U svakom poslu postoje svakodnevne aktivnosti. To su zadaci koji oduzimaju vrijeme i energiju, ali iskreno bolje ih rješava netko drugi kako biste se mogli usredotočiti na osnovnu djelatnost svoje tvrtke.
Ali gdje možete naći nekoga tko će se baviti tim zadacima? Unesite virtualni pomoćnik!
"Virtualni asistent može uzeti svakodnevne stavke koje uzrokuju stres, ali zapravo nisu toliko teške, i omogućiti im da rade iza kulisa kako biste mogli nastaviti raditi na važnijim stvarima", objašnjava Jess Ostroff, direktorica tvrtke Calm u Don't Panic Management, virtualna pomoć agencija specijalizirana za end-to-end usluge upravljanja Facebook za poslovne subjekte.
$config[code] not foundS obzirom na važnu ulogu koju igraju, ključno je mudro odabrati kada unajmite virtualnog pomoćnika. Ovdje su neke tajne za zapošljavanje pravog virtualnog pomoćnika.
Kada unajmite virtualne asistente, provjerite jesu li.,,
Održavajte jasnu komunikaciju
Ključna razlika između zapošljavanja stalno zaposlenog i virtualnog pomoćnika je fizička prisutnost. Za razliku od običnog zaposlenika, virtualni pomoćnik ne može ući u vašu kabinu kako bi dobio odgovore. To čini komunikaciju izuzetno važnom. Trebali biste stoga potražiti virtualnog pomoćnika koji u svakom trenutku održava potpunu transparentnost u komunikaciji.
Iskustvo industrije
Pretpostavimo da posjedujete malo B2B poduzeće i da je vaša ciljana publika ozbiljnija i razvijenija grupa ljudi i donositelji odluka. Biste li imali koristi od zapošljavanja novaka bez iskustva u industriji? Vjerojatno ne. Radije biste trebali tražiti nekoga tko ima dovoljno znanja o industriji u kojoj djelujete. Osoba s jakim iskustvom u industriji moći će razumjeti što publika zaista želi.
Preuzmi vlasništvo za pogreške
Profesionalni virtualni asistent nikada se ne boji preuzeti odgovornost za pogreške počinjene na poslu. Upravo ta kvaliteta vam olakšava rad s njima. Kao što kaže Ostroff, "Oni cijene svoj rad i svoj doprinos vašem uspjehu, i preuzimaju vlasništvo za greške ili nesporazume kako bi u budućnosti mogli bolje." Preuzimanje vlasništva za pogreške također ukazuje na odgovornost osobe koja je odlična kvaliteta u virtualnom pomoćniku.
Imati provjerene reference
Jednostavan, ali učinkovit način za mjerenje vještina i kvaliteta potencijalnog virtualnog asistenta je tražiti reference i svjedočenja poslodavaca iz prošlosti. Pobrinite se da obratite pozornost na ono što njihovi prethodni poslodavci imaju reći o svom radu, osobnosti i vještinama. Na temelju izjava, moći ćete pronaći pravu osobu za taj posao.
Razumjeti kako funkcionira Social Media
Ako unajmljujete nekoga da, primjerice, upravljate svojim Facebook računom, važno je da u potpunosti razumiju kako stranica funkcionira. Osim sveobuhvatnog razumijevanja funkcionalnosti Facebooka, važno je jasno znati što on može učiniti za tvrtke. Dobra evidencija bit će korisna u promatranju mogućnosti virtualnog pomoćnika u obavljanju zadatka.
Dijeljenje prijedloga
Profesionalni virtualni asistenti imaju dovoljno povjerenja u svoje vještine i iskustva kako bi podijelili prijedloge koji mogu pomoći njihovom radu i pomoći vašem poslovanju. “Oni također mogu dati prijedloge kada su u pitanju procesi i učinkovitost na temelju vlastitih iskustava koja će vam pomoći da vodite vaše poslovanje bez problema,” ističe Ostroff. Korisni doprinosi i prijedlozi mogu vam u konačnici pomoći da ostvarite svoje poslovne ciljeve.
Postavite pitanja o poslu i odgovornostima
Kada potencijalni virtualni asistent postavlja pitanja o ulozi i odgovornostima posla, to pokazuje njegov interes za ispunjenje vaših očekivanja. Valjana pitanja su također korisna u pomaganju da se utvrde dobro definirane radne obveze. “Važno je duboko proučiti sebe i svoje poslovanje kako biste shvatili što stvarno trebate raditi i što netko drugi može učiniti. Zatim, morate shvatiti koja od stvari koje drugi mogu učiniti zapravo bi trebala biti delegirana VA, ”kaže Ostroff.
Dobro izvedite probnu vožnju
Niste sigurni kako će se ispostaviti vaš odnos s virtualnim pomoćnikom? Pokušajte probni projekt za testiranje voda. "Važno je početi sa zadacima ili projektima koji su mali i specifični kako biste mogli početi graditi povjerenje, a da pri tome ne riskirate nešto veliko ako ne pomognete asistentu", objašnjava Ostroff. Ako mali projekt ide dobro, možete vjerovati asistentu s većim zadacima.
