Kada klijent uđe u ured, recepcionar je prva osoba s kojom će se susresti. Recepcioneri su veza između javnosti i tvrtki u kojima rade i zbog toga bi trebali biti upoznati sa svim uredskim politikama i procedurama. Oni možda neće moći odgovoriti na svako pitanje klijenta, ali uvijek trebaju biti u stanju usmjeriti klijenta na nekoga tko to može.
Pozdravite posjetitelje
Primarna dužnost recepcionara je pozdraviti posjetitelje i uputiti ih na odgovarajuće urede ili administratore. Recepcionar je javno lice svake tvrtke i trebao bi biti prijateljski raspoložen, uslužan i upućen u sve uredske postupke i politike. One se mogu razlikovati od ureda do ureda. Na primjer, medicinska recepcionarka mora znati kako dobiti informacije o osiguranju od svakog pacijenta i kako prikupiti nadoknade ako je potrebno. Iako ne trebaju odgovoriti na medicinska pitanja, trebali bi znati na koga će uputiti pacijente ako imaju problem. Recepcionar u odvjetničkom uredu ne bi trebao nuditi pravni savjet, ali mora znati tko u njihovom uredu ima stručnost za rad s klijentom i odmah ga uputiti toj osobi.
$config[code] not foundProvedite pravila ureda
U nekim slučajevima, recepcioneri su odgovorni za provođenje uredskih pravila i procedura. Posebne uredske politike razlikovat će se od ureda do ureda, ali obično su namijenjene zaštiti sigurnosti i dobrobiti zaposlenika i klijenata u uredu. Pravila ureda mogu uključivati zabranu pušenja, pijenje alkoholnih pića i seksualno ili verbalno uznemiravanje u uredu ili na recepciji. Mnogi uredi također imaju osnovni kod oblačenja i zahtijevaju da svi koji ulaze u ured nose obuću i odgovarajuću odjeću. Ostale osnovne uredske politike obuhvaćaju sate rada, naplatu i kako obavijestiti klijente o bilo kakvim promjenama u uslugama ili naknadama. Kao i svi zaposlenici, recepcionar bi trebao biti svjestan politike ureda i imati priručnik za zaposlenike koji je uvijek dostupan.
Video dana
Donio sam vam Sapling. Donio sam vam SaplingPitanja privatnosti i povjerljivosti
U mnogim uredima recepcioneri su odgovorni za podnošenje velikih količina informacija. To bi moglo uključivati evidenciju o zaposlenju klijenata, pravnu ili medicinsku povijest, adresu i kontaktne podatke ili financijske podatke. Iako poslodavac recepcionara može imati potpuni pristup tim informacijama, recepcionar ga ne smije dijeliti ni s kim izvan ureda niti s neovlaštenim osobljem u uredu ili na radnom mjestu. Pravila ureda pružaju stroga pravila o pravu na privatnost klijenata i često uključuju kazne za objavljivanje neovlaštenih informacija. Budući da su recepcionisti povjerili vrlo osobne podatke, moraju biti svjesni tih politika i uvijek ih se pridržavati. Recepcionari bi također trebali moći obavijestiti kupce o svojim pravima na privatnost i odgovoriti na sva pitanja koja mogu imati u vezi s tim pitanjima.
