Sustavi arhiviranja uspostavljaju uredske procedure koje organiziraju informacije u skladu s dosljednim pravilima koja olakšavaju pronalaženje informacija. Sustavi arhiviranja organiziraju dokumente koje drugi pojedinci i organizacije šalju tvrtki, zapise o internim aktivnostima tvrtke i zapise informacija koje tvrtka šalje drugim tvrtkama i pojedincima.
Primljeno i Odlazno
Izlazni spremnik sadrži izlazne dokumente prije nego što se distribuiraju. Odlazni dokumenti uključuju odlaznu poštu, faksove ili dokumente za skeniranje i slanje e-pošte entitetima izvan organizacije. Pristigla pošta drži dolazne dokumente prije nego što se podnesu ili interno distribuiraju. Ti dokumenti uključuju dopise; dokumente koji detaljno opisuju novi projekt, inicijativu ili klijenta; i dokumente koji dolaze poštom. Neke ulazne pošte imaju dva odjeljka. Jedan odjeljak sadrži dokumente koji imaju postojeće datoteke, a drugi odjeljak sadrži dokumente kojima je potrebna nova datoteka.
$config[code] not foundDatoteke i kategorije
Datoteke su mape koje sadrže informacije koje pripadaju zajedno prema imenu, datumu, predmetu, mjestu, projektu ili drugim podacima. Više datoteka grupirane su po kategorijama. Često su ovim kategorijama dodijeljene boje, a mape ili naljepnice označene bojama koriste se za lakše upućivanje na te kategorije. Sustavi arhiviranja uspostavljaju logično postavljanje pojedinačnih datoteka unutar kategorije. Na primjer, liječnička ordinacija može imati kategorije označene bojama koje odgovaraju svakom slovu abecede za prezimena pacijenata. Ostali sustavi arhiviranja organiziraju datoteke prema predmetima, brojčanim, geografskim i kronološkim kategorijama i pozicijama.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingDopisivanje
Dolazna pošta se pohranjuje u datotekama koje se odnose na informacije na dokumentima. Tvrtke stavljaju kopije odgovora na dolaznu poštu u istu datoteku kao i izvorni dolazni dokumenti. Neke tvrtke pečate fotokopije ispunjenih odgovora kako bi ih razlikovale od odgovora koji još nisu dostavljeni. Isto tako, fotokopije izlaznih dokumenata čuvaju se u datotekama koje se odnose na informacije o dokumentima i pohranjuju se u istu datoteku kao i svaki odgovor koji tvrtka primi na te dokumente.
Unutarnja distribucija
Inbox sadrži dokumente koji se distribuiraju unutar organizacije, uključujući poštu za pojedine zaposlenike, dopise i druge fizičke dokumente koje pojedini zaposlenici primaju. Unutarnji dokumenti pristigle pošte distribuiraju se zaposlenicima stavljanjem dokumenata u kutije za zaposlenike, a ponekad skeniranjem ili faksiranjem dokumenta udaljenim zaposlenicima.
Ključ podnošenja
Ako nema postojeće datoteke koja logički odgovara novom dokumentu, stvara se nova datoteka za pohranu. Isto tako, nova kategorija stvara se za novi dokument ako ne postoji postojeća kategorija koja odgovara tom dokumentu. Tipke za datoteke pružaju indeks za sustav arhiviranja. Ključevi datoteka prikazuju i kodiraju sve kategorije u sustavu arhiviranja i navode kako su informacije organizirane unutar svake kategorije. Svaki put kada se kreira nova kategorija, ključ datoteke se ažurira i distribuira ostatku osoblja ili prikazuje u središnjoj referentnoj točki.