Excel u upravljanju vremenom
Glavna kvaliteta dobrog virtualnog asistenta, prema Ostroffu, je njihova sposobnost da "uzimaju svakodnevne stvari koje uzrokuju stres, ali zapravo nisu toliko teške." Da bi to učinili, virtualni asistent mora imati velike vještine upravljanja vremenom., Drugim riječima, oni bi trebali znati odrediti prioritete različitih poslova i više zadataka, a da ne propuste rok. Također bi trebali cijeniti vaše vrijeme i osigurati da imate dogovor o rokovima.
Mrežom s osobnošću
S obzirom na to koliko dobro trebate raditi sa svojim virtualnim pomoćnikom, vrlo je važno pronaći nekoga čija je osobnost kompatibilna s vašim. Na primjer, biste li se osjećali ugodno raditi s nekim tko uopće ne govori? Morate imati jasno razumijevanje osobnih osobina koje tražite u osobama koje se ne susrećete licem u lice svaki dan.
Razumijete svoju ciljanu publiku
Kada se pokušavate povezati s publikom putem društvenih medija ili bilo kojeg drugog pristupa, trebali biste se osloniti na nekoga tko poznaje vašu publiku ili je barem spreman poboljšati svoje znanje. Recimo da je vaša ciljana publika prosječni američki tinejdžer koji živi u malom gradu. Imat ćete koristi od unajmljivanja virtualnog pomoćnika koji zna puls takve vrste publike.
Ostanite dostupni
Ostati povezan je ključan kada radite s virtualnim pomoćnikom. Zahvaljujući internetu, postoji nekoliko načina za povezivanje s ljudima koji sjede miljama daleko. Ali važno je pronaći i osobu koja vam je ugodna za radno vrijeme. Na primjer, ako sjedite u SAD-u, da li bi to pomoglo unajmljivanje virtualnog pomoćnika u Maleziji kada morate svakodnevno biti u kontaktu?
Posjedovati specifične vještine
Osim posjedovanja poželjnih interpersonalnih vještina, osoba također mora imati specifične kvalitete kako bi obavila posao. Ostroff ima savjet: “Važno je odrediti svoj jedinstveni skup vještina, usredotočiti se na to i delegirati ostatak.” Ideja je pronaći pravu ravnotežu u raspodjeli posla, a za to trebate odabrati osobu s pravi skup vještina.
Budite zainteresirani za razumijevanje vašeg poslovanja
Prema Ostroffovim riječima, "većina virtualnih asistenata ne pronalazi razloge za ulaganje u vaše poslovanje. I dobivate ono za što plaćate. ”Pravi virtualni asistent postaje sve uključeniji. On ili ona zna da će vam pomoći da se povežete sa svojom publikom i da moraju razumjeti o čemu se radi. To je njihovo razumijevanje koje im pomaže da nauče o vašoj strategiji i doprinesu na najučinkovitiji način.
Prikaži namjeru za učenje
Možda nećete uvijek morati zaposliti virtualnog asistenta s višegodišnjim iskustvom. Usporedno manje iskusna osoba može obaviti veliki posao sve dok ima odlučnost da uči. Možda ćete prvo morati dotjerati tu osobu, ali isplata je veća kada razmislite o njihovoj znatno nižoj cijeni.
Tražite povratne informacije
Virtualni pomoćnik ozbiljan u svom poslu bit će više proaktivan u traženju povratnih informacija kako bi pronašao područja za poboljšanje. Želja za primanjem povratnih informacija jasan je pokazatelj ozbiljnosti asistenta glede posla. Ostroff dodaje: "Također je važno pružiti kontinuiranu povratnu informaciju, i dobru i lošu, kako bi vaš pomoćnik mogao učiti i rasti."
Neka vas ažuriraju
Lako je paziti na to što virtualni pomoćnik radi, jer niste fizički blizu jedni drugima. Ali dobar virtualni pomoćnik to razumije i zato vas s vremena na vrijeme ažurira. Dobra virtualna pomoćnica podijelit će ažuriranja kako bi vas informirala o napretku i pomogla eliminirati pogrešnu komunikaciju.
Dostavite detaljan izvještaj o projektu
Profesionalni virtualni asistenti imaju oko za detalje. Prepoznaju ulogu detaljnog izvješća za praćenje statusa projekta, napretka i područja za poboljšanje. Detaljno izvješće o projektu također vam pomaže da saznate što izlažete iz angažmana, što je korisno u praćenju povrata ulaganja.
Predvidite svoje potrebe
Profesionalni virtualni pomoćnik treba vremena da razumije vaše poslovanje i njegove potrebe. Tijekom vremena virtualni pomoćnik počinje predviđati vaše poslovne zahtjeve i može donositi informirane odluke. Kao što kaže Ostroff, "najbolji virtualni asistenti su oni koji nakon nekog vremena mogu predvidjeti vaše potrebe i doći do njih prije nego što uopće morate razmišljati o njima."
Pomoćnik slike putem Shutterstocka
Više u: Stvari koje niste znali 8 Comments ▼
