Vjerojatno već upotrebljavate "oblak" (tj. Idete na mrežu) da biste upravljali nekim aspektima svog poslovanja.
No, kao što Thomas Hansen, potpredsjednik Microsofta u svijetu SMB objašnjava, čak i ako ste prodani u korist oblaka, može se činiti zastrašujućim za početak - ili učiniti više.
On zagovara poduzimanje postupnih koraka. Počnite malo. Zatim učinite više tijekom vremena.
$config[code] not foundZato sam mislio da ću graditi na toj ideji, navodeći 10 stvari koje možete učiniti - počevši od danas - da skočite na oblak ili povećate korištenje aplikacija u oblaku. Odaberite nekoliko taktičkih koraka i uštedite vrijeme, učinkovitije upravljate tvrtkom i često smanjujete troškove:
1) Postavite svoju zadanu lokaciju za spremanje datoteka u oblak
Jedna je stvar govoriti o središnjoj online pohrani datoteka. Ali to je još jedna stvar, ako vi i vaše osoblje morate poduzeti dodatne korake za prijenos datoteka na svoju online platformu za pohranu u oblaku sve vrijeme.
Razmisli o tome. Ako vi i vaše osoblje prvo spremate na lokalni tvrdi disk ili uređaj, bit će potrebno dvostruko više napora za okretanje i spremanje tih datoteka u pohranu datoteka u oblaku kasnije.
Ali možete ga "postaviti i zaboraviti", tako da ne morate poduzimati nikakve dodatne korake. I vaše važne datoteke tvrtke bit će automatski napravljene sigurnosne kopije u tom procesu.
Samo konfigurirajte svoja računala tako da je zadano mjesto svakog člana osoblja za spremanje datoteka rješenje za online pohranu tvrtke.
Na primjer, ako koristite Microsoft OneDrive kao rješenje za pohranu u oblaku, to je jednostavno konfigurirati u sustavu Windows 8. Kliknite na "Postavke računala" i trebali biste vidjeti stavku izbornika za OneDrive. Odatle možete kliknuti gumb za uključivanje / isključivanje da biste OneDrive postavili kao zadano mjesto za pohranu datoteka.
Ili pretražite online upute o tome kako ga promijeniti na odabranu platformu na vašem uređaju. Moguće je postaviti pohranu u oblaku kao zadanu lokaciju za spremanje za mnoge uređaje.
2) Idi za nisko vješanje voća: Oblak na temelju e-pošte i dokumenata
Još jedno logično mjesto za početak je usvajanje platforme za e-poštu i dokumente temeljene na oblaku, kao što je Office 365. Ako to već niste učinili, dopustite mi da vam kažem, poslovne prednosti su prilično uvjerljive.
Prvo, pomaže kod osobne produktivnosti vas i vašeg tima. Ako koristite višestruke uređaje (kao i ja!), Možete imati pristup svim dokumentima i e-pošti tipa ureda bez obzira na uređaj koji upotrebljavate. Idete li na konferenciju i ponijeti sa sobom laptop ili tablet? S platformom za produktivnost u oblaku kao što je Office 365 imate sve što vam je potrebno samo prijavom. Nikada više nećete morati kasnije prenositi datoteke s pogona za palac ili uređaja za sinkronizaciju.
Drugo, pomaže u timskoj suradnji. U mom poslu većina članova tima radi na daljinu iz svojih domova. Ipak, svi možemo imati pristup datotekama i istim alatima, samo povezivanjem s preglednikom ili mobilnom aplikacijom.
Na primjer, zajednički koristimo zajedničke kalendare. Na taj način možemo pratiti rokove tvrtki koji utječu ili uključuju više ljudi i odjela, centralizirati podsjetnike i na prvi pogled vidjeti dostupnost rasporeda.
Također koristimo zajedničku dokumentaciju - doslovno svakodnevno. Ono što radimo je održavanje sastanaka putem konferencijskog poziva ili videokonferencije, a zatim tim pregledava i uređuje jedan dokument dok smo na konferenciji. Ili uzimamo bilješke o sastancima na središnjem zajedničkom dokumentu. To štedi puno vremena. Nema potrebe za naknadnim usmjeravanjem bilješki sastanka. Ne trebamo brinuti o tome koja je verzija dokumenta najnovija, jer svi mi tamo stvaramo i uređujemo isti dokument.
