Učinkoviti sastanci tvrtkama daju stvarnu vrijednost. Oni proizvode ideje, daju smjer, jačaju veze i obnavljaju snagu. Istodobno, tvrtke ne mogu posvetiti beskrajne resurse. Ključ je osigurati da su esencijalni ljudi pozvani - u odgovarajuće vrijeme iu odgovarajućem prostoru. Izravna interakcija prema zajedničkom cilju i završetak s jasnim akcijskim planom.
Jasna svrha
Svi učinkoviti sastanci imaju jasnu svrhu. To se pretvara u dnevni red. Ako pokušate pokriti previše stavki odjednom, vaš sastanak je prevelik. Ako je na stolu premalo tema, onda su e-poruke, razgovori osoba-na-osobu ili drugi oblici komunikacije praktičniji. U vašem dnevnom redu treba navesti određene stavke o kojima će se raspravljati u ispravnom redoslijedu. Pisanje stvari unaprijed pomaže razjasniti fokus sastanka. Ona također osigurava da sudionici imaju “buy-in”, stižu s vrijednim idejama i ostaju na pravom putu dok se rasprava odvija.
$config[code] not foundDobro organizirano
Logistika je ključna za učinkovit sastanak. Jedan aspekt je pozvati pravu skupinu ljudi koji obavljaju zadatke o kojima će se raspravljati, donositi odluke o tom poslu ili na drugi način upravljati utjecajem. Odaberite vrijeme koje nije samo besplatno za sve sudionike, ali se ne natječe s drugim radnim prioritetima ili energetskim razinama. Dužina sastanka je također važna.U većini slučajeva, dva sata je zdrav maksimum. Također pomaže u procjeni vremena za svaku točku dnevnog reda - i poštovanje ograničenja. Vaša lokacija trebala bi ljude učiniti ugodnima i praktičnim. U nekim slučajevima to će značiti privatnu lokaciju, konferencijski poziv ili sastanak izvan mjesta.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingDinamičke razmjene
Učinkoviti sastanci zahtijevaju učinkovitu komunikaciju. Pomaže uspostaviti temeljna pravila kao što je „Dio našeg cilja je razviti proračun za sljedeću fiskalnu godinu koji povećava naš neto prihod za 15 posto. Ako predlažete nove kategorije troškova za vaš odjel, budite spremni na smanjenje u drugim područjima - ili napravite dobar argument o tome kako će dodatni troškovi povećati prihode. ”Načini stvaranja sinergije uključuju uzimanje“ problemskog anketiranja ”gdje sudionici mogu pozvati zabrinjavajuća područja ili brainstorming kako bi zajednički generirali ideje. Moderator je vaše tajno oružje koje potiče grupni dijalog i nadograđuje interese svake osobe, a održava cjelokupni sastanak na pravom putu.
Značajni rezultati
Do kraja sastanka trebali bi postojati jasni i djelotvorni rezultati. Jedan od načina da se to potakne jest navesti „sljedeće korake“ kao konačnu temu na vašem dnevnom redu. Dodijelite 10 do 15 minuta kako biste sve labave krajeve vezali. Sažmite pitanja koja su sudionici riješili. Navedite sve stavke koje nisu riješene - i odredite tko je odgovoran za njihovo rješavanje do kada. Činiti to javno, a ne izvan mreže, pojačava odgovornost. Osim toga, planirajte distribuciju minuta ili općeg sažetka rasprave i njezinih ishoda. U nekim slučajevima, sljedeći koraci uključuju zakazivanje drugog sastanka. Provjerite s kolegama koji su odgovorni za naknadne zadatke prije sljedećeg sastanka kako biste osigurali kontinuirani napredak.
