Jedan od najvećih izazova s kojim se mnoge tvrtke suočavaju kada pokušavaju ostati u skladu s određenim vladinim propisima, ispravno primjenjuje softver za praćenje vremena. Uz mnoštvo opcija, uključujući i low-tech i high-tech, može biti izazov odrediti pravi softver, prave metode i najbolje prakse za implementaciju u cijeloj tvrtki.
Evo nekih od najboljih praksi koje uključuju neke od osnovnih i važnih praksi za pronalaženje odgovarajućeg softvera za praćenje vremena u vašoj organizaciji.
$config[code] not foundProvesti praćenje vremena s vrha, dolje
Ništa ne može demoralizirati zaposlenike više od osjećaja da postoji dvostruki standard, pogotovo kada je u pitanju praćenje njihovog vremena. Kada šef ne samo da promovira praćenje vremena, nego ga i koristi, to pomaže zaposlenicima da istaknu važnost praćenja vremena za sve uključene.
Postoji mnogo kreativnih načina na koje se cijela organizacija može smatrati odgovornom. Oglasna agencija Colle + McVoy implementirala je ne samo sustav timesheet-a, nego i softversko rješenje koje omogućava da se pivski frižider u cijelom poduzeću otvara svakog petka, pod uvjetom da se svi vremenski obrasci zaposlenika dostave na vrijeme.
Prema Adweek:
“Colle + McVoy je izgradio čudesan stroj nazvan TapServer -“ multi-keg piva uvođenjem sustava ”koji koristi RFID i prilagođeni softver kako bi provjerili da li ste prestali biti lijen git, završio svoje timesheets i zaradio svoj besplatni pinta „.
Osobito s nečim što je potencijalno nepopularno kao praćenje vremena, znajući da je šef dovoljno sam da to učini i da primjenjuje ista pravila na razini cijele tvrtke, može biti snažan motiv za sve ostale da učine svoj dio.
Ponudite potrebnu obuku
Komunikacija je sve. Osigurati da svi razumiju što je uključeno u precizno praćenje vremena može promijeniti način na koji vaši zaposlenici reagiraju na vaše nove politike vremenskog plana prema skokovima i granicama. Unatoč dobrim namjerama zaposlenika, ako ne razumiju što je uključeno, to može dovesti do pogrešaka i nedostatka informacija o vremenskim tablicama.
To je osobito važno za tvrtke koje rade s vladinim agencijama, imaju satne ili plaće zaposlenike, ili bilo koju drugu organizaciju koja ima stroge zahtjeve za praćenje vremena. Pravilno uvježbavanje često može značiti razliku između preostalog usklađivanja i gubitka vrijednog ugovora.
Automatizirajte cijeli proces
DCAA News je organizacija koja pruža informacije za izvođače koji žele postati DCAA-sukladni i sigurni vladini ugovori. Budući da održavanje usklađenosti s DCAA zahtijeva precizno praćenje vremena, vrijedno je spomenuti jednu od preporuka DCAA Newsa:
“… Preskočite bilo koji oblik ručnog knjigovodstva; pojednostavnite život pomoću automatiziranog softverskog sustava koji je sukladan s DCAA standardima. Ovi softverski paketi mogu informirati o tome koje podatke treba pratiti, mogu automatizirati odobrenja, omogućiti zaposlenicima da uđu ili izađu s bilo kojeg mjesta, kreiraju račune, omogućuju preuzimanje u QuickBooks, vrijeme ostavljanja tragova, mogu stvoriti iznimno detaljna ad hoc izvješća, dati zaporku zaštite i tako dalje. Ovi softverski paketi mogu menadžerima omogućiti rukovoditelje na više opipljivih zadataka, dok u isto vrijeme mogu vidjeti točne podatke o vremenskom rasporedu.
Ne samo da ćete automatizirati vaše poslovne procese, već će i oni biti kompatibilni s vladom, ali će također značajno pridonijeti sigurnosti podataka tvrtke. Prema IBM-ovoj studiji, "95 posto svih sigurnosnih incidenata uključuje ljudsku pogrešku." Da, to je ludo visoko.
Automatiziranje vaših procesa ne samo da će ublažiti taj rizik podataka, nego će vam također pomoći u usklađivanju, a sve dok ispravno obučavate svoje zaposlenike da prate ove nove sustave, vaša će organizacija moći izvući maksimum iz vašeg sustava vremenske karte,
Premjesti na satu zaposlenika
Dok zaposlenici koji plaćaju plaću mogu zvučati dobro u teoriji, u praksi se taj aranžman rijetko rješava za poslodavca ili zaposlenika. Zaposleniku je previše lako iskoristiti korist od neplanirane plaće, dok mnogi poslodavci od zaposlenika pokušavaju dobiti više od vrijednosti novca. Rezultat je često potezanje tegljača u kojem je produktivnost krajnja žrtva.
April Dykman, pišući za Get Rich Slowly opisuje neke od tih izazova:
"Na drugom poslu rečeno mi je da biti na plaći znači da" ako zatvorimo ured ranije, i dalje ćete dobiti plaću. "Ali zatvorili smo ured možda dva ili tri popodneva izvan godine, a bilo ih je mnogo, mnogim događajima koji su zahtijevali 8 + sat vremena. Jednom sam stavio 22-satni dan za posebno veliki događaj. "
Mnogo bolje rješenje je premjestiti sve zaposlenike na plaćanje po satu, pri čemu svaka strana jasno razumije što se očekuje i postoji daleko manje prostora za jednog da iskoristi druge.
Snimajte svoje vrijeme dnevno
Jedna od najvećih grešaka koju mnogi čine je snimanje listova vremena na kraju tjedna. Mnogi od nas jedva se mogu sjetiti što smo jučer imali za doručak, a kamoli da se sjetimo i rekreiramo cijeli radni dan nakon činjenice. Da biste održali dobre zapise i najbolje prakse, pobrinite se da svi u tvrtki bilježe svoju vremensku tablicu najmanje jednom dnevno.
Nasuprot tome, kako bi se to olakšalo, pobrinite se da proces snimanja vremenskog obrasca nije toliko zamršen da je to glavni zadatak. Snimanje rasporeda ne bi trebalo trajati više od nekoliko minuta svaki dan.
Iako zasigurno nisu iscrpni, ove najbolje prakse za izradu vremenskih tablica su neke od najvažnijih i, nažalost, previđene.
Ako vaša organizacija to može implementirati dok se sustav implementira, a može nastaviti jasno i učinkovito komunicirati sa svojim zaposlenicima - vaša će tvrtka još bolje funkcionirati.
Štoperica Photo via Shutterstock
7 Komentari ▼
