Zabilješke na sastancima odnose se na svrhu sastanka, relevantne činjenice i način na koji primatelji trebaju odgovoriti na informacije. Sačuvajte dopis kao izravan i sažet i pošaljite ga elektroničkim putem ili ga postavite u interne poštanske sandučiće svojih zaposlenika. Čvrsta bilješka o poslovnom sastanku pomaže menadžerima, voditeljima timova i suradnicima da pravovremeno i učinkovito dijele informacije sa zaposlenicima o nadolazećim sastancima.
$config[code] not foundFormat zapisa
Pratite standardne postupke pisane poslovne komunikacije prilikom formatiranja memoranduma za sastanak - Jedan razmak i lijevo opravdavaju sadržaj, preskočite liniju između stavaka, stavite jedan razmak nakon svakog razdoblja i ne uvlačite kada pokrenete novi stavak, Koristite određene naslove, kao što su "Što donijeti na sastanak" kako bi pomogli primateljima identificirati važne informacije, te dati numerirane popise i zabilješke kako bi brzo pronašli informacije koje su im potrebne, preporučuje laboratorij za pisanje Sveučilišta Purdue. Na vrhu stranice ostavite marginu od 1,5 inča - osim ako ne koristite zaglavlje i morate povećati marginu - i napisati riječ "MEMORANDUM" velikim slovima masnim slovima na vrhu stranice, preporučuje Sveučilište Loyola u New Orleansu.
Detalji i predmet
Navedite konkretne informacije o sastanku. Nemojte koristiti dopise za sastanke da biste raspravljali o drugim pitanjima koja nisu relevantna za sastanak, preporučuje Sveučilište Maryland University College. Uključite datum, vrijeme i mjesto sastanka, primarnu temu i tko vodi sastanak u naslov. Po potrebi uputite dopis pojedinačnim zaposlenicima, cijelom odjelu, određenom timu ili cijelom osoblju. Navedite kratak pregled onoga što će se raspraviti na sastanku i uključite upute ili priloge ako želite da zaposlenici čitaju ili pripremaju materijale prije datuma sastanka. Držite podsjetnik na jednoj stranici ili manje.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingProfesionalni ton
U svom podsjetniku koristite običan svakodnevni profesionalni jezik i izbjegavajte sleng, sarkazam ili šale. Jasno navedite kada, gdje i zašto vodite sastanak, i ne pokušavajte impresionirati primatelje riječima riječi. Budite izravni i specifični s detaljima i uputama za sastanke, a istovremeno zadržite pristojan i uljudan ton. Izbjegavajte emocije i držite se osnovnih činjenica o sastanku, prema Sveučilištu Loyola. Čak i ako raspravljate o emocionalno nabijenim pitanjima, sukobima ili problemima tvrtke tijekom sastanka, vaš memorandum sastanka treba mirni, neutralni ton.
Načini slanja dopisa za sastanak
Pošaljite dopis o sastanku na isti način na koji biste inače komunicirali sa suradnicima i osobljem, Na primjer, ravnatelj osnovne škole može staviti papirnati primjerak memoranduma u interni poštanski sandučić svakog učitelja. Ili bi mogla elektronički poslati dopise na radne adrese e-pošte nastavnika. Zapamtite tekstualnu poruku samo zaposlenicima ako ste ih unaprijed obavijestili da namjeravate korespondirati na taj način. Podsjetnici su obično predugi za slanje pomoću tekstualnih poruka, osim ako unosite samo datum, vrijeme i lokaciju. Izbjegavajte korištenje osobnih računa e-pošte zaposlenika za posao, ali ne ustručavajte se poslati dopise za sastanke na radne adrese e-pošte.
