši.
Kako optimizirati proračun za IT pomoću pametnijeg izvješća o upravljanju dokumentima (PDF) i izvješće tvrtke Xerox o upravljanju dokumentima za mala i srednja poduzeća (NYSE: XRX) pruža vrijedne uvide i rješenja za ispis u digitalnom svijetu.
$config[code] not foundPrednosti praćenja vašeg pisača
Povrsina
Istraživanje je provedeno u SAD-u, Francuskoj, Njemačkoj i Velikoj Britaniji, a sudjelovalo je više od 1.000 malih i srednjih poduzeća. Cilj je bio saznati kako su ta poduzeća upravljala ispisom i dokumentima. Prekid korištenja pisača predstavlja ono što se događa u malim poduzećima. Od intervjuiranih tvrtki, 56 posto je izjavilo da su fakturiranje i izdavanje računa kao papirski procesi u organizaciji, 53 posto reklo da je poslovno i financijsko izvješćivanje slično papiru, a 51 posto je izjavilo da su HR obrasci i datoteke zaposlenika u velikom broju odletjeli iz svojih pisača.
Četrdeset sedam posto žalilo se zaposlenicima koji su ispisivali e-poštu s većim dijelom njihove upotrebe pisača, a isti postotak tvrdi da su pravni potpisi veliki gubitak na papiru i korištenju pisača. Nešto više od 40 posto tvrtki koje su izdale odobrenja za kupnju, marketinške materijale i ponude kupaca zauzeli su dobru količinu papira i resursa za ispis.
Za male medicinske, pravne, arhitektonske i dizajnerske tvrtke, ispis može biti znatno veći u odnosu na istraživanje. Često te tvrtke nemaju pružatelja usluga upravljanja ispisom koji bi se pobrinuo za ovaj radno intenzivan zadatak.
Još jedna očigledna statistika iz ankete bila je količina vremena potrošenog na procese koji su uključeni u tisak? Čekanje na zadatke na pisaču, nestajanje potrošnog materijala ili odlazak u trgovine pisača za preuzimanje dokumenata uvelike povećavaju vrijeme. Cijena, naravno, možda neće biti vidljiva, ali ona je tu.
U SAD-u Xerox kaže da je vrijeme čekanja dokumenta u poslovanju s zajedničkim središnjim pisačem oko tri minute za svakog zaposlenika. To izlazi na 13 sati svake godine po zaposleniku. Dakle, čak i mala poduzeća s 10 zaposlenika mogu doživjeti 130 sati izgubljenog vremena.
Izvještaj
Izvješće “Kako optimizirati proračun za IT pomoću pametnijeg upravljanja dokumentima” sadrži rješenja koja mala poduzeća mogu implementirati kako bi se izbjegli problemi koje ističe istraživanje.
Prvi je pronaći partnera za upravljane usluge ispisa koji će im pomoći da učinkovitije upravljaju korištenjem pisača. U postu na službenom blogu Xeroxa, direktor marketinga Xerox kanala Lisa Graham piše o potrebi da tvrtke postanu proaktivnije u procjeni upotrebe pisača. "Procjene ispisa mogu brzo identificirati uštede troškova i poboljšanja učinkovitosti", objašnjava Graham.
Sve od napuštenih dokumenata na ladicama pisača do kupnje potrošnog materijala, nepotrebnog ispisa u boji i drugih neučinkovitosti košta vas.
Budući da digitalizacija pretvara gotovo svaki dio vašeg poslovanja, pouzdane Upravljane usluge ispisa ili drugi partner mogu uključiti digitalizaciju, tijek rada dokumenata, mobilno ispisivanje, tehnologiju oblaka i sigurnost.
Kao zasebno, ali povezano pitanje, u izvješću se navodi da je 90 posto poduzeća prekršeno zbog nesigurnog tiska.
Zaključak
Na kraju izvješća, Xerox preporučuje tvrtkama svih veličina da pronađu odgovarajućeg partnera za upravljane usluge ispisa, ali to možda nije moguće za male tvrtke. Izvješće daje vrijedne informacije onima koji si ne mogu priuštiti zapošljavanje takvih usluga.
Odabirom najnovijih pisača s rješenjima za praćenje i praćenje, primjenom najboljih praksi s dobrim upravljanjem i edukacijom svoje radne snage, možete učinkovito upravljati problemima vezanim uz neregulirano korištenje pisača. Neka rješenja uključuju standardizacijske postavke tako da su sve kopije u crno-bijeloj tehnici, integriraju se s oblakom i mobilnim radnim procesima, automatiziraju radne procese i koordiniraju kupnju potrošnog materijala.
Slika: Xerox
Više u: Gadgets 1
