Osoblje uredske uprave pruža pomoć uredskim radnicima. Oni vode evidenciju i sustave arhiviranja i često su zaduženi za unos podataka.Oni mogu održavati bazu podataka o kupcima ili inventaru i proizvoditi korespondenciju za slanje pošte te čitaju i prosljeđuju poštu odgovarajućem odjelu. Opći cilj svakog administratora ureda je olakšati posao njihovog nadzornika.
Upravljanje bazama podataka
Od osoblja uredske administracije obično se ne očekuje da izradi bazu podataka, ali će od nje biti potrebno da unese podatke i bude u mogućnosti pozvati zapise koji ispunjavaju određene kriterije u trenutku. Oni također moraju izraditi izvješća na temelju podataka baze podataka. Ta se izvješća obično prosljeđuju višim članovima osoblja ili se prezentiraju na konferenciji.
Priprema korespondencije
Dopisivanje može biti pojedinačno pismo ili bilten namijenjen svim klijentima. Osoblje uredske uprave mora pripremiti dopise i obavijesti i poslati ih svim zaposlenicima. Očekuje se da će osoblje uredske administracije obavljati upite putem e-pošte i odgovoriti e-poštom odgovarajućem odjelu.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingUpravljanje rasporedom
Rezervacije, planiranje konferencija i informiranje osoblja o rasporedu tradicionalno su značili zapisivanje svih sastanaka u središnjem dnevniku i slanje tjednih ili dnevnih ažuriranja osoblju. Sada se većina raspoređivanja završava elektroničkim putem s programima za upravljanje podacima kao što su Outlook, iCal ili Eudora. To omogućuje zaposleniku uredske uprave da ažurira i objavi nekoliko kalendara elektroničkim putem. To omogućuje ostalim članovima osoblja da istodobno provjeravaju kalendare, te po potrebi prilagođavaju.
Telefoni za odgovor
Osoblje uredske uprave odgovara na telefone i ili se bavi klijentima ili ih prenosi na odjel koji je prikladniji za odgovore na njihove upite. Također je dužnost osoblja uredske uprave da bilježi detaljne poruke zajedno sa svim kontaktnim informacijama pozivatelja.
