Sa svim dostupnim načinima komunikacije, možda mislite da vaši zaposlenici ne bi trebali obuku o razmjeni poruka. Istina je da raznolikost opcija često otežava odabir pravog puta. Uspostavljanje nekoliko pravila i najboljih praksi osigurava da zaposlenici donose ispravne odluke kada je u dijalogu uključeno više ureda. Kada imate jasne protokole, pojavljuje se manje sukoba i nesporazuma.
$config[code] not foundIzrada pravila i postupaka
Priprema, pisanje, revizija i objavljivanje politika i procedura formalizira temeljne interakcije koje se događaju u vašoj tvrtki. Ako ne uzmete vremena da razmislite o takvim situacijama, kršenja sigurnosti i zabrinutost za privatnost mogu vas izbaciti iz rada. Trebate postaviti standarde za način na koji prikupljate, obrađujete, prenosite i koristite informacije između ureda, koristeći e-poštu, posebne omotnice za poštansku poštu i druge druge ubrzane metode. Vodite računa da zaštitite podatke o osoblju i klijentima i budite sigurni da ste u skladu sa zakonima. Na primjer, obučite zaposlenike da uoče sumnjive poruke e-pošte koje predstavljaju krađu identiteta ili druge lažne internetske aktivnosti.
Razvijanje predložaka
Osposobljavanje zaposlenika o međusobnoj komunikaciji treba uključivati kako koristiti predloške za e-poštu, biltene, prezentacije i druge uredske informacije. Stvaranjem standardnog formata provodite korištenje logotipa, fontova i boja tvrtke. Objavljivanje istih na intranetskoj stranici tvrtke čini ih lako dostupnim svim zaposlenicima. Obuka uključuje opisivanje svrhe predloška, kako ga prilagoditi i upotrijebiti.
Provođenje vježbi igranja uloga
Neučinkovita međusobna komunikacija događa se kada se ljudi ne izraze jasno, slušaju pažljivo i potpuno se poštuju. Provođenjem vježbi za izgradnju tima pružate mogućnost vašem osoblju da prakticira komunikaciju u okruženju koje ne ugrožava praksu. Na primjer, podijelite grupu zaposlenika s različitih mjesta u parove. Zamolite sudionike da razmisle o teškom razgovoru, kao što je otkazivanje zaposlenika. Jedna osoba ima ulogu upravitelja, a druga osoba ima ulogu zaposlenika. Nakon pet minuta isporuke poruke, zamolite sudionike da razgovaraju o razgovoru i što je pomoglo ili nije pomoglo u procesu. Ne možemo izbjeći nesuglasice ili pregovore na radnom mjestu. Međutim, učenjem kako dešifrirati obrasce koji ne doprinose rješavanju, možemo razgovarati bez obrambenog stajališta, slušati istinsko značenje onoga što je rečeno, ostati mirni unatoč optužbama i ljutnji, te se usredotočiti na produktivno rješavanje problema.
Nagrađivanje i prepoznavanje dobrih komunikatora
Jednom kada uspostavite obrasce učinkovite komunikacije, ovjekovječite taj trend nagrađivanjem i prepoznavanjem onih koji šire sukobe i surađuju. Na primjer, možete nagraditi timske igrače koji odgovorno koriste društvene medije za promidžbu proizvoda tvrtke distribuirajući male žetone vašeg priznanja, kao što su poklon kartice, ulaznice za filmove ili kuponi. Također možete javno zahvaliti zaposlenicima na njihovoj sposobnosti da informiraju ljude na sastancima tvrtki, događajima i ceremonijama. Na primjer, navedite potvrdu o postignuću za najbolji bilten distribuiran u vašoj tvrtki.
