Čuvanje zapisa danas je važan dio mnogih vrsta poslovanja. Bilo da radite u medicinskom uredu, na sveučilištu, u pravnoj tvrtki ili u nekoj drugoj instituciji, upravljanje obrascima koji održavaju te poslove često je posao s punim radnim vremenom. S vremena na vrijeme, količina papirologije koju je organizacija stvorila može se činiti neodoljivom. Uobičajeni problemi s kojima se suočava upravljanje zapisima mogu se ublažiti ako postoje sustavi za njihovo rješavanje.
$config[code] not foundIzgubljeni zapisi
Izgubljeni zapisi mogu varirati od manje neugodnosti za tvrtke do golemog gnjavaže koja traje mjesecima, ili čak godinama, za rješavanje. Na primjer, ako klijenti redovito traže dokumente od tvrtke i ne možete ih pravodobno pružiti (ili uopće), rizikujete gubitak njihovog poslovanja u budućnosti. Ako su važni dokumenti potrebni za pravnu stvar, kao što je obrana tvrtke od tužbe, ne dostavljanje odgovarajućih dokumenata može koštati ogromne svote novca, ili čak značiti raspuštanje poslovanja u cijelosti. Jedan od načina za izbjegavanje gubitka zapisa je detaljna organizacija i proces pohrane podataka.
Organizacija zapisa
Pravilna organizacija datoteka je jedan od temelja dobrog upravljanja zapisima. Tvrtke obično organiziraju datoteke kronološki po godinama, a zatim po abecedi po imenu klijenta. Osim tiskanih kopija zapisa vaše tvrtke, elektroničko pohranjivanje je održiva opcija koja štedi prostor i vrijeme koje vaša tvrtka može upotrijebiti u druge svrhe. Međutim, čak i ako odlučite spremiti većinu vrijednih datoteka na računalima svoje organizacije, tiskane kopije imaju svoje mjesto u pohrani i organizaciji zapisa. Izvorni dokumenti, kao što su oni s potpisima s ovjerom, često se moraju čuvati određeni broj godina ili, ponekad, na neodređeno vrijeme.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingSpremanje zapisa
Ovisno o vrsti posla za koji vodite evidenciju, kao io tome koliko dugo je tvrtka radila, možda ćete ostati bez prostora za sve formate ormara za datoteke koje morate čuvati. Potencijalno rješenje ovog problema nije zadržavanje bilo kakvih nepoznatih zapisa. Razmislite koliko dugo vaše poslovanje stvarno treba imati ove oblike na ruku. Za federalne porezne svrhe, većina dokumenata se može odložiti nakon određenog vremenskog razdoblja, prema uputama Službe za unutarnje prihode (IRS), ovisno o vrsti povratka (vidi odjeljak Resources). Različite tvrtke, kao što su pravne i medicinske službe, dužne su čuvati podatke o klijentu samo određeni broj godina, ovisno o stanju u kojem posluju. Drugo rješenje je pohranjivanje zapisa u zasebnom objektu, kao što je jedinica za pohranu. Na taj način oni ne zauzimaju dragocjen prostor u poslovnim prostorima koje biste mogli koristiti za pokretanje organizacije. Imajte na umu, međutim, da takve jedinice mogu biti skupe, ovisno o broju zapisa koje trebate pohraniti.
