Pisanje formalnog dopisa je učinkovit način komuniciranja unutar tvrtke. Napišite dopis autoritativnim glasom koji namjerava obavijestiti čitatelja umjesto da ga zastrašuje. Dopunske informacije koje su uključene u dopis poznate su kao privitak, a prilozi se obično uključuju slovima. Formalni dopis uključuje određene dijelove i uključuje inicijale pisca i pomoćnika na kraju. Iako je većina dopisa jedna stranica ili manje, ne zaboravite na kraj podsjetnika uključiti i sažetak, ako je dulji od jedne stranice.
$config[code] not foundNapravite naslov za dopis, koji uključuje odjeljke "Za", "Od" i "Predmet". Odlučite tko treba primiti kopiju dopisa. Ako uključite privitke, odlučite tko treba dobiti privitke i tko samo treba kopiju podsjetnika kako bi bili svjesni informacija i da su prilozi distribuirani (na primjer, upravitelj je možda stvorio privitak i neće nužno trebati kopiju). Uključite imena svih da biste dobili bilješku u odjeljku "Za" naslova. Osobe koje želite kopirati ulaze u dio "cc" dijela bilješke na kraju dopisa. Mogu postojati i osobe kojima želite privatno izvijestiti o dopisu. Ti će primatelji biti "kopirani slijepo". Oni će dobiti kopiju dopisa, ali neće biti javno navedeni u odjeljcima "Do" ili "cc".
Pišite tijelo bilješke jasno i sažeto. Upotrijebite izravan i formalni jezik, ali dopustite da dopis ne zvuči zastrašujuće ili pogrdno. Dulje memorije trebaju sadržavati zaglavlja paragrafa kako bi ih lakše čitali.
Završite dopis. Po završetku tijela dopisa, pojavljuju se inicijali autora s inicijalima asistenta nakon crteža "XX / yy". Inicijali autora se kapitaliziraju; pomoćnici su malim slovima. Ispod toga, dva mjesta dolje, trebala bi biti riječ "Prilozi (x)" s brojem priloga uključenih u zagrade ako ih ima više. Zatim navedite osobe koje želite kopirati ili "cc". Trebao bi biti u obliku popisa. Ljudi koji su slijepi kopirani trebaju biti napisani rukom na svojim kopijama. Svakako uključite "bcc" kako bi znali da su kopirani anonimno. Autor dopisa bi trebao navesti svoje ime u odjeljku "Od" naslova prije distribucije dopisa.
Savjet
Zadržite dodatnu kopiju ili dvije dopisa u datoteci s privicima u slučaju da netko drugi mora biti dodan na popis za raspodjelu.
Pročitajte bilješku za tipografske pogreške koje propuštaju provjeru pravopisa (oblik / od).
Većina softvera za obradu teksta sadrži predložak podsjetnika ako vaša tvrtka nije navela jedan za korištenje.
Upozorenje
Provjerite jeste li uključili sve primatelje u odjeljak bilješke "Da".
Podsjetnici se trebaju koristiti samo za interne komunikacije tvrtke. Komunikacija s dobavljačima ili klijentima treba biti napisana u obliku slova.
