Pred vama je projekt pisanja … i prazan komad papira. U hladnom znoju počinjete misliti da bi bilo lakše unajmiti copywritera (uostalom, niste bili u poslu da biste bili pisac). Razmisli još jednom. S pet jednostavnih koraka i neke prakse, možete biti vlastiti copywriter i reinvestirati novac koji bi proveo na vanjsku pomoć za Vaše poslovanje.
Zašto je poslovno pisanje važno
Razlog pisanja, ili bilo kakve poslovne komunikacije, važan je iz istog razloga zbog kojeg se bavimo poslom: stvoriti pozitivne poslovne rezultate. Učinkovito poslovno pisanje može promicati pozitivne poslovne rezultate na mnogo načina, uključujući:
- Stvaranje vrijednosti za dionike
- Pomaže u usklađivanju dionika s strategijama i ciljevima tvrtke
- Dopuštajući piscu da se uključi u kontinuirano učenje
Niže navedeni prijedlozi za pisanje poboljšat će način na koji pišete bilo kada - od neformalne e-pošte do potpunog poslovnog prijedloga. (Jedino što će varirati je vrijeme provedeno na svakom zadatku pisanja.)
Korak 1: Upoznajte svoju publiku.
Jeste li komunicirali gore, dolje ili bočno? Je li vaša publika unutar ili izvan vaše organizacije? Ovo su najosnovnija pitanja koja se odnose na vašu publiku. Ako ovdje završite u svojoj istrazi, vjerojatno nemate dovoljno informacija da biste išli dalje u procesu pisanja.
Upoznajte svog čitatelja na bilo koji način. Ako je to jedna određena osoba, imaju li pomoćnika koji vam može dati uvid? Možda vam izravna izvješća osobe mogu dati neke smjernice? Postoji li profil osobe koja će vam pomoći odrediti njihove interese i stil komunikacije? Ako prodajete ili komunicirate u lancu zapovijedanja, odgovori na ta pitanja mogu biti ključna odrednica da li vaša publika čita i djeluje na vaše pisanje.
Odvojite trenutak i razmotrite željeni stil komunikacije vašeg čitatelja. Razmislite o tome kako komuniciraju s vama i drugima. Žele li da “dođete do točke” ili počnu pitati kako vaša obitelj radi? Prevladavajuća mudrost u američkoj pisanoj komunikaciji je da se dođe do točke; međutim; Mnogi poslovni stručnjaci preferiraju prvo graditi odnos i neće čitati vašu e-poštu ako se osjećaju podcijenjeni komunikacijom koja skače pravo na posao. Znajući svoju publiku znači znati gdje staviti svoju glavnu točku: na početku ili na kraju.
Najvažnija stvar koju trebate zapamtiti kada razmatrate vašu publiku jest znati što im je stalo. Nema ništa loše u pitanju: "Što je to za mene?" Ako ga ne tražite u ime čitatelja, vaša poruka može biti zanemarena.
Korak 2: Odlučite o komunikacijskom kanalu.
Jednom kada upoznate svoju publiku, možete donijeti informiranu odluku o tome koji kanal koristiti. Kanali ili načini komunikacije mogu se podijeliti na unutarnje ili vanjske, formalne ili neformalne. Opet, ovo je samo prvi korak. Razmotrite hoće li čitatelj proslijediti vaše podatke. Ako da, kome će ga on ili ona proslijediti? Ta će vam pitanja pomoći da odlučite trebate li brošuru, pismo, dopis, e-poštu ili neki drugi oblik pisanja.
Primjer: Pisat ćemo našem nadzorniku kako bismo ga uvjerili da je potrebno uspostaviti novu politiku oko zahtjeva za plaćenim slobodnim vremenom. Budući da je ovo formalniji interni zahtjev, koristit ćemo format podsjetnika. Memorandum će biti napisan na takav način da ga nadzornik može odnijeti direktoru HR-a na raspravu.
Korak 3: Verbalizirajte željenu radnju.
Tijekom radionica u poslovnom pisanju, sudionici često razumiju publiku i komunikacijski kanal, ali u trenutku kada moraju identificirati svoj opći cilj, misle: “Želim da ga pročitaju”. pisanje - za promjenu ponašanja. Verbaliziranje onoga što želite od čitatelja potiče određenu akciju. Želite li da čitatelj slijedi novu politiku? Želite li da pozovu na prikazivanje ili probnu ponudu? Predlažete li promjenu ili podnošenje zahtjeva koji zahtijeva hitno djelovanje?
Ako vam je nejasno o idealnoj akciji, vaš će čitatelj biti nejasan - i manje je vjerojatno da će djelovati. S druge strane, ako imate jasnu predodžbu o tome što je cilj vaše komunikacije, vjerojatno ćete uvjeriti čitatelja da djeluje. Vrijeme je bitno u poslovnom pisanju. Imate samo trenutak da pustite publiku da zna da je ono što imate reći vrijedno i da je potrebno djelovanje.