Osim toga, možete mjesečno rasporediti troškove. Ne postoji velika naknada za licencu - mnogo je lakše proračunati i priuštiti.
3) stvoriti središnji online filing sustav
Nakon što ste sve spremili u oblak, potreban vam je jednostavan način da vaš tim pronađe ono što postoji za uobičajene datoteke.
Da biste to učinili, stvorite online sustav arhiviranja. Organizirajte sve veći broj dokumenata i datoteka koje vaše poduzeće svakodnevno stvara.
Upotrijebite niz jasno označenih mapa. Organizirate li svoj posao projektima? Po klijentima? Po odjelima? Stvorite sustav koji ima smisla za svoju tvrtku.
S sustavom arhiviranja za cijelu tvrtku, vaš će tim uštedjeti mnogo sati koje bi inače potrošili na traženje stavki ili dupliciranje napora jer ne mogu pronaći nešto.
4) Potaknite klijente i izvođače da dijele putem oblaka
Koliko puta se nalazite u porukama e-pošte? Tada ćete kasnije morati loviti e-poštu kako biste pronašli datoteku koja vam je potrebna.
Uštedjet ćete vrijeme dijeleći datoteke izravno putem oblaka.
Možda nećete moći “prisiliti” treće strane da koriste vašu platformu za dijeljenje u oblaku, zašto ne pitati? Brzo navedite prednosti, kao što je "Volimo dijeliti i uređivati datoteke na OneDrive ili Dropbox ili drugoj platformi jer štedi vrijeme u lovu putem e-pošte. Mogu li to podijeliti s vama? "
Neki neće biti zadovoljni dijeljenjem datoteka na ovaj način. Ali možete biti iznenađeni ako ga spomenete kao opciju.
5) Koristite aplikacije elektroničkog potpisa
Šaljete ili primate puno dokumenata kojima su potrebni potpisi? Ako je tako, vi i vaš tim vjerojatno provodite puno vremena slanjem e-pošte, ispisivanjem, potpisivanjem, skeniranjem, faksiranjem - znate vježbu.
Slijedi savjet: provjerite aplikacije za elektronički potpis temeljene na oblaku. Razmislite, pozdravni znak ili DocuSign. Postoji i mnogo drugih opcija za elektronski potpis.
Oni štede mnogo vremena. Ne samo to, aplikacije za elektronički potpis oduzimaju neki od faktora odugovlačenja jer možete odmah potpisati dokument, čak i dok ste na putu, umjesto da čekate dok se ne približite pisaču ili faks uređaju.
Oni također oduzimaju mnogo gnjavaže u opticaju radi potpisivanja. Oni usmjeravaju dokumente svim stranama radi potpisa, pa čak i šalju podsjetnike.
6) Stvorite digitalne knjižnice imovine u oblaku
Dopustite mi da vam postavim pitanje: koliko vremena provodite u lovu ili prosljeđivanju digitalne imovine tvrtke?
Govorim o vašem logotipu, o toj brošuri koju ste prenijeli na sajam prije nekoliko godina, predlošku za prezentaciju na ploči koji ste koristili prošle godine, vašem obrascu za ocjenu praznih performansi, službenim fotografijama tvrtke, izvršnim biosima, novinskim dokumentima i drugim sredstvima.
Ako je vaša tvrtka nešto slično mojoj nekad, potrošite previše vremena na kopanje za tu vrstu materijala.
Stvorite biblioteku digitalnih sredstava. Postavite središnju zajedničku mapu ili mape na platformi za pohranu u oblaku. Sada će ova sredstva biti dostupna svima u vašem timu koji ih trebaju, bilo gdje, bilo kada. Neće ih morati loviti niti će netko drugi tražiti da ih pronađu.
7) Pretvorite jedan važan poslovni sustav u oblak
Ne morate se baviti svim svojim poslovnim sustavima i odjednom sve premjestiti u oblak. Počnite s pregledavanjem triju najvažnijih sustava. To mogu biti QuickBooks, baza podataka o kontaktima i sustav za upravljanje inventarom.
Ako još uvijek koristite lokalne ili radne verzije tih sustava, počnite ocjenjivati prednosti obogaćenih (online) verzija. Uz verzije u oblaku, dobit ćete puno u smislu sposobnosti cijelog tima da imaju pristup informacijama i bolje surađuju. Sustavi oblaka olakšavaju prijenos podataka iz jednog sustava u drugi, eliminirajući dvostruki unos podataka i silosni učinak informacija koje se nalaze u jednom sustavu.
