Izvršni tajnik može napraviti ili slomiti visokog rukovoditelja koji ovisi o njoj. Njena sposobnost upravljanja radnim opterećenjem i ostvarivanja ciljeva važni su ne samo za svakodnevne funkcije u uredu, nego i za uspješnost organizacije. To je izazovna uloga koja zahtijeva obrazovanje, iskustvo i vještinu.
Veliki teret
Upravljanje radnim opterećenjem može biti jedan od najvećih izazova s kojima se suočavate kao izvršni tajnik, osobito ako podupirete više od jednog izvršnog direktora. Konfliktni prioriteti među rukovoditeljima mogu učiniti da se osjećate fragmentirano, pogotovo kada dođe do promjena u zadnji čas. Američki ured za statistiku rada navodi da su organizacijske vještine jedna od četiri glavne kvalitete koje su potrebne izvršnim tajnicima. Vaša sposobnost da osigurate da su izvješća, datoteke i drugi podaci ispravno popunjeni, lako dostupni i sigurni, čine rad vaših nadređenih mnogo lakšim.
$config[code] not foundProblemi s ljudima
Nijedan izvršni tajnik ne radi u vakuumu. Vi ste osoba kojoj drugi menadžeri, zaposlenici, prodavači, kupci, članovi uprave i posjetitelji najvjerojatnije dolaze kada im je potrebno nešto. U nekim slučajevima morate se baviti ljudima koji su teški ili onima koji vas vide kao podređenog koga mogu zlostavljati. Izvršni tajnik mora biti u stanju procijeniti teške situacije, a zatim asertivno i jasno komunicirati - uz zadržavanje povjerljivosti i dobrih radnih odnosa.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingVrijeme, vrijeme, vrijeme
Upravljanje vremenom je još jedan veliki izazov za izvršnog tajnika. Obično upravljate ne samo svojim vremenom, već i poslovnim rasporedima za one koje podržavate. Česti prekidi često se javljaju zbog različitih razloga. Možda ćete biti odgovorni za koordinaciju sastanaka, zakazivanje sastanaka, organiziranje putovanja i zakazivanje drugih aktivnosti. Izvršni tajnici ponekad se bore s ravnotežom između posla i privatnog života. Mnogi rukovoditelji rade puno vremena - i mogu očekivati da njihov izvršni tajnik učini isto. Osim toga, možda ćete se boriti da nađete vremena za komunikaciju sa svojim šefovima tijekom zauzetog rasporeda.
Nadzor i upravljanje projektima
Dodatne dužnosti mogu biti složene i dugotrajne, ali izvršni tajnik ih mora ispuniti pored svog drugog posla. Izvršni tajnik može također biti nadzornik i imati upravljačke odgovornosti. U velikom uredu možete imati jednog ili više mlađih tajnika koji vam se javljaju. Morate dodijeliti i nadzirati njihov rad, pružiti obuku i izvršiti procjenu uspješnosti. Neki izvršni tajnici također imaju velike projekte. Oni mogu biti dodijeljeni za obavljanje istraživanja na velikom projektu, prikupljanje statističkih podataka i upravljanje bazama podataka, pokretanje izvješća za sastanke ili izradu proračuna.
Priprema, plaća i Outlook
Kako bi se suočili s tim izazovima, izvršni tajnik obično traži suradničku diplomu ili neki fakultet i nekoliko godina iskustva vezanog za posao, navodi BLS. U nekim organizacijama može biti potrebna diploma prvostupnika. Većina izvršnih tajnika treba znatna znanja o specifičnom poslovanju ili industriji u kojoj rade. Certifikacija je dostupna i može biti pokazatelj znanja i stručnosti. Srednja plaća za ovo zanimanje iznosila je 35.330 dolara godišnje u 2012. godini, a BLS projektira prosječni rast zaposlenosti od 12 posto od 2012. do 2022. godine.
