Ako postoji samo jedna riječ koja bi opisala kako su se mala i srednja poduzeća promijenila tijekom proteklog desetljeća, ta bi riječ vjerojatno bila "tehnologija".
U relativno kratkom vremenskom razdoblju tehnologija je ovlastila manje tvrtke da:
- Idite od uglavnom lokalnih tvrtki kako biste iskoristili globalna tržišta.
- Raditi s udaljenim i distribuiranim radnicima, smanjujući opterećenje ureda.
- Ostvarite veću propusnost s automatizacijom.
- Bolje služite klijentima kroz tehnologiju.
- Izjednačiti igralište kada se radi o natjecanju s većim entitetima.
- Uklonite vlasnike i osoblje iz naših stolova, bolje povezujući posao i život.
Kako se vaša tvrtka slaže s današnjim malim poduzećem 21. stoljeća? Pogledajte unutar današnje male tvrtke i njezine najbolje prakse da biste vidjeli kako se uspoređuju. Današnje male tvrtke slijede ovih pet najboljih praksi:
Najbolja praksa 1: Dijeljenje datoteka u oblaku
Najvažnije datoteke, bilo da se radi o fotografijama ili videozapisima dokumenata, ne moraju se pohranjivati na vašem tvrdom disku ili na poslužitelju. Ili (užas) u papirnatim ormarima.
Uzmimo samo jedan scenarij. Zamislite predstavljanje klijenta. U prošlosti ste morali preuzeti prezentaciju i ponijeti sa sobom. Ako ste zaboravili ili ste željeli promjene u zadnji tren, pomoćnik vam je možda morao poslati e-mail na cestu. U prošlosti sam gubio više vremena samo pokušavajući koordinirati prezentacije na putovanju nego što se želim sjetiti.
Danas je mnogo lakše. Radi se samo o povlačenju datoteka iz oblaka, bez obzira jeste li na konferenciji ili u sjedištu klijenta u dalekom gradu.
Međutim, dijeljenje datoteka u oblaku više je nego pogodno tijekom putovanja. Današnja mala poduzeća upravljaju virtualnim uredima pomoću alata u oblaku kako bi omogućila suradnju s partnerima i zaposlenicima diljem zemlje i svijeta.
I nikada ne morate brinuti o kvaru hardvera koji uzrokuje katastrofu ako ste pohranili sve datoteke i podatke u oblaku. Bila je tamo, učinila to - i trošenje sati pokušavajući povratiti izgubljene datoteke nikad nije lijepo.
Postoje brojni alati za pomoć danas. Primjerice, Microsoft OneDrive omogućuje sinkronizaciju i pohranu datoteka tako da im se može pristupiti s bilo kojeg preglednika ili mobilnog uređaja. Čak i bolje, možete postaviti računala da biste po zadanom spremili sve u OneDrive tako da vi i vaše osoblje nikada nećete morati ručno prenositi ništa u oblak.
To znači da možete dijeliti i surađivati s bilo kojeg mjesta. Office 365 omogućuje vam izgradnju virtualnih mreža do 300 korisnika koji mogu dijeliti datoteke putem web-verzija programa Outlook, Word, Excel i PowerPoint.
Ako vaša tvrtka treba brzo rasti, možete smanjiti cijenu putem SharePoint na Microsoft Azure.
Najbolja praksa 2: Povećajte snagu timskog rada kroz suradnju
Tehnologija je također omogućila radnicima suradnju s bilo kojeg mjesta. Pojavio se doista virtualni ured, čiji se zaposlenici više ne moraju nalaziti u istom gradu ili čak na istom kontinentu.
Postoje mnogi tehnički alati koji vam, vašim partnerima i zaposlenicima, mogu omogućiti da koautorizirate, na primjer, Word, PowerPoint i OneNote.
Skype for Business omogućuje vam da unosite i održavate sastanke putem izravne razmjene poruka, dijeljenja zaslona, razgovora ili videochata. Ovdje u Trendovima za male tvrtke naš se cijeli tim oslanja na suradnju s tvrtkom Skype. Primjerice, sastanke naših izvršnih timova održavamo putem Skypea, dok pregledavamo izvješća o sastancima o dijeljenim dokumentima u oblaku. Štoviše, koristimo Skype da ostanemo u kontaktu s slobodnjacima i partnerima, jer je to sveprisutno gotovo svima na koje nailazimo ima Skype ID.
Imate li dokumente s nekim informacijama koje trebate dijeliti i neke informacije koje ne želite dijeliti? Microsoft GigJam pruža revolucionarni način dijeljenja pravih informacija s pravim osobama u stvarnom vremenu.
