Recite nam je li ovo poznato. Trebate svatko da prisustvuje velikom sastanku, ili da se uključite u konferencijski poziv, što znači da će svi biti udaljeni od svojih stolova na nekoliko sati. Sastanak je važan, ali i posao koji će sastanak prekinuti.
Postoje načini na koje možete odgovoriti na obje potrebe na poslu. U nastavku se nalaze savjeti o tome kako održavati sastanke, a proizvodnju zadržati na pravom putu, poboljšavajući učinkovitost, automatizaciju i korištenje tehnologije.
$config[code] not foundefikasnost
- Pregledajte svoje interne procese. Možda imate neke zadatke koji su dio vaše dnevne rutine bez kojih ne možete. Jednom kada znate što su, možete odvojiti važne zadatke od onih koje više nisu potrebne.
- Delegat. Obavezno komunicirajte sa svojim timom o tome što mogu učiniti kako bi pojednostavili projekte. Znati što možete učiniti sami, a što će zahtijevati pojačanja.
- Uzmi stanke. Ovo može zvučati kontradiktorno, ali ponekad morate prestati raditi kako biste nastavili raditi. Kako kaže Forbes: “Kada sjedite, enzim lipoprotein lipaza (LPL), odgovorna za razgradnju masti u krvotoku i pretvaranje u energiju, značajno pada, uzrokujući stvaranje masnih stanica. Ukratko, nedostatak kretanja jednak je padu energije.
- Planirajte dan oko ručka. Mnogi od nas su u jutarnjim satima oštriji, stoga iskoristite to vrijeme za posao koji zahtijeva duboku analizu i razmišljanje. Pišite izvještaje i krckajte brojeve čim sjednete. Nakon ručka, kada se napunite gorivom, usredotočite se na stvari koje zahtijevaju interakciju i razmjenu ideja, kao što su sastanci i konferencijski pozivi.
- Napravi popis. Stavite sve što trebate učiniti po redoslijedu prioriteta i vremenu koje će vam trebati. Dok provjeravate svaki zadatak, možete otkriti koja su doba dana najproduktivnija.
Automatizacija
- Automatizirajte zadatke društvenih medija. Hootsuite je vjerojatno najpoznatiji, ali postoje i mnoge druge aplikacije i alati društvenih medija. Na primjer, Buffer vam omogućuje da rasporedite postove prema određenom uzorku. Dakle, ako ste htjeli, recimo, radnim danima u 10 sati, Buffer vam može pomoći u tome. Druga platforma, Dlvr.it, omogućuje sinkronizaciju web-lokacije s uslugama Facebook, Twitter i LinkedIn.
- Izradite predloške za najčešće korištene dokumente. Recimo da šaljete istu vrstu računa ili pismo svaki tjedan. Možete uštedjeti vrijeme stvaranjem predloška za to, a zatim samo trebate popuniti odgovarajuća imena, datume i brojeve.
- Koristite online kalendare u oblaku i dijelite ih. Sjedenje na sastancima može potrajati, ali isto tako i raspored sastanaka. Dopuštajući svojim kolegama i klijentima da znaju što ćete raditi i kada to radite, možete uštedjeti mnogo povratnih i povratnih poruka e-pošte i poziva.
- Automatizirajte praćenje kupaca i slične zadatke. Nakon pregleda internih procesa, možda ćete otkriti da postoje brojni ponovni gubici vremena zadataka koje možete automatizirati za 30 minuta ili manje.
- Stvorite "konzervirane" odgovore e-pošte za poruke e-pošte koje zahtijevaju isto vrijeme odgovora i opet. Na taj način ne morate upisati istu poruku svaki put kada odgovorite. Ili još bolje, ako vam se stalno postavljaju ista pitanja, stvorite stranicu s često postavljanim pitanjima ili dokumentirajte i objavite je na mreži ili je dostavite svojim kolegama, tako da su odgovori na raspolaganju i da su zahtjevi za komunikacijom smanjeni.
Tehnologija
- Postavite popise za provjeru u Cloud kako biste ih mogli ponijeti sa sobom i podijeliti s njima, Forgett vam omogućuje da ih dijelite ili ih držite privatnim, pa čak i dopuštate dodavanje animiranih gifova. I Checkli ima mnoge iste značajke i omogućuje vam izradu PDF verzija vaših popisa.
- Upoznajte se s makronaredbama (također poznatim kao prečaci). Programi kao što je Microsoft Word imaju makronaredbe kao ugrađenu značajku koja korisnicima omogućuje automatsko izvršavanje rutinskih zadataka. Lako je izraditi i prilagoditi ih. Neki su dovoljno laki (kontrola i za kurziv). Nakon što ste ih uhvatili, uštedjet ćete vrijeme dok pišete. Da biste saznali više o stvaranju makronaredbi za Microsoft Word, posjetite stranicu podrške za Microsoft Office. I u duhu ovog djela, spremite ovu informaciju kao dokument i podijelite je sa svojim kolegama i osobljem kako bi im pomogli da pojednostave svoje potrebe.
- Ako želite naučiti kako napraviti predloške u programu Word, Excel ili PowerPoint, najbolje je vidjeti što Office ima za reći. Također, ovaj članak je koristan jer se usredotočuje na timsku suradnju.
- Upotrijebite računovodstveni softver za pojednostavljenje zadataka fakturiranja i naplate. Nije potrebno ručno generirati račune za klijente koji se svaki mjesec naplaćuju istim iznosom za istu uslugu.
- Koristite oznake, mape i oznake u pristigloj pošti. To pomaže sortiranju i organiziranju stavki, i što je još važnije, pomaže pri brzom dohvaćanju poruka.
Na vašim sastancima se događaju važne stvari, a nije dobro ići u njih zabrinuti zbog toga što će vam nedostajati. Slijedeći nekoliko savjeta o održavanju sastanaka, moći ćete smanjiti neke manje zadatke u uredu kako biste se usredotočili na veće zadatke u prostoriji za sastanke.
Slika za sastanak putem usluge Shutterstock
Više u: Sponzorirani 2 Komentari ▼
