Memorandum s lošim vijestima o smanjenju budžeta jednako je stresan za osobu koja ga mora pisati kao i za zaposlenike koji je primaju. No, postoje načini za rješavanje pravog podsjetnika za ovaj nesretan zadatak, a to uključuje zadržavanje kvaliteta kao što su ton, izravnost i empatija na umu. Suočite se s lošim vijestima u svom bilješci, objasnite što će se dogoditi sljedeće, i otići ćete dug put prema razumnom prihvaćanju ove negativne situacije.
$config[code] not foundinstrukcije
Objasnite što se događa što prije možete u dopisu. Počnite s prepoznavanjem da su vijesti koje ćete donijeti nepoželjne. Zatim iznesite razloge za smanjenje proračuna i to na miran, racionalan način.
Opišite što znači smanjenje proračuna za radna mjesta zaposlenika. To je najveće pitanje koje ćete morati riješiti. Navedite na koji će odjeli u vašoj tvrtki utjecati rezovi i koliko će radnih mjesta biti na liniji.
Izbjegavajte korištenje ljutitog, ponižavajućeg ili podrugljivog jezika bilo gdje u svom dopisu. Poštujte svoje zaposlenike tako što ćete govoriti istinu i na suosjećajan način. Ali nemojte se ispričavati ili pisati pretjerano o tome koliko se osjećate uzrujano. Vaši zaposlenici će takve komentare vjerojatno smatrati neiskrenima.
Izrazite zanimanje za povratne informacije. Informirajte svoje zaposlenike kako vas mogu dobiti s pitanjima o smanjenju proračuna. Pokušajte predvidjeti vrste pitanja koja će postaviti i budite spremni dati vjerodostojne, koncizne odgovore.
Hvala zaposlenicima za njihovo vrijeme, ne samo za čitanje dopisa, već i za njihov naporan rad i predanost poslu. Izbjegavajte lažnu samilost. Umjesto toga, pokažite suosjećanje i zabrinutost. Pružite im podršku tako da u svoj dopis uključite informacije o savjetovanju i drugim oblicima pomoći zaposlenika koji bi mogli biti dostupni.
Usmjerite zaposlenike na ljudske resurse za više informacija o smanjenju proračuna. Iako bi taj odjel trebao obavijestiti zaposlenike o aranžmanima kao što su otpremnine, osiguranje i zapošljavanje, izbjegavajte slanje zaposlenika da odgovore na pitanja orijentirana na zabrinutost. Vaša je odgovornost učiniti da se zaposlenici osjećaju opuštenije i da vam trebaju doći s tim pitanjima.
Uključite sve priloge koje možete imati u vezi s rezanjem proračuna. Nakon potpisivanja bilješke s zalogom dostupnosti za bilo kakva pitanja, možete dodati i postskript koji usmjerava čitatelje na grafikone i druge statističke podatke koji podržavaju odluku o smanjenju proračuna. To može pomoći zaposlenicima da bolje razumiju razlog za potez.
Savjet
Odbijte glasine pišući dopis što je prije moguće. Glasine o predstojećim lošim vijestima mogu stvoriti zabrinjavajuće probleme s moralom koje treba brzo riješiti.
Pažljivo provjerite bilješku o bilo kakvim gramatičkim, jezičnim ili pravopisnim pogreškama. Pogreške će umanjiti ozbiljnu važnost vaše najave.
