Čini se da se poslovni svijet okreće osi sastanaka - ali nisu svi sastanci produktivni. Uložite vrijeme u planiranje produktivne sesije kako biste bili sigurni da će vaši sastanci obaviti posao. Pažljivo razmislite što trebate postići i tko bi trebao sudjelovati.
Odredite cilj i publiku
Odredite cilj sastanka i navedite ga kratko i jasno. Napravite, primjerice, kratki popis oznaka koje opisuju specifične ciljeve. Cilj vašeg sastanka može biti slanje važnih informacija, donošenje odluka, rješavanje problema ili dodjeljivanje radnji. Koncizan i točan cilj pomaže organizatoru sastanka da odredi tko bi trebao sudjelovati na sastanku. Izradite popis pozvanih osoba tako što ćete svaki cilj uskladiti s članovima tima čija će prisutnost omogućiti da se zapravo postigne cilj.
$config[code] not foundOdredite dnevni red
Postavite dnevni red sastanka na temelju svakog cilja u cilju. Ako je cilj priopćiti početak projekta, postavite stavku dnevnog reda koja identificira tko će predstaviti te informacije i kako će se informacije dijeliti, kao što je PowerPoint prezentacija. Ako je cilj dodijeliti radnje, postavite stavku dnevnog reda koja opisuje kako će se izvršavati zadaci. Svaki cilj treba imati jednu ili više stavki dnevnog reda usmjerenih izravno s njom.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingOdaberite Datum i vrijeme
Odaberite datum i vrijeme sastanka na temelju dostupnosti vođe sastanka i najkritičnijih pozvanih osoba. Što je popis pozvanih veći, to je teže pronaći dan i vrijeme kada su svi dostupni. Prihvatite vrijeme koje odgovara što je moguće više rasporeda. Prije postavljanja vremena razmislite o vremenskim zonama. Ako će neki od sudionika sudjelovati putem telefona ili Interneta, razmotrite njihovo radno vrijeme kao i svoje. U 13 sati sastanak u Istočnom standardnom vremenu je sastanak za ručak u središnjem standardnom vremenu. Isti sastanak je u 2 sata u Tokiju.
Odaberite lokaciju
Pronađite konferencijsku dvoranu koja će omogućiti postizanje svih točaka dnevnog reda. Odaberite sobu dovoljno veliku ili malu da se udobno uklopi u broj ljudi za koje se očekuje da će prisustvovati. Soba s 40 sjedećih mjesta je loš izbor za sastanak s 10 osoba. Isto tako, ne želite da se gomila tako čvrsto steže da je potrebno donijeti dodatne stolice.
Organizirajte materijale i događaje
Ako se očekuje prezentacija, provjerite je li soba opremljena projektorom. Ako ne, dogovorite se da ponesete projektor - također provjerite imate li nešto za projektiranje, kao što je zaslon ili bijeli zid. Ne zaboravite uzeti u obzir dostupnost drugih nepredviđenih događaja, kao što su bijele ploče s oznakama za suho brisanje, flip chartove i telefone zvučnika za sudionike izvan mjesta. Za višesatne sastanke organizirajte hranu i piće kako bi sudionici bili usredotočeni na temu, a ne na želudac.
Obavijesti Pozvani
Unaprijed obavijestite sve prisutne o ciljevima sastanka, datumu, vremenu i mjestu kako bi se mogli pravilno pripremiti. U većini slučajeva poželjna je barem tjedna obavijest. Koristite softver kalendara na radnom mjestu za slanje sastanka sastanaka svim pozvanima. Mnogi će programi upozoriti pozvani nekoliko minuta ili nekoliko dana prije sastanka ili prilagoditi upozorenja vašim potrebama.