Najbolja praksa 3: Učinite sigurnost osnovnim za operacije
U doba interneta sigurnost podataka jednako je važna kao i fizička sigurnost za vaše urede.
Postoje različiti alati za zaštitu poslovnih podataka u svijetu zlonamjernog softvera, krađe identiteta, shema za preusmjeravanje datoteka hosta i još mnogo toga. Najvažnija stvar koju moderno malo poduzeće čini jest integrirati sigurnost tako duboko u svakodnevno poslovanje, da vi i vaši radnici to ne tretirate kao poseban događaj. Računalna sigurnost jednostavno postoji na svim razinama, cijelo vrijeme.
Zaštita podataka ugrađena je u sustav Enterprise Data Protection i Office 365 Mobile Device Management za sve uređaje - čak i za situacije "ponijeti vlastiti uređaj".
Možete sigurno pristupiti sadržaju bilo gdje s višestrukom potvrdom autentičnosti za vrijeme kada niste u mreži tvrtke. Sigurnosna ažuriranja za Office 365 pružaju se mjesečno kako biste osigurali da vaši podaci budu sigurni.
Oh, i ne zaboravite besplatnu antivirusnu zaštitu programa Windows Defender koja je integrirana u sustav Windows 10 i zaštitu za prijavu u sustav Windows Hello za skeniranje lica za svakog radnika.
Najbolja praksa 4: Iskoristite moć AI
Tehnologija se pridružila poslovnom svijetu više nego alat. Danas tehnologija u obliku umjetne inteligencije djeluje gotovo kao ljudski radnik.
Virtualna pomoć može se aktivirati s desktopa ili mobilnog uređaja i pružiti vitalne informacije u djeliću vremena koje je potrebno za samostalno provođenje istraživanja ili ga dodijeliti članu osoblja.
Cortana, na primjer, može upravljati svojim kalendarom i dati vam podsjetnike za sastanke, pakete za praćenje, timove, interese i letove. Cortana može slati e-poštu i tekstove, stvarati i upravljati popisima i otvoriti bilo koju aplikaciju u vašem sustavu.
Još jedna iteracija ove pametne tehnologije - robota - može odgovoriti na jednostavna pitanja kupaca i pružiti informacije od vitalnog značaja za pružanje bolje usluge kupcima.
Kroz Microsoft Bot Framework možete izgraditi vlastite botove za interakciju s korisnicima i korisnicima sustava putem SMS-a, Skype-a, vaše web-stranice ili pošte Office 365.
Najbolja praksa 5: Rad na putu ili daljinski
Rad na daljinu donosi mnogo prednosti.
Manje je vremena izgubljeno putovanje i manje stresa. Štoviše, zaposlenici koji rade od kuće često su sretniji, bolje povezani sa svojim poslom i produktivniji kada im se omogući izbor.
Tehnologija olakšava održavanje veze.
Na primjer, cijela moja tvrtka radi virtualno. Svatko u trendu male tvrtke radi iz svog kućnog ureda. Bez zajedničkih datoteka, alata za suradnju i raznih mobilnih uređaja ne bismo mogli raditi.
Postoje i teške poslovne koristi. Koristeći tehnologiju za rad praktički, moja tvrtka je bila u mogućnosti maksimizirati profitabilnost i samofinancirati naš rast, jer su troškovi režija niski.
Štoviše, naši radnici čine da se poslovi uklapaju u naše živote - a ne obrnuto. Nismo vezani za naše stolove. Ako nam je potreban pristup datoteci, možemo je pozvati na našim mobilnim uređajima, gdje god bili. Slobodni smo putovati ili jednostavno obavljati poslove kako bismo održali tijelo i dušu zajedno.
Nadam se da sam vam dao ukus za moderna mala i srednja poduzeća, uključujući pet najboljih praksi. Važno je shvatiti da Microsoft može biti vaš partner za pretvaranje vašeg poslovanja u moderno malo i srednje poduzetništvo i potpuno usvajanje tih najboljih praksi. Zato sam oduševljen što sam veleposlanik tvrtke Microsoft za mala poduzeća, jer sam iskoristio moć tehnologije za vođenje poslovanja u današnjem svijetu na troškovno učinkovit i učinkovit način. A Microsoft je bio ključno za to.
U vrijeme pisanja ovog članka Anita Campbell sudjeluje u programu Microsoft Small Business Ambassador.
Fotografija moderne poslovne osobe putem Shutterstocka
Više u: Sponzorirano 1
