Funkcije tajnika mogu uključivati različite službene dužnosti kao što su odgovaranje na telefon, tipkanje, arhiviranje, otvaranje pošte i dobivanje kave. Tajnik koji služi kao pomoćnik upravitelja ima slične funkcije. Međutim, ova vrsta tajnika izvještava izravno upravitelju (za razliku od svih ostalih u tvrtki) i pomaže upravitelju na razne načine kako bi mu olakšao posao, kao i održavanje ureda u uredu.
$config[code] not foundKomunikacijske funkcije
Kao tajnik upravitelja, često ćete biti prva osoba koja će kontaktirati one koji pokušavaju doći do vašeg šefa unutar i izvan tvrtke. Za razliku od recepcionara ili glavnog tajnika koji odgovara na telefon za cijelo osoblje, možda ćete biti odgovorni za odgovaranje na dolazne pozive samo vašem upravitelju. Morat ćete prikazati pozive kako biste utvrdili možete li pomoći pozivatelju ili je vaš šef na raspolaganju za primanje poziva. Pomoć upravitelju uključuje pozdravljanje posjetitelja koji dolaze u ured vašeg upravitelja i usmjeravanje prema uputama vašeg upravitelja. Funkcije tajnika vašeg upravitelja također mogu uključivati povezivanje s drugim stručnjacima u njezino ime putem pisane korespondencije, telefoniranja i slanja e-pošte.
Organizacijske funkcije
Menadžeri očekuju od svojih tajnika da budu organizirani. Vi ćete biti odgovorni za održavanje urednih datoteka u uredu i čuvanje povjerljivih dokumenata na sigurnom području. Možda ćete morati razvrstati dolaznu poštu kako biste utvrdili što se daje vašem upravitelju, pohranjeno ili odbačeno. Pomoć upravitelju često uključuje održavanje njegovog ili njezinog rasporeda. Od vas će očekivati da pratite njegove sastanke, zakazujete sastanke i organizirate putne aranžmane kada je to potrebno. Dodatne funkcije mogu uključivati postavljanje konferencijskih poziva i sudjelovanje na sastancima, kao i davanje dnevnog reda i vođenje zapisnika.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingUpravljačke funkcije
Iako ste tajnik upravitelja, neke od vaših odgovornosti mogu uključivati upravljanje. Pružanje pomoći upravitelju ponekad može značiti i samu ulogu upravitelja. Vaš šef vam može dati zadatak nadgledanja određenih projekata kao što je upravljanje bazom podataka ili kreiranje i ažuriranje izvješća. Ako u uredu postoje drugi službenici, možda ćete biti odgovorni za njihovo upravljanje i dodjeljivanje dnevnih zadataka. Oni se mogu javiti izravno vama umjesto upravitelju, a vi možete služiti kao njihov neposredni nadzornik. Također možete biti pozvani da trenirate druge zaposlenike i čak podučite svog nadzornika o takvim stvarima kao što su podučavanje kako upravljati uredskim strojevima ili koristiti softverske pakete.