Koju će aplikaciju dostaviti najveći prasak premještanjem u oblak? To je pitanje koje treba postaviti.
8) Inzistirajte na Cloud-ažuriranoj zaštiti od zlonamjernih programa za sve radnike
To je osobito važno kod udaljenih radnika.
Velika poduzeća obično imaju IT odjel tvrtke koji uspostavlja mrežu tvrtke s mjerama zaštite kao što je zaštita od zlonamjernog softvera.
No male tvrtke možda nemaju mrežu.
Ili mali poslovni tim često radi s ljudima koji nisu na njihovoj mreži. Udaljeni radnici mogu se povezivati s vlastitih uređaja od kuće, koristeći javni oblak. Jednostavno se prijavljuju putem Interneta.
Stoga je važno da svatko tko pristupa vašim sustavima ili podacima ili dijeli datoteke, redovito ažurira zlonamjerni softver s novim potpisima zlonamjernog softvera putem oblaka.
Microsoft nudi ugrađeni proizvod Windows Defender za stolna računala i uređaje sa sustavom Windows - a besplatan je. Provjerite je li omogućena. Ili imate drugu opciju zaštite od zlonamjernog softvera.
Također, kada Windows 10 izađe kasnije ove godine, morat će dodati sigurnosne značajke ugrađene putem servisa Windows Update. Windows 10 nudi i opciju pod nazivom Windows Update for Business. To će omogućiti brži pristup sigurnosnim ažuriranjima i kritičnim popravcima te kontrolu nad implementacijom ažuriranja za IT administratore. Na primjer, ako imate IT odjel, moći će isporučivati zakrpe na udaljenim mjestima, koristeći ograničenu propusnost.
9) Instalirajte telefonski sustav temeljen na oblaku
Razmislite ili o telefonskoj usluzi VoIP (Voice over IP) ili o softverskoj virtualnoj centrali i sustavu govorne pošte.
S telefonskim sustavima koji se temelje na oblaku dobivate mogućnost da udaljeni radnici imaju pristup središnjem telefonskom sustavu - uz vrlo nisku cijenu. Za male tvrtke s udaljenim radnicima ili onima koji rade od kuće to je posebno važno. Čak i ako članovi tima koriste svoje mobilne uređaje, još uvijek možete povezati sve s središnjim proširenjima i kućicama govorne pošte tvrtke.
Dobivate i profesionalni dojam u obliku automatskog glasovnog pozdrava.
Poruke govorne pošte mogu se preusmjeriti kao audio datoteke putem e-pošte kako bi ih se moglo proslijediti drugim članovima tima.
Dobivate i statističke podatke o korištenju koji će vam pomoći da vidite kako vaš tim koristi telefon - savršen za upravljanje funkcijom korisničke podrške, na primjer.
10) Upotrijebite video sastanke
Posljednje, ali svakako ne manje važno, široku upotrebu virtualnih sastanaka putem videa. Ako ih već koristite, fantastično - učinite više od njih.
Video donosi utjecaj osobne interakcije na kupce i prodajne mogućnosti, bez troška osobnih putovanja.
Video susreti su također odlični za tim. Osobe koje rade od kuće ili se nalaze u različitim uredima mogu se osjećati izolirano. To može biti demotivirajuće. E-pošta i instant poruke su korisne, ali nisu zamjena za slušanje glasa člana tima ili gledanje osmijeha šefa. Video čini da se ljudi osjećaju uključeno. Ujednačava način rada.
Mnoge male tvrtke koriste Skype jer je besplatan i mnogi ga ljudi koriste za osobne potrebe koje već poznaju. Bez obzira na to koje rješenje za konferencije odaberete, učinite to.
Nadam se da će vas ovih 10 ideja potaknuti da učinite više s oblakom - ili da potvrdite da je vaša tvrtka u dobrom stanju kada je u pitanju oblak.
Nemojte odmah rješavati sve ovo. Samo odaberite jednu ili dvije - i započnite.
U vrijeme pisanja ovog članka, Anita Campbell sudjeluje u programu Microsoft Small Business Ambassador.
Slabo vješanje voćnih fotografija putem Shutterstocka
3 Komentari ▼