4. Razmislite kao novinar.
Kao i reporter, odgovorite na pitanje "Pet W" - tko, što, gdje, kada, zašto (i kako). Zapamtite da je pisanje poslovanja jasnije kada je riječ o tome. Nemojte davati povijest i "zanimljive" detalje u pozadini, osim ako se izravno ne odnosi na ono što želite čitatelju.
Ako imate čitatelja koji voli značajne pojedinosti, razmislite o odgovaranju na sljedeća pitanja u svom pisanju:
- Zašto čitatelj brine?
- Kako čitatelj koristi?
- Što bi čitatelj trebao učiniti?
- Kada bi čitatelj to trebao učiniti?
- Što se događa ako čitatelj poduzme mjere?
- Što se događa ako čitatelj ne poduzeti mjere?
- Kome će još koristiti? Zašto?
- Gdje čitatelj ide za više informacija?
Korak 5: Zatvorite prodaju.
Pitajte za prodaju na kraju poslovne komunikacije. Zatražite od čitatelja akciju koju očekujete i kada to očekujete. To je tehnika zatvaranja koja je najučinkovitija za američke publike. Ako pišete za međunarodnu publiku, postoje različiti koraci; međutim, pružanje uvjerljivog kraja ojačat će vašu komunikaciju.
Pogledajmo primjer koji koristi svih pet koraka procesa pisanja.
Za: Evan Datta Soma Jurgensen, x555 Datum: 29. prosinca 2010
Re: Povećanje učinkovitosti zahtjeva za plaćenim slobodnim vremenom (PTO) Na nedavnom sastanku zaposlenika bio sam potaknut vašom željom da poboljšate učinkovitost u našim procesima kako bismo odredili prioritete našeg vremena i otkrili više ravnoteže između posla i života kao organizacije. Tvoje zamišljene ideje tog dana potaknule su me da ponudim vlastitu ideju. Molimo vas da razmotrite ovaj dopis kao zahtjev za promjenom u procesu koji našu tvrtku košta bezbroj sati neučinkovitosti i prerade. Naoružani ovim zahtjevom za promjenom, možete dodati još jednu taktiku kako biste podržali svoju strategiju usmjeravanja na ljude usmjeravanjem procesa. Sadašnja politika je da zaposlenici šalju e-mail nadzorniku za PTO. Nadzornik zatim ispituje broj dana u kojima zaposlenik ima i djelomično popunjava obrazac koji zaposlenik popuni i potpiše prije nego što odobri zahtjev. Kako je naša tvrtka povećala broj zaposlenika koji su se prijavili svakom upravitelju tijekom prošlogodišnjeg restrukturiranja, potražnja menadžera za zahtjevima za PTO povećala se eksponencijalno. Sa samo jednim pomoćnikom, direktor HR-a je preplavljen zahtjevima za pojedinačnim zahtjevima za razgraničenjem PTO zaposlenika. Rezultat toga je dosta vremena utrošenog na istraživanje i zadovoljavanje zahtjeva, što je dovelo do brojnih pogrešaka. Koristeći Intranet tvrtke za distribuciju obrazaca i prilagođavanje HRIS sustava prijavama zaposlenika, veći dio istraživanja i obrazaca mogli su obaviti sami zaposlenici. Novi bi sustav funkcionirao na sljedeći način: Usvajanje ove proceduralne promjene oslobodit će vrijeme za zaposlenike, upravitelje i ljudske resurse. Ušteda vremena može se potrošiti u osobnom kontaktu sa zaposlenicima koji imaju više od rutinskih pitanja, poboljšavajući usluge za korisnike koje pruža HR. Nastavak tekuće politike rezultirat će izgubljenim vremenom i resursima. Za više informacija o frustracijama u vezi s trenutnom politikom, pomoćnik za ljudske resurse i ja stojimo na raspolaganju za sastanak nakon prve godine. Na sastanku s direktorom za ljudske resurse dostupni smo za pružanje konkretnih podataka koji podupiru ovu promjenu. Ovaj novi proces može se provesti tijekom šest mjeseci, što će tvrtki omogućiti da iskoristi ovu kalendarsku godinu (2011) i brzo naglašava vašu strategiju usmjeravanja na ljude putem racionalizacije politike. Javit ću vam se u roku od tjedan dana od prvog u godini kako bih dalje razgovarao o ovoj prilici. Ako u međuvremenu imate pitanja, kontaktirajte me na proširenju u zaglavlju podsjetnika. Iskreno, XXXX
Završne napomene Zapamtite ovo - čak i kada posvetite nekoliko sekundi organiziranju vaših misli pomoću ovog pet koraka, možete poboljšati vaš rad, bez obzira na sadržaj. Nakon svakog uzajamno uključivog koraka možete, poslovni pisac, omogućiti jaku komunikaciju koja ima pozitivne rezultate za vaše poslovanje.
