Mnogi poslovni sastanci bitni su za komunikaciju i upravljanje, navodi se u članku o “Poslovnim kuglama”. Međutim, ljudi užasavaju sastanke za koje smatraju da su neučinkoviti, neorganizirani i rasipni vremena. Prije slanja pozivnice za sljedeći sastanak, upotrijebite kontrolni popis za sastanke za pripremu. Ova vrsta alata pomaže usmjeravanju ciljeva sastanka i identificiranju potrebnih sudionika i akcija.
$config[code] not foundKontrolni popis prije sastanka
Najuspješniji planeri sastanka unaprijed planiraju sve aktivnosti sastanka i stavke prije slanja pozivnica. Aktivnosti prije sastanka uključuju odabir prikladnog dana i vremena za sastanke, rezervaciju mjesta sastanka (kao što je konferencijska dvorana, dvorana za događaje ili privatna soba s restoranom) i odlučivanje o tome tko treba biti na sastanku. Mnogi sastanci se isključuju jer jednostavno nemaju donositelje odluka na stolu ili imaju previše umišljenih sudionika koji odbacuju sve od glavne teme. Ostale bitne stavke za kontrolni popis prije sastanka su dnevni red sastanka, s vremenskim razdobljima za svaki dio ili temu sastanka; svi alati za prezentacije, uključujući veze s prijenosnim računalima, telefonske linije za konferencijski poziv i brošure; ručak ili osvježenje. Većina planera sastanaka u ovom trenutku također određuje zapisničara.
Kontrolni popis za sastanke
Kada sastanak počne, najučinkovitiji voditelji sastanaka koriste popis za provjeru kako bi se osiguralo da nijedna točka dnevnog reda nije propuštena ili zaboravljena. Stavke kontrolnog popisa uključuju obilazak nazočnih sudionika, pregledavanje bilješki na prošlom sastanku i jasno definiranje dnevnog reda trenutnog sastanka. Većina dnevnih redova sastanka uključuje definiranje problema, brainstorming rješenja, glasovanje o rješenjima i rješavanje problema. Mnogi voditelji sastanka uključuju stavke kao što su “pobrinite se da pitate i dobijete mišljenja od svih sudionika”, pogotovo kada imaju druge vokalne, nepopustljive polaznike. Svakako raspravite sljedeće korake prije završetka sastanka.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingStavke popisa za provjeru nakon sastanka
Obično postoji nekoliko radnji koje treba poduzeti nakon sastanka, a popis sastanaka može pomoći da se osigura da se ništa ne zaboravi ili previdi. Neke od stavki popisa za sastanke nakon sastanka mogu uključivati upisivanje bilješki sastanka, distribuciju bilješki i praćenje sljedećih koraka. Neke stavke u sljedećem koraku mogu uključivati temeljitije istraživanje tema, sastajanje s dodatnim dioničarima ili određivanje datuma za naknadni sastanak. Drugi primjeri ovih vrsta stavki su stvaranje radne skupine, dobivanje povratnih informacija od sudionika i priopćavanje svih važnih odluka ostatku tvrtke.
