Što mislite: podcjenjujemo li važnost e-pošte? Možda zato što se gubi u spamu, ili zbog alternativnih kanala u Twitteru, LinkedInu i Facebooku? Pametna osoba nedavno me podsjetila da je e-mail okosnica društvenih medija.
A u nedavnom postu o poslovnom bontonu u American Express OPEN Forumu, stručnjak za male tvrtke Steve Strauss je napisao:
„E-pošta je sada dominantan oblik poslovne komunikacije i kao takva se mora tretirati. Neke jedinstvene politike pomažu svima da ostanu na pravom putu.
$config[code] not found
Kažem da je čak i sa "e" ispred njega, to je još uvijek mail. To je vaša poslovna komunikacija. To nije samo prodaja. A naše uranjanje u brzo i bezbrižno tekstualno komuniciranje ne znači da ne bismo trebali obratiti pozornost na vlastitu e-poštu. A ako ćete to učiniti - i suočiti se s tim, vi to činite kako treba. Mislim da moj popis ovdje nije ništa što već ne znamo, ali možda će nam trebati podsjetnici. Nadam se da ovo pomaže:
1. Neka bude kratko, Svi smo zauzeti. Većina od nas je skimming naše e-mailove, u potrazi za ključnim točkama, i pokušavate dobiti i iz njih brzo. Nikada nisam napisao ništa što nije bilo korisnije kad bi se smanjilo na polovicu njegove duljine.
2. Stavite naslovnu liniju sažetak, Ovo izgleda očigledno, ali skenirajte vlastite poruke e-pošte, a većina tema u najboljem slučaju je slučajna. Imamo niti koje rastu kao grudvice vezane za temu prve poruke, predmet koji je odavno promijenjen. Imali smo teme poput naslova, pokušavajući nas prevariti u daljnje čitanje. Ne zvučite kao pošiljatelj neželjene pošte. Opišite svoju poruku u svom naslovu.
3. Počnite i završite s “vi”. To je jedna od osnova pisanja poslovnog pisma: obratite pažnju na vlastite interese čitatelja. Započnite prvi odlomak s riječju “Vi” i uključite nešto poput “pitali ste me” ili “Vi ste htjeli…” ili “Vi ste spomenuli” ili “Trebate”. čitatelj će se izvući iz toga što god želite.
4. Samo jedna tema po poruci, Pronaći ćete da stvarni rezultati e-pošte idu gore kada razbijate e-poštu u jednu poruku za svaku temu. Te dodatne poruke koje želite uključiti imaju veću vjerojatnost da ćete se izgubiti. Prekinite poruke.
5. Koristite odgovarajući ton, Budite oprezni i ispravite ton. Sarkazam, parodiju i ironiju teško je staviti u hladni, tvrdi crno-bijeli tekst. Tonovi su vrlo lako pogrešno shvaćeni. Nikada ne pišite e-poštu koja bi se mogla pogrešno protumačiti i proslijediti nekome izvan konteksta. Nikada nemojte pisati e-poštu koja bi bila neugodna ako se citira.
6. Nemojte slati dodatne kopije. To je poruka, a ne arhiva ili trezor. Svi mi mrzimo one dodatne kopije pokrića-vaše-leđa, koje se šire e-poštom svima koji bi vas mogli neodređeno jednog dana optužiti da niste nešto poslali, ili nešto riješili ili pratili. Pošaljite poruku e-pošte osobama kojima je namijenjena i nikom drugom.
7. Poštujte pravopis i gramatiku, Upotrijebite provjeru pravopisa barem, ali prepoznajte kao što to radite tako da provjere pravopisa ne uhvate mnogo sjajnih pogrešaka. Primjeri "tamo" za "svoje", na primjer, ili vrlo česta zbunjenost apostrofa i množine, kao da je svakoj pluralnoj riječi potrebna apostrofa. Pokušajte ovo Google pretraživanje ili moju osobnu omiljenu, 10 čestih pogrešaka na oatmeal.com. Ove greške u vašoj komunikaciji čine ono što veliki komad špinata u vašim zubima čini vašem osmijehu.
8. Zapamtite da nije privatna, E-pošta vaše tvrtke pripada tvrtki, a vaša osobna e-pošta može biti pozvana na sudu. Ljudi koji žele i znaju kako mogu njuškati e-poštom. Nikada nemojte pisati u e-pošti sve što je neugodno za vas ili vašeg primatelja, neprikladno, netrpeljivo, ilegalno ili glupo.
9. E-pošta nije za argumente, Ljutite riječi nisu biorazgradive. Nikad ne raspravljajte e-poštom. Prošećite niz hodnik ili se javite na telefon. Sama sam to naučila na teži način, misleći da bi moja briljantna upotreba engleskog jezika mogla nekako bolje ukazati nego što bih mogla sa staromodnim razgovorima. Nikad ne. E-pošta gotovo nikad ne osvaja točku ili zaustavlja argument. Gotovo uvijek pogoršava, ne i bolje.
10. Obratite pažnju na te niti, Većina našeg softvera za e-poštu gradi dugačke poruke e-pošte kao što djeca grade padine. Svaka nova e-pošta prikuplja se u nastavku. Postoji li itko tko se barem jednom nije sjetio, prekasno, da ste slučajno poslali dugu nit koja je sadržavala previše informacija ili neki neugodni komentar o nekome usput. Ne mrzite li to kad se to dogodi? A onda, osim tog problema, postoji samo obična zasićenost beskorisnih informacija jer svaka nova e-pošta u niti uključuje sve prethodne poruke e-pošte. Razmislite o tome koliko mulja šaljemo kroz cjevovod. Da li svatko mora biti podsjetio u svakoj e-pošti o svemu što je rečeno u svim srodnim porukama e-pošte?
