Kako napisati opis posla za administrativnog pomoćnika

Opisi radnih mjesta administrativnog pomoćnika trebaju biti prilagođeni potrebama osobe i organizacije kojoj će pomagati. Trebali bi pažljivo razmisliti i planirati, pogotovo zato što se može smatrati pravnim ugovorom. Dobar opis daje detaljan popis zadataka i mjerila za administrativnog pomoćnika.

Navedite osnovne kategorije posla. Oni bi trebali uključivati naslov (tj. Administrativni asistent VP), odjel, izravni nadzornik, opća područja nadzora, zadatke, uvjete zapošljavanja i kvalifikacije.

$config[code] not found

Objasnite točno koga će zaposleni pomoći. To će spriječiti eventualne sukobe u uredu u budućnosti. Ako ovaj pomoćnik služi skupinu pozicija, učinite to jasnim. Pisano u pisanom obliku, ako je ovaj pomoćnik u potpunosti zaposlen prema vlastitom nahođenju. Navedite i zapovjedni lanac i odgovarajuću strukturu izvješćivanja.

Odredite primarne zadatke. Budite oprezni s lijenim, ulovljenim izrazima za opis posla, kao što su "svi potrebni zadaci". Budi precizan. Hoće li administrativni pomoćnik zakazivati putovanje, rezervirati smještaj, uzimati diktate, voditi zapisnike za sastanke, upravljati kalendarskim rasporedom, organizirati sustave datoteka ili nadgledati drugo pomoćno osoblje? Uključite ih u neku oznaku sa svakim oznakom koja počinje s glagolom akcije (održavanje, sortiranje, nadgledanje, stvaranje, definiranje, podsjećanje, itd.).

Odredite potrebne karakteristike za izvrsne performanse. Isto bi tako trebali biti i specifični. Primjerice, zatražite stručnost u programima Word, Excel i Photoshop, a ne računalne pismenosti.

Uspostaviti odgovarajuću razinu obrazovanja i iskustva. To bi se trebalo temeljiti na specifičnim dužnostima koje se zahtijevaju. Za neka administrativno-pomoćna radna mjesta potrebna je samo diploma srednje škole. Međutim, može biti poželjna visoka stručna sprema u poslovnoj administraciji ili nekom drugom službenom treningu tajnika. Za administrativne pomoćnike visoke razine potrebno je prethodno iskustvo.